Erste Schritte
Von Vitor
Von Vitor
So erstellen Sie Ihr Papo-Global-Konto: erste Schritte
Um Ihr Papo-Global-Konto (papo.global) zu erstellen, öffnen Sie die Registrierungsseite, melden Sie sich mit Google an oder geben Sie Name, E-Mail, WhatsApp-Nummer und Passwort ein, beantworten Sie eine einfache Additionsaufgabe und klicken Sie auf „Create account and get started“ (Konto erstellen und loslegen). Eine Kreditkarte ist nicht nötig, und das Konto startet mit einer Vertriebspipeline, einem Projekt und einer E-Mail-Sequenz, die Sie direkt bearbeiten können. Was die Registrierung abfragt | Feld | Was Sie eingeben | |---|---| | Your name (Ihr Name) | Ihr vollständiger Name | | E-Mail | Die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich anmelden | | WhatsApp / Telefon | Ihre Nummer mit Vorwahl (Pflichtfeld) | | Passwort | Mindestens 6 Zeichen, mit Groß- und Kleinbuchstaben, einer Zahl und einem Sonderzeichen | | Prüfung | Eine einfache Summe, zum Beispiel „What is 3 + 4?“ (Wie viel ist 3 + 4?) | Alternativ nutzen Sie die Schaltfläche Continue with Google (Mit Google fortfahren) oben im Formular und sparen sich die Eingabe von Name, E-Mail und Passwort. Für Deutsch wird die Registrierungsseite derzeit auf Englisch angezeigt: Unten stehen die Bezeichnungen so, wie Sie sie sehen, mit Übersetzung in Klammern. Schritt für Schritt 1. Öffnen Sie den Registrierungslink am Ende dieses Artikels. Die Seite zeigt den Titel Create your free account (Erstellen Sie Ihr kostenloses Konto). 2. Klicken Sie auf Continue with Google oder füllen Sie Your name, E-Mail, Telefon und Passwort aus. 3. Sobald Sie in das Passwortfeld klicken, erscheint die Liste der Anforderungen. Jeder Punkt wird abgehakt, wenn er erfüllt ist. 4. Beantworten Sie die Prüffrage (What is … + …?). 5. Klicken Sie auf Create account and get started. Sie gelangen direkt ins Dashboard. Falls ein Hinweis im Dashboard Sie bittet, Ihre E-Mail zu bestätigen, öffnen Sie die erhaltene Nachricht und klicken Sie auf den Link. Was ein neues Konto bereits enthält | Modul | Automatisch angelegt | |---|---| | Kanban | Eine Pipeline Vendas (Vertrieb) mit den Phasen Novo Lead, Em Contato, Negociação und Fechado (Neuer Lead, In Kontakt, Verhandlung, Abgeschlossen) | | Projekte | Ein Projekt Departamento Comercial (Vertriebsabteilung) mit den Spalten A fazer, Em andamento und Feito (Zu erledigen, In Arbeit, Erledigt) und einigen Beispielaufgaben | | Email Marketing | Eine Sequenz Nutrição de leads (Lead-Nurturing) mit 4 E-Mails: Begrüßung, Nutzenversprechen, sozialer Beweis und Einladung zum Gespräch | Diese Startelemente werden mit portugiesischen Namen angelegt. Alles ist bearbeitbar: Benennen Sie die Phasen um, löschen Sie die Beispielaufgaben und schreiben Sie die E-Mails neu, bevor Sie die Sequenz aktivieren. Erste Schritte nach der Anmeldung 1. Kanal verbinden: Gehen Sie zu Einstellungen → Posteingänge und fügen Sie WhatsApp, Instagram, Facebook, E-Mail oder den Website-Chat hinzu. 2. KI einrichten: Öffnen Sie Prompt & AI in der Seitenleiste und beschreiben Sie Ihr Unternehmen, Produkte, Preise und Öffnungszeiten. 3. Team einladen: Fügen Sie unter Einstellungen → Agenten die Personen hinzu, die Kunden betreuen. Der erste Nutzer ist kostenlos; jeder weitere Nutzer gehört zu einem kostenpflichtigen Tarif. 4. Vertrieb organisieren: Nutzen Sie das Kanban, um jeden Lead durch die Phasen der Pipeline zu führen. 5. Antworten: Nachrichten aus allen Kanälen landen in Gespräche. Häufige Fragen Brauche ich für die Registrierung eine Kreditkarte? Nein. Der erste Nutzer von Papo Global ist für immer kostenlos, und die Registrierung fragt keine Karte ab. Kann ich mich mit meinem Google-Konto registrieren? Ja. Nutzen Sie die Schaltfläche Continue with Google auf der Registrierungsseite. Warum fragt die Registrierung nach einer Telefonnummer? Das Feld WhatsApp/Telefon ist ein Pflichtfeld im Formular. Geben Sie Ihre Nummer mit Vorwahl ein. Mein Passwort wird nicht akzeptiert. Was tun? Prüfen Sie die Anforderungen, die beim Klick ins Feld erscheinen: mindestens 6 Zeichen, ein Großbuchstabe, ein Kleinbuchstabe, eine Zahl und ein Sonderzeichen (z. B. ! oder @). Kann ich die automatisch angelegte Pipeline und ihre Phasen umbenennen? Ja. Sie sind nur ein Ausgangspunkt; bearbeiten, sortieren oder ergänzen Sie sie im Kanban. Lesen Sie auch: Was ist Papo Global? · Was kostet Papo Global? Jetzt kostenlos mit Papo Global starten → Erster Nutzer 0 $, ohne Kreditkarte. Mehr erfahren auf papo.global.
So fügen Sie Ihre Teammitglieder zum Multi-Agent-Servicecenter hinzu
https://youtu.be/9JkjW7gGqi0 In diesem Tutorial lernen Sie einfach und praxisnah, wie Sie einen Mitarbeiter zu Ihrem Posteingang im CRM hinzufügen. So gehen Sie Schritt für Schritt vor: 1. Einstellungen öffnen Klicken Sie zuerst oben rechts auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen. 2. Zum Bereich „Agenten“ wechseln Klicken Sie in den Einstellungen auf den Reiter „Agenten“. Hier fügen Sie einen neuen Mitarbeiter hinzu. 3. Neuen Agenten hinzufügen Klicken Sie auf „Neuen Agenten hinzufügen“. Jetzt geben Sie die Daten des Mitarbeiters ein. 4. Name und Rolle angeben Tragen Sie den Namen des Mitarbeiters ein. Beispiel: Ana Maria. Wählen Sie anschließend die Rolle dieses Mitarbeiters. Zur Auswahl stehen: - Support-Agent: Erhält Zugriff auf die Kundenbetreuung, jedoch ohne Administratorrechte. - Team-Administrator: Hat vollen Zugriff und kann die Einstellungen des Posteingangs hinzufügen, löschen und ändern. Vergeben Sie diese Rolle an Teamleiter, da sie wichtige Informationen löschen können. 5. E-Mail-Adresse des Mitarbeiters hinzufügen Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein, zum Beispiel anamaria@mail.com. Klicken Sie danach auf „Agent hinzufügen“. 6. Einladung per E-Mail Der Mitarbeiter erhält eine Einladungs-E-Mail. Nach dem Annehmen legt er sein Passwort fest und kann sich direkt im Posteingang anmelden. 7. Fertig! Der Mitarbeiter gehört jetzt zum Team und hat entsprechend der festgelegten Rolle Zugriff auf das CRM. Dieser Vorgang ist schnell und praktisch und sorgt dafür, dass neue Teammitglieder effektiv an der Kundenbetreuung mitarbeiten können. Entdecken Sie weitere Tutorials und nutzen Sie alle Funktionen des CRM, um die Kundenbetreuung Ihres Unternehmens zu optimieren! Sehen Sie sich das Schritt-für-Schritt-Video an: https://youtu.be/9JkjW7gGqi0 Jetzt kostenlos mit Papo Global starten → Erster Nutzer 0 $, ohne Kreditkarte. Mehr erfahren auf papo.global.
Überblick über die Startseite der Multi-Agenten-Servicezentrale - A1
Vollständiges Tutorial zum CRM von Papo Global Hallo! In diesem Tutorial gebe ich Ihnen einen Überblick über das CRM von Papo Global. Sie erfahren, wie das System funktioniert und wie Sie damit Ihre Kundenanfragen effizient verwalten. https://www.youtube.com/watch?v=IEdMP7QrwIU Startbildschirm des CRM Wenn Sie das CRM von Papo Global öffnen, ist dies Ihr Startbildschirm. Hier sehen Sie einen Überblick über die Interaktionen und laufenden Anfragen. Ziel ist es, die Navigation zu erleichtern und Ihre Verwaltung übersichtlicher zu machen. Navigationsmenü Auf der linken Seite befindet sich das Hauptmenü. Darüber erreichen Sie schnell die wichtigsten Funktionen des CRM, zum Beispiel: - Dashboard: Zusammenfassung der Anfragen und wichtigsten Kennzahlen. - Konversationen: Liste der aktiven und abgeschlossenen Anfragen. - Kunden: Stammdaten und detaillierte Informationen zu jedem Kunden. - Einstellungen: Anpassung des Systems an Ihre Bedürfnisse. Konversationen verwalten Im Reiter Konversationen sehen Sie alle laufenden Anfragen. Hier können Sie: - Nachrichten in Echtzeit beantworten. - Konversationen verschiedenen Agenten zuweisen. - Schnellantworten nutzen, um den Service zu beschleunigen. Kundendaten Jede Interaktion mit einem Kunden erzeugt einen Eintrag im CRM. Im Reiter „Kunden“ finden Sie wichtige Informationen wie: - Name und Kontaktdaten. - Verlauf der Interaktionen. - Interne Notizen für eine bessere Nachverfolgung. Anpassung und Einstellungen Im Einstellungsmenü passen Sie das System an Ihre Vorlieben an. Zu den verfügbaren Optionen gehören: - Automatisierungsregeln für Nachrichten festlegen. - Eigene Vorlagen erstellen. - Berechtigungen des Teams verwalten. Fazit Das CRM von Papo Global wurde entwickelt, um die Kommunikation mit Ihren Kunden zu vereinfachen und zu optimieren. Damit behalten Sie Ihre Anfragen besser im Griff, steigern die Effizienz Ihres Teams und bieten schnelleren, professionelleren Support. Jetzt, da Sie den Aufbau des CRM kennen, entdecken Sie die Funktionen und holen Sie das Beste aus Papo Global heraus! Bei Fragen wenden Sie sich gerne an unseren Support. Jetzt kostenlos mit Papo Global starten → Erster Nutzer 0 $, ohne Kreditkarte. Mehr erfahren auf papo.global.
Benutzerdefinierte Rollen für Agenten erstellen
youtube Benutzerdefinierte Rollen sind ein wichtiges Werkzeug für Kontoadministratoren, die gezielte Zugriffsebenen für ihre Agenten festlegen möchten – so sieht jeder Agent nur die Module und Konversationen, die für seine Aufgaben relevant sind. Schritt für Schritt: eine benutzerdefinierte Rolle erstellen 1. Einstellungen öffnen Gehen Sie in der linken Seitenleiste zum Bereich „Einstellungen“. 2. Benutzerdefinierte Rollen auswählen Scrollen Sie in den Einstellungen nach unten und klicken Sie auf „Custom Roles“ (benutzerdefinierte Rollen; die Oberfläche zeigt diesen Menüpunkt auf Englisch). 3. Neue benutzerdefinierte Rolle hinzufügen Klicken Sie auf die Schaltfläche „Add custom role“, um eine neue Rolle anzulegen. 4. Name und Beschreibung festlegen - Name: Geben Sie einen Namen für die Rolle ein, zum Beispiel „Nur Vertrieb“. - Beschreibung: Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu, die den Zweck der Rolle erklärt. 5. Berechtigungen für Konversationen festlegen In diesem Abschnitt legen Sie die Berechtigungen für Konversationen fest. Sie können dem Agenten zum Beispiel erlauben: - Ihm zugewiesene Konversationen zu verwalten. - Kontakte zu verwalten. - Berichte zu verwalten. 6. Zugängliche Module auswählen Wählen Sie, auf welche Module der Agent zugreifen darf. Beispiele für auswählbare Module (so auf dem Bildschirm angezeigt): - Kanban - Email Marketing - Flows / Chatbot - Projects (Projekte) - Internal Chat (interner Chat) 7. Anrufberechtigungen festlegen (optional) Entscheiden Sie, ob der Agent Anrufe (zum Beispiel über WappUp oder PapCall) oder WhatsApp-Anrufe empfangen darf. Wenn der Agent keine Anrufe erhalten soll, lassen Sie diese Optionen deaktiviert. 8. Benutzerdefinierte Rolle speichern Nachdem Sie alle Berechtigungen und Module konfiguriert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Speichern. Die benutzerdefinierte Rolle wird der Liste hinzugefügt. 9. Rolle den Agenten zuweisen Sobald die benutzerdefinierte Rolle erstellt und gespeichert ist, können Sie sie den gewünschten Agenten zuweisen, damit diese die festgelegten Zugriffsebenen erhalten. Gehen Sie dazu in der Seitenleiste zum Bereich „Agenten“ und nehmen Sie die Zuweisung vor. Das Wichtigste in Kürze - Mit benutzerdefinierten Rollen legen Sie gezielte Zugriffsebenen für verschiedene Arten von Agenten fest. - Sie können den Zugriff auf Konversationen (zugewiesene, Kontakte, Berichte) und auf Module (Kanban, Email Marketing, Flows, Projekte, interner Chat usw.) steuern. - Sie entscheiden, ob Agenten Anrufe empfangen dürfen oder nicht. - Nach dem Erstellen müssen die Rollen den Agenten im Bereich „Agenten“ zugewiesen werden. Jetzt kostenlos mit Papo Global starten → Erster Nutzer 0 $, ohne Kreditkarte. Mehr erfahren auf papo.global.
Überblick über das Papo-Global-Dashboard: Seitenleiste und Module
Das Dashboard von Papo Global (papo.global) ist über eine Seitenleiste links aufgebaut: oben die KI-Verknüpfungen (Radar und Super Chat), danach Gespräche, Kontakte, die Module für CRM, Automatisierung und Marketing, Berichte und ganz unten Einstellungen. Dieser Leitfaden erklärt, wofür jeder Eintrag da ist und warum manche bei Ihnen fehlen können. So ist die Seitenleiste aufgebaut | Menüeintrag | Wofür er da ist | |---|---| | Radar | Überblick über Vertrieb und Teamarbeit | | Super Chat | Mit der KI sprechen, um das CRM in natürlicher Sprache zu steuern | | Gespräche | Alle Nachrichten aller Kanäle in einem gemeinsamen Posteingang | | Kapitän | KI-Assistent mit Antworten, Dokumenten und Szenarien | | Calls (Anrufe) | Anrufe tätigen und annehmen | | Kontakte | Kundenstamm, Segmente und Filter | | Extrator | Leads auf Google Maps, per CNPJ (brasilianische Firmennummer) und im Web finden | | Kanban | Vertriebspipeline mit Phasen und Karten | | Projects (Projekte) | Aufgaben und Ergebnisse des Teams | | Appointments (Termine) | Terminkalender | | Flows | Visuelle Automatisierungen für den Kundenservice | | Prompt & AI | Einrichtung des KI-Assistenten, der Kunden antwortet | | Disparador | Kontrollierter Massenversand von Nachrichten | | Email Marketing | E-Mail-Kampagnen und -Sequenzen | | Unternehmen | Geschäftskunden-Konten (B2B) | | Berichte | Kennzahlen zu Support, Team, CRM und Anrufen | | Kampagnen | Kampagnen für Live-Chat, SMS und WhatsApp | | Hilfezentrum | Artikel und Self-Service-Portal | | Einstellungen | Agenten, Teams, Posteingänge, Labels, Automatisierungen und weitere Kontoeinstellungen | Verknüpfungen unter Gespräche | Verknüpfung | Was sie zeigt | |---|---| | Alle Konversationen | Alle Gespräche, die Sie sehen dürfen, mit Zähler für Ungelesenes | | Interne Chats | Nachrichten zwischen Teammitgliedern | | Erwähnungen | Gespräche, in denen Sie jemand mit @ markiert hat | | Beteiligt | Gespräche, an denen Sie beteiligt sind | | Unbeaufsichtigt | Gespräche, die noch auf eine Antwort des Teams warten | | Ordner | Gespeicherte Gesprächsfilter | | Teams | Gespräche je Team | | Kanäle | Gespräche nach Posteingang (WhatsApp, Instagram, E-Mail...) | | Labels | Gespräche nach Label gefiltert | Kontakte funktioniert genauso: Alle Kontakte, Aktiv, Segmente (gespeicherte Filter) und Kontakte nach Label. Warum fehlt bei mir ein Menüeintrag? 1. Modul für das Unternehmen deaktiviert: Radar, Super Chat, Interne Chats, Calls, Extrator, Kanban, Projects, Appointments, Flows, Prompt & AI, Disparador und Email Marketing werden pro Unternehmen aktiviert. Ist eines deaktiviert, verschwindet es aus dem Menü. 2. Rechte Ihrer Rolle: Der Administrator kann über benutzerdefinierte Rollen festlegen, welche Module jeder Agent sieht. 3. Sondereinträge: Affiliates (Partnerprogramm) erscheint nur, wenn das Partnerprogramm in Ihrem Konto aktiv ist, und White Label nur für Inhaber eines Wiederverkäufers. Tipps - Die Zahlen neben Alle Konversationen, Erwähnungen und Beteiligt zeigen ungelesene Nachrichten. - Einträge mit Untereinträgen (Gespräche, Kontakte, Berichte, Einstellungen) klappen per Klick auf und zu. - Die Menüsprache folgt der Sprache Ihres Profils. Einige Module erscheinen noch auf Englisch oder behalten ihren Originalnamen (Extrator, Disparador). Häufige Fragen Ich sehe Kanban nicht im Menü. Was tun? Kanban ist ein Modul, das pro Unternehmen aktiviert wird, und kann von Ihrer Rolle abhängen. Bitten Sie den Kontoadministrator, Ihre Rechte zu prüfen; ist das Modul für Ihr Unternehmen deaktiviert, wenden Sie sich an den Support. Was ist der Unterschied zwischen Erwähnungen und Beteiligt? Erwähnungen zeigt nur Gespräche, in denen Sie jemand mit @ markiert hat. Beteiligt zeigt alle Gespräche, an denen Sie teilnehmen. Wo verbinde ich WhatsApp und andere Kanäle? Unter Einstellungen → Posteingänge. Wo richte ich die KI ein, die Kunden antwortet? Im Eintrag Prompt & AI in der Seitenleiste. Lesen Sie auch: So erstellen Sie Ihr Papo-Global-Konto · Was ist Papo Global? Jetzt kostenlos mit Papo Global starten → Erster Nutzer 0 $, ohne Kreditkarte. Mehr erfahren auf papo.global.
So fügen Sie Ihrem Papo-Global-Konto Agenten hinzu
In Papo Global (papo.global) sind Agenten die Personen in Ihrem Team, die Kundengespräche sehen und beantworten. Ein Administrator fügt jeden Agenten unter Einstellungen → Agenten hinzu und gibt Name, Agententyp und E-Mail an; die Person erhält dann eine Einladung per E-Mail, um das Konto zu bestätigen und ein Passwort festzulegen. Wo es zu finden ist und wer es nutzen kann | Punkt | Detail | |---|---| | Pfad | Einstellungen → Agenten | | Zugriff | Nur Nutzer mit der Rolle Administrator | | Schaltfläche zum Hinzufügen | Agent hinzufügen (oben rechts) | | Formularfelder | Agentenname, Agententyp, E-Mail-Addresse | | Verfügbare Rollen | Administrator, Agent und die im Konto erstellten benutzerdefinierten Rollen | | Status in der Liste | Verifiziert (Einladung angenommen) oder Überprüfung ausstehend | Schritt für Schritt: einen Agenten hinzufügen 1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen und dann auf Agenten. 2. Klicken Sie auf Agent hinzufügen. 3. Tragen Sie unter Agentenname den Namen ein, den das Team sehen soll. 4. Wählen Sie unter Agententyp Agent (Standard), Administrator oder eine benutzerdefinierte Rolle. 5. Geben Sie unter E-Mail-Addresse die geschäftliche E-Mail der Person ein. 6. Klicken Sie auf Agent hinzufügen. Die Meldung „Agent erfolgreich hinzugefügt" bestätigt es. 7. Die Person erhält eine Einladungs-E-Mail. Bis zur Bestätigung zeigt die Liste Überprüfung ausstehend, danach Verifiziert. Hat die E-Mail-Adresse bereits ein Papo-Global-Konto (etwa weil die Person auch für ein anderes Unternehmen arbeitet, das die Plattform nutzt), wird sie direkt Ihrem Konto hinzugefügt und meldet sich mit ihrem bisherigen Passwort an, ohne neue Einladung. Administrator, Agent oder benutzerdefinierte Rolle? - Administrator: voller Zugriff, auch auf Einstellungen, Kanäle, Agenten und Abrechnung. Nur für Personen, die das Konto verwalten. - Agent: bearbeitet die Gespräche der Posteingänge, auf die er Zugriff hat. Die richtige Wahl für den Großteil des Teams. - Benutzerdefinierte Rolle: erscheint in der Liste Agententyp, wenn das Konto solche Rollen hat. In der Agentenliste zeigt ein Mouseover über dem Rollennamen die freigegebenen Berechtigungen. Bearbeiten, Passwort zurücksetzen und löschen Jede Agentenzeile hat zwei Symbole: - Bearbeiten: öffnet „Agent bearbeiten", wo Sie Agentenname, Agententyp und Verfügbarkeit (Online, Beschäftigt oder Offline) ändern. Speichern mit Agent bearbeiten. - Passwort zurücksetzen (in „Agent bearbeiten"): schickt dem Agenten eine E-Mail mit Anweisungen für ein neues Passwort. Sie sehen oder setzen sein Passwort nie. - Löschen: entfernt den Agenten nach der Bestätigung „Ja, löschen" aus dem Konto. Manche Aktionen sind absichtlich ausgeblendet: Sie können Ihren eigenen Nutzer hier weder bearbeiten noch löschen, und der letzte verifizierte Administrator kann nicht gelöscht werden, damit das Konto nie ohne Administrator ist. Was jeder Agent kostet Im Silver-Tarif kostet der erste Nutzer dauerhaft 0 $, jeder weitere Nutzer 18,76 $/Monat. Erreicht das Konto sein Nutzerlimit, wird der Agent nicht angelegt und ein Limit-Hinweis erscheint. Details unter Was kostet Papo Global. Tipps - Verwenden Sie individuelle geschäftliche E-Mail-Adressen. Bei geteilten Zugängen ist nicht nachvollziehbar, wer welchem Kunden geantwortet hat. - Vergeben Sie Administrator sparsam und nutzen Sie benutzerdefinierte Rollen, um Module einzuschränken. - Fügen Sie neue Agenten danach den passenden Posteingängen und Teams hinzu; ohne Zugriff auf einen Posteingang sehen sie dessen Gespräche nicht. - Kommt die Einladung nicht an, bitten Sie die Person, den Spam-Ordner zu prüfen, und kontrollieren Sie die Schreibweise der Adresse. Häufige Fragen Ich sehe Agenten nicht in den Einstellungen. Warum? Die Seite ist der Rolle Administrator vorbehalten. Bitten Sie einen Administrator des Kontos, den Agenten hinzuzufügen oder Ihre Rolle zu ändern. Es erscheint „Agent-E-Mail bereits verwendet". Was tun? Diese E-Mail ist bereits in Ihrem Konto registriert. Suchen Sie sie über das Feld Agenten suchen.... Kann der Agent seine Verfügbarkeit selbst festlegen? Ja. Der Administrator kann sie zusätzlich in „Agent bearbeiten" im Feld Verfügbarkeit ändern. Löscht das Entfernen eines Agenten seine Gespräche? Nein. Der Agent verliert den Zugriff auf das Konto; die Gespräche bleiben im Konto. Lesen Sie auch: Überblick über das Papo-Global-Dashboard · Papo-Global-Konto erstellen Jetzt kostenlos mit Papo Global starten → Erster Nutzer 0 $, ohne Kreditkarte. Mehr erfahren auf papo.global.
So erstellen Sie Teams und verteilen Gespräche in Papo Global
In Papo Global (papo.global) sind Teams Gruppen von Agenten, die nach Zuständigkeit organisiert sind, etwa Vertrieb, Support oder Buchhaltung. Ein Administrator legt jedes Team unter Einstellungen → Teams an; danach können Gespräche dem Team zugewiesen werden, und mit aktivierter automatischer Zuweisung wählt das System ein Mitglied aus, das online ist. Wo es zu finden ist und was die Seite enthält | Punkt | Detail | |---|---| | Pfad | Einstellungen → Teams | | Zugriff | Nur Nutzer mit der Rolle Administrator | | Schaltfläche zum Anlegen | Neues Team erstellen | | Felder | Teamname (Pflicht, mindestens 2 Zeichen), optionales Symbol, Teambeschreibung | | Verteilungsoption | Automatische Zuweisung in diesem Team aktivieren. (standardmäßig aktiv) | | Aktionen in der Liste | Team bearbeiten (Zahnrad-Symbol) und Löschen | Ein Agent kann mehreren Teams gleichzeitig angehören. Schritt für Schritt: ein Team anlegen 1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen und dann auf Teams. 2. Klicken Sie auf Neues Team erstellen. 3. Tragen Sie einen Teamnamen ein, zum Beispiel „Vertrieb" oder „Kundenservice". 4. Optional: Klicken Sie auf die Schaltfläche links neben dem Namen, um ein Emoji oder Symbol (mit Farbe) für das Team zu wählen. 5. Optional: Schreiben Sie eine kurze Teambeschreibung, damit alle wissen, wofür das Team zuständig ist. 6. Lassen Sie Automatische Zuweisung in diesem Team aktivieren. aktiviert, wenn das System Gespräche verteilen soll (siehe unten). 7. Klicken Sie auf Neues Team erstellen. 8. Wählen Sie im Schritt zum Hinzufügen der Agenten die Teammitglieder aus (oder Alle Agenten auswählen) und klicken Sie auf Agenten hinzufügen. Mindestens ein Agent ist Pflicht. 9. Klicken Sie auf der letzten Seite auf Fertig. Die Agenten müssen bereits im Konto existieren; falls noch nicht geschehen, siehe Agenten hinzufügen. Wie Gespräche zum Team gelangen Ein Gespräch gehört zum Team, sobald jemand es auswählt: - Im Gespräch: im Seitenbereich, Feld Zugewiesenes Team. - In der Gesprächsliste: Rechtsklick auf die Gesprächskarte und Team zuweisen. - Automatisch: unter Einstellungen → Automatisierung leitet die Aktion Assign a Team Gespräche nach Regeln weiter (zum Beispiel nach Posteingang oder Label). Die Gespräche jedes Teams sind in der Seitenleiste unter Gespräche → Teams gebündelt, sodass jedes Mitglied die Warteschlange des Teams schnell findet. So funktioniert die automatische Zuweisung im Team Ist Automatische Zuweisung in diesem Team aktivieren. aktiv und wird ein Gespräch ohne Agent dem Team zugewiesen, wählt Papo Global einen Agenten, der: 1. Mitglied des Teams ist; 2. auch Mitglied des Posteingangs des Gesprächs ist; 3. online ist und Kapazität für neue Gespräche hat. Die Auswahl erfolgt reihum (Round Robin) unter den passenden Agenten. Erfüllt kein Mitglied diese Bedingungen, bleibt das Gespräch ohne Agent im Team, bis jemand es übernimmt. Hatte das Gespräch bereits einen Agenten, der nicht zum Team gehört, wird diese Zuweisung entfernt. Ist die Option deaktiviert, bleibt das Gespräch ohne Agent im Team, und die Mitglieder übernehmen es manuell. Bearbeiten und löschen - Team bearbeiten öffnet zwei Schritte: die Teamdetails (Name, Symbol, Beschreibung und automatische Zuweisung; speichern mit Team aktualisieren) und Agenten bearbeiten (Mitglieder an- oder abwählen; speichern mit Agenten im Team aktualisieren). - Löschen verlangt zur Bestätigung die Eingabe des Teamnamens. Das Löschen entfernt die Teamzuweisung aus den Gesprächen; die Gespräche bleiben im Konto. Tipps - Ordnen Sie jeden Agenten den richtigen Posteingängen zu: Die automatische Zuweisung wählt nur Mitglieder des Teams und des Posteingangs. - Benennen Sie Teams nach Funktion („Vertrieb", „After-Sales"), nicht nach Personen, damit Sie bei Personalwechseln nichts umbenennen müssen. - Nutzen Sie eine Automatisierung mit Assign a Team, damit jedes Thema ohne manuelle Sichtung im richtigen Team landet. Häufige Fragen Warum ging das Gespräch an das Team, aber niemand wurde zugewiesen? Die automatische Zuweisung ist eventuell deaktiviert, oder kein Mitglied ist online, hat Kapazität und gehört zum Posteingang dieses Gesprächs. Kann ein Agent in mehreren Teams sein? Ja. Ein Agent kann mehreren Teams angehören. Ich sehe Teams nicht in den Einstellungen. Warum? Die Seite ist der Rolle Administrator vorbehalten. Löscht das Entfernen eines Teams die Gespräche? Nein. Es entfernt nur das Team aus den Gesprächen, die ihm zugewiesen waren. Lesen Sie auch: Agenten zum Papo-Global-Konto hinzufügen · Überblick über das Papo-Global-Dashboard Jetzt kostenlos mit Papo Global starten → Erster Nutzer 0 $, ohne Kreditkarte. Mehr erfahren auf papo.global.
Benutzerdefinierte Rollen in Papo Global: festlegen, was jeder Agent sieht und tut
In Papo Global (papo.global) legen benutzerdefinierte Rollen genau fest, was ein Agent sehen und tun darf: auf welche Gespräche er zugreift, ob er Kontakte und Berichte verwaltet, ob er gesendete Nachrichten löschen darf und welche Module (Kanban, Disparador, Flows, Radar und andere) in seiner Seitenleiste erscheinen. Ein Administrator erstellt die Rolle unter Einstellungen → Custom Roles und weist sie dem Agenten zu. Wo es zu finden ist und was das Formular enthält | Punkt | Detail | |---|---| | Pfad | Einstellungen → Custom Roles (benutzerdefinierte Rollen) | | Zugriff | Nur Nutzer mit der Rolle Administrator | | Schaltfläche zum Anlegen | Add custom role | | Pflichtfelder | Name (mindestens 2 Zeichen), Beschreibung und mindestens eine Berechtigung | | Berechtigungsgruppen | Permissions, Extra Modules und Calls (Letztere nur, wenn im Konto ein Anrufmodul aktiv ist) | | Aktionen in der Liste | Bearbeiten und Löschen | Ein Teil dieser Seite ist in der deutschen Oberfläche noch auf Englisch; die Begriffe stehen hier so wie auf dem Bildschirm, mit Übersetzung. Die Berechtigungen im Einzelnen Permissions (Gespräche und Daten): | Berechtigung | Was sie freigibt | |---|---| | Manage all conversations (alle Gespräche verwalten) | Alle Gespräche der Posteingänge, auf die der Agent Zugriff hat. Beim Ankreuzen werden die nächsten beiden Optionen mit angekreuzt. | | Manage unassigned conversations and those assigned to them | Gespräche ohne Zuständigen und die dem Agenten zugewiesenen | | Manage participating conversations and those assigned to them | Gespräche, an denen der Agent beteiligt ist, und die ihm zugewiesenen | | Manage contacts | Die Kontaktseite | | Manage reports | Berichte | | Manage knowledge base | Hilfe-Center (Artikel) | | See only my conversations (hide All and Unassigned tabs) | Lässt in der Gesprächsliste nur den Reiter Meine übrig | | Delete a sent message | Zeigt Nutzern mit dieser Rolle die Option zum Löschen gesendeter Nachrichten | Extra Modules (was in der Seitenleiste erscheint): Kanban, Projects, Appointments, Broadcast (Disparador), Email Marketing, Internal Chat, Flows / Chatbot, Sequences, Connections, CRM Reports, Calls Report, Synapse, Lead Extractor, Prompt & AI, Google Calendar, Super Chat und Radar. Calls: Receive Wavoip calls, Receive PapoCall calls und Receive WhatsApp calls (360Dialog). Jede Option erscheint nur, wenn das passende Modul für Ihr Unternehmen aktiviert ist. Schritt für Schritt: Rolle anlegen und zuweisen 1. Klicken Sie auf Einstellungen und dann auf Custom Roles. 2. Klicken Sie auf Add custom role. 3. Tragen Sie Name (z. B. „Außendienst") und Beschreibung (z. B. „Sieht nur eigene Gespräche und Kanban") ein. 4. Kreuzen Sie die Permissions für Gespräche und unter Extra Modules die Module an, die diese Person sehen soll. 5. Klicken Sie auf Einreichen. Die Rolle erscheint mit ihren Berechtigungen in der Liste. 6. Öffnen Sie Einstellungen → Agenten, klicken Sie beim Agenten auf Bearbeiten und wählen Sie im Feld Agententyp die neue Rolle. Speichern mit Agent bearbeiten. Beim Hinzufügen eines neuen Agenten steht die Rolle ebenfalls in dieser Liste. Wie die Rolle ändert, was der Agent sieht - Normaler Agent (Rolle Agent, keine benutzerdefinierte Rolle): sieht alle für das Unternehmen aktiven Module und behält die Option, gesendete Nachrichten zu löschen. - Agent mit benutzerdefinierter Rolle: sieht nur die unter Extra Modules angekreuzten Module und darf gesendete Nachrichten nur löschen, wenn Delete a sent message angekreuzt ist. Nicht angekreuzte Module verschwinden aus seiner Seitenleiste. - Ein für das Unternehmen deaktiviertes Modul sieht niemand, auch wenn es in der Rolle angekreuzt ist. Bearbeiten und löschen Bearbeiten öffnet dasselbe Formular; speichern mit Aktualisieren. Löschen verlangt eine Bestätigung („Ja, löschen"). Ändern Sie vor dem Löschen die Rolle der Agenten, die sie nutzen. Tipps - Fangen Sie klein an: Kreuzen Sie nur an, was die Person braucht, und erweitern Sie später. - Für Vertriebsmitarbeiter, die die allgemeine Warteschlange nicht sehen sollen, kombinieren Sie Manage participating conversations and those assigned to them mit See only my conversations. - Schreiben Sie in die Beschreibung, für wen die Rolle gedacht ist; das hilft bei mehreren Rollen. - Zeigt die Seite statt der Liste einen Upgrade-Hinweis, ist die Funktion für Ihr Konto nicht freigeschaltet; wenden Sie sich an den Papo-Global-Support. Häufige Fragen Ein Agent mit benutzerdefinierter Rolle sieht Kanban nicht. Warum? Kanban ist unter Extra Modules nicht angekreuzt, oder das Modul ist für das Unternehmen deaktiviert. Was ist der Unterschied zwischen „Manage all conversations" und „See only my conversations"? Die erste gibt alle Gespräche der Posteingänge des Agenten frei. Die zweite blendet die Reiter Alle und Nicht zugewiesen aus und lässt nur Meine übrig. Kann eine benutzerdefinierte Rolle Zugriff auf die Einstellungen geben? Diese Berechtigung gibt es in der Liste nicht. Wer die Einstellungen braucht, muss die Rolle Administrator haben. Wo sehe ich die Berechtigungen eines Agenten? Unter Einstellungen → Agenten mit der Maus über den Rollennamen in der Zeile des Agenten fahren. Lesen Sie auch: Agenten zum Papo-Global-Konto hinzufügen · Teams erstellen und Gespräche verteilen Jetzt kostenlos mit Papo Global starten → Erster Nutzer 0 $, ohne Kreditkarte. Mehr erfahren auf papo.global.