In diesem Tutorial sehen wir uns die wichtigsten Funktionen des CRM an, damit Sie das Tool im Kundenservice effizient und organisiert nutzen können.
1. Hauptmenü
Im linken Bereich finden Sie die wichtigsten Optionen:
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Gespräche: Zugriff auf alle Interaktionen mit Ihren Kunden.
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Kontakte: Kundendaten verwalten.
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Berichte: Die Leistung des Kundenservice einsehen.
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Kampagnen: Automatische Nachrichten an Leads senden.
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Hilfezentrum: Tutorials und Hilfe aufrufen.
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Einstellungen: Teams und Posteingänge verwalten.
2. Gespräche verwalten
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Ausstehend: Markieren Sie Gespräche als „ausstehend“, wenn ein Kunde noch auf eine Antwort wartet. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Gespräch und wählen Sie „Als ausstehend markieren“.
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Gelöst: Wenn die Betreuung abgeschlossen ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Als gelöst markieren“. Das Gespräch wird in den Tab der gelösten Gespräche verschoben.
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Zurückgestellt: Wenn Sie einem Kunden später antworten müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option „Erinnern“. Legen Sie den Zeitpunkt fest, zu dem das Gespräch wieder aufgenommen werden soll.
3. Gespräche Mitarbeitenden zuweisen
Sie können Gespräche auf zwei Arten Teammitgliedern zuweisen:
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Gespräch, wählen Sie „Agent zuweisen“ und dann die zuständige Person.
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Wenn Sie auf das Gespräch antworten, wird es automatisch Ihnen zugewiesen.
4. Informationen zum Kontakt hinzufügen
- Um Notizen zum Kunden hinzuzufügen, klicken Sie auf „Kontakt bearbeiten“ und geben Sie die gewünschten Informationen ein – sie werden im Verlauf des Kunden gespeichert.
5. Labels
Nutzen Sie Labels, um Ihre Kunden zu organisieren:
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Um ein neues Label zu erstellen, gehen Sie zu Labels, klicken Sie auf „Label hinzufügen“, vergeben Sie einen Namen (z. B. „Heißer Lead“) und wählen Sie eine Farbe.
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Um einem Kunden ein Label zuzuweisen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Gespräch und wählen Sie „Label zuweisen“.
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Sie können Kunden nach Labels filtern, etwa „Angebot“, „Heiß“ oder „Kalt“, indem Sie auf das entsprechende Label klicken.
6. Nachrichten senden
- Um einem Kunden eine neue Nachricht zu senden, gehen Sie zu Kontakte, wählen Sie den Kontakt aus, klicken Sie auf „Neue Nachricht“, wählen Sie die WhatsApp-Nummer und schreiben Sie Ihre Nachricht.
7. Berichte
Im Tab Berichte können Sie Folgendes verfolgen:
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Anzahl offener, ausstehender und gelöster Gespräche.
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Antwortzeiten und Leistung der Mitarbeitenden.
8. Hilfezentrum
Im Hilfezentrum können Sie einen Bereich mit Tutorials und häufigen Fragen einrichten, damit Ihr Team selbstständig lernt, das CRM zu nutzen.
Mit diesen Schritten sind Sie bereit, die Grundfunktionen des CRM zu nutzen und die Effizienz Ihres Service-Teams zu steigern. Antworten Sie immer über das CRM, damit der Service-Bot automatisch pausiert wird.
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