Alles über das CRM-Kanban von Papo Global

Papo Global Tutorial – CRM und Kundenservice-Zentrale

Ziele des Tutorials

• Zentralisieren aller Kanäle und Kundendaten.

• Organisieren von Leads, Personen, Unternehmen, Verkaufschancen, Aufgaben und Notizen.

• Automatisieren von Klassifizierungen und Nachrichten je nach Phase im Vertriebstrichter.

Im Video hervorgehobene Säulen: Zentralisierung, Organisation und Automatisierung.

Voraussetzungen

1. Zugang zu Papo Global mit Administratorrechten für den Arbeitsbereich/die Organisation.

2. Zugang zum Modul CRM.

3. (Optional) Ein Google-Konto, um Kalender und E-Mail zu verbinden.

Überblick (was Sie sehen werden)

• Multi-Agenten-Servicezentrale: bündelt alle Posteingänge an einem Ort.

• CRM: Kernobjekte (Personen, Unternehmen, Verkaufschancen, Aufgaben, Notizen) + benutzerdefinierte Objekte.

• Vertriebstrichter als Kanban oder Tabelle, mit Tags und Phasen.

• Webhooks und automatische Nachrichten beim Verschieben von Karten zwischen Spalten.

• Workflows (z. B.: Wenn ein Lead manuell angelegt wird, ein Formular senden und Unternehmen/Person erstellen).

• Kalender/KI-Selbstterminierung und Google-Kalender-Integration.

• Mitglieder und Rollen (Admin vs. Mitglied) sowie Einladungen per Link oder E-Mail.

Schritt für Schritt

1) Multi-Agenten-Servicezentrale

1. Öffnen Sie die Multi-Agenten-Servicezentrale.

2. Fügen Sie Ihre Posteingänge hinzu bzw. verwalten Sie sie (z. B. die Kanäle, die Sie nutzen).

3. Prüfen Sie, ob alles im selben Bereich erscheint – so zentralisieren Sie den Service und den Verlauf.

Vorteil: eine einzige Ansicht, um Konversationen zu verteilen und das CRM zu befüllen.

2) Struktur des CRM

1. Öffnen Sie CRM → prüfen Sie die Objekte Personen, Unternehmen, Verkaufschancen, Aufgaben, Notizen.

2. Gehen Sie zu Datenmodell, um bei Bedarf zusätzliche Objekte zu erstellen (z. B. Umfragen).

3. Passen Sie die Felder an Ihren Prozess an. Sie können Felder ein-/ausblenden und neu anordnen.

Tipp: Legen Sie Feld- und Phasennamen von Anfang an fest, um Nacharbeit zu vermeiden.

3) Lead-Qualifizierung (KI oder manuell)

1. Aktivieren Sie im CRM die Künstliche Intelligenz, um Ihre Leads automatisch zu kategorisieren (z. B. um heiße Kunden zu erkennen).

2. Alternativ können Sie manuell kategorisieren.

3. Verwenden Sie Tags, um den Kontext zu kennzeichnen (Quelle, Priorität, Persona, Phase usw.).

Wichtig: Halten Sie Tags/Phasen einheitlich – wie im Video erwähnt, müssen bestimmte Werte exakt mit den im Trichter verwendeten Namen übereinstimmen („derselbe Hashtag ist der Spaltenwert“).

4) Vertriebstrichter als Kanban (oder Tabelle)

1. Wählen Sie im Modul Verkaufschancen die Ansicht Kanban oder Tabelle.

2. Ziehen Sie Karten von links nach rechts, um den Fortschritt in Ihrem Prozess abzubilden.

3. Legen Sie den Text/die Nachricht fest, die beim Verschieben der Karte gesendet werden soll (siehe Schritt 5 – Webhook).

Übliche Praxis: Neu → Kontaktiert → Angebot → Abschluss, mit an Ihre Phasen angepassten Namen.

5) Automatisierung beim Phasenwechsel (allgemeiner Kanban-Webhook)

Ziel: Beim Verschieben einer Karte in die nächste Spalte eine automatische Nachricht senden und Daten aktualisieren.

1. Kopieren Sie auf dem Kanban-Bildschirm den bereitgestellten allgemeinen Webhook.

2. Gehen Sie zu CRM → Einstellungen → Webhook.

3. Klicken Sie auf Erstellen (auch wenn bereits einer existiert, legen Sie zum Testen einen Beispiel-Webhook an) und fügen Sie die Webhook-URL ein.

4. Legen Sie das Ereignis für den Phasenwechsel fest (wenn die Karte verschoben wird).

5. Konfigurieren Sie die vordefinierte Nachricht, die beim Weiterrücken der Karte gesendet werden soll.

6. Stellen Sie sicher, dass die im Webhook verwendeten Werte/Hashtags exakt mit den Spaltennamen Ihres Kanban übereinstimmen.

7. Speichern Sie und testen Sie, indem Sie eine Karte von links nach rechts verschieben – die Nachricht sollte gesendet werden.

Falls nichts ausgelöst wird: Prüfen Sie URL, gewähltes Ereignis, Berechtigungen und ob der Spalten-/Hashtag-Wert zu 100 % identisch mit dem im Kanban ist.

6) Sichtbare Felder und nützliche Verknüpfungen

1. Passen Sie die sichtbaren Felder in den Verkaufschancen an (z. B. Unternehmen oder Abschlussdatum entfernen, wenn sie für Sie keinen Sinn ergeben).

2. Fügen Sie unter Ausgeblendete Felder ein Verknüpfungsfeld wie „Link zum Chat“ hinzu.

3. Ergebnis: Per Klick öffnen Sie den Chat zu diesem Lead/Kunden sofort.

7) Laufende Kampagnen und Priorität

1. Lassen Sie Ihre Kampagnen rund um die Uhr laufen, um Leads zu gewinnen und zu pflegen.

2. Erkennen Sie mit KI + Tags, wer heiß ist, und priorisieren Sie den Kontakt.

3. Steuern Sie das Vertriebsteam mit Ansichten/Filtern, die die nächsten Schritte klar zeigen.

8) Aufgaben, Anhänge und Benachrichtigungen

1. Klicken Sie unter Aufgaben auf Aufgabe hinzufügen (z. B. Meeting).

2. Weisen Sie eine verantwortliche Person zu (z. B. Marcos). Diese erhält eine Benachrichtigung.

3. Hängen Sie relevante Dateien an die Aufgabe an.

4. Verfolgen Sie unter Aufgaben, was fällig, erledigt und offen ist.

5. Nutzen Sie Notizen, um Erkenntnisse und Entscheidungen festzuhalten.

9) Kalender und KI-Selbstterminierung

1. Verbinden Sie Ihren Google-Kalender im Modul Unternehmen (und/oder im Systemkalender).

2. Aktivieren Sie die KI-Selbstterminierung (das System schlägt Zeitfenster vor und bucht sie automatisch).

3. Mit verbundenem Kalender erscheinen Termine automatisch im CRM.

Denken Sie daran, beim Verbinden den Zugriff auf Ihr Google-Konto zu autorisieren.

10) Workflows (Praxisbeispiel aus dem Video)

Erstellen Sie einen Ablauf wie den gezeigten:

1. Auslöser: neuer manueller Lead.

2. Aktion: ein Formular an den Lead senden.

3. Aktion: ein Unternehmen für diesen Lead erstellen.

4. Aktion: eine Person erstellen, die mit dem Unternehmen verknüpft ist.

5. Passen Sie die nächsten Schritte an Ihren Betrieb an (Angebotsversand, Aufgaben usw.).

Sie können dies über Workflows und/oder mit n8n per API orchestrieren, wie gezeigt.

11) Einstellungen für Profil und Darstellung

1. Aktualisieren Sie unter Profil Foto, Name, E-Mail und Passwort.

2. Stellen Sie unter Darstellung Design (hell/dunkel), Zeitzone und Sprache ein.

12) Konten und E-Mail

1. Melden Sie sich unter Konten mit Google an.

2. Schließen Sie die E-Mail-Verbindung ab, damit Nachrichten direkt im System ankommen.

13) Mitglieder, Rollen und Berechtigungen

1. Klicken Sie unter Mitglieder auf Einladen, um einen Einladungslink zu erzeugen oder per E-Mail zu senden.

2. Legen Sie Rollen fest: Administrator (umfassender Zugriff) oder Mitglied (eingeschränkter Zugriff).

3. Passen Sie die Regeln/Berechtigungen an, was jedes Profil darf und nicht darf.

Bewährte Vorgehensweisen

• Benennen Sie Kanban-Spalten/-Phasen sorgfältig und vereinheitlichen Sie sie.

• Halten Sie Tags kurz und einheitlich (Quelle, Segment, Priorität, Phase).

• Testen Sie Webhooks in einer Beispielumgebung, bevor Sie live gehen.

• Nutzen Sie ausgeblendete Felder für Verknüpfungen (z. B. Chat öffnen) und Zusatzdaten.

• Lassen Sie Kampagnen dauerhaft laufen und filtern Sie heiße Leads, um schnell zu handeln.

• Bündeln Sie die gesamte Kommunikation in Papo für einen vollständigen Verlauf.

Fehlerbehebung (kurze FAQ)

Nachricht wird beim Verschieben im Kanban nicht gesendet?

• Prüfen Sie Webhook-URL, Ereignis und Berechtigungen.

• Bestätigen Sie, dass der Wert/Hashtag der Phase identisch mit dem Spaltennamen ist.

Tag kategorisiert nicht korrekt?

• Prüfen Sie Schreibweise sowie Groß-/Kleinschreibung. Richten Sie ihn am Standard des Trichters aus.

Kalender synchronisiert nicht?

• Verbinden Sie den Google-Kalender erneut und stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen erteilt sind.

Verantwortliche Person hat keine Aufgabenbenachrichtigung erhalten?

• Prüfen Sie die verantwortliche Person, die hinterlegte E-Mail und die Berechtigungen der Rolle.

E-Mails erscheinen nicht im CRM?

• Melden Sie sich unter Konten erneut mit Google an und prüfen Sie die Zugriffsberechtigungen.

Checkliste für die Einführung

Videoübersicht (zum schnellen Nachschlagen)

• 00:00–00:40 Einführung und Überblick über die Inhalte.

• 00:42–01:00 Multi-Agenten-Servicezentrale (vereinheitlichte Posteingänge).

• 01:03–01:43 CRM und Kategorisierung (KI oder manuell).

• 03:01–05:29 Kanban + allgemeiner Webhook + automatische Nachricht beim Verschieben.

• 06:00–06:29 Kampagnen rund um die Uhr, heiße Leads und Prozessübersicht.

• 09:02–09:41 Sichtbare/ausgeblendete Felder; Verknüpfung „Link zum Chat“.

• 12:09–12:46 Aufgaben (erstellen, Verantwortliche, Anhänge) + Notizen.

• 14:39–15:16 Unternehmen: E-Mails und Kalender.

• 15:01–15:11 KI-Selbstterminierung + Google-Kalender verbinden.

• 16:11–16:29 Workflows (manueller Lead → Formular → Unternehmen → Person).

• 17:02–17:20 Profil/Darstellung (Design, Zeitzone, Sprache).

• 17:26–17:37 Konten: Google-Verbindung für E-Mails.

• 18:03–18:51 Mitglieder: Einladung per Link/E-Mail; Rollen und Berechtigungen.

• 21:03–21:17 Abschluss und Säulen: Zentralisierung, Organisation, Automatisierung.

Fazit

Mit diesen Schritten bilden Sie den Ablauf des Videos exakt als Dokumentation nach: vom zentralisierten Kundenservice bis zur Automatisierung des Vertriebstrichters, inklusive Aufgaben, Notizen, Kalender, Workflows und Teamverwaltung. Passen Sie Namen/Phasen an Ihre Regeln an und vereinheitlichen Sie Tags, um Planbarkeit und Skalierbarkeit in Ihrem Vertriebsprozess zu erreichen.

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