Tout savoir sur le CRM Kanban de Papo Global

Tutoriel Papo Global – CRM et centre de service client

Objectifs du tutoriel

• Centraliser tous les canaux et les données client.

• Organiser leads, personnes, entreprises, opportunités, tâches et notes.

• Automatiser les classifications et les messages selon les étapes du pipeline.

Piliers mis en avant dans la vidéo : centralisation, organisation et automatisation.

Prérequis

1. Accès à Papo Global avec des droits d'administrateur de l'espace/organisation.

2. Accès au module CRM.

3. (Facultatif) Un compte Google pour connecter Agenda et E-mail.

Vue d'ensemble (ce que vous allez voir)

• Centre de service multi-agents : regroupe toutes les boîtes de réception au même endroit.

• CRM : objets principaux (Personnes, Entreprises, Opportunités, Tâches, Notes) + objets personnalisés.

• Pipeline en vue Kanban ou Tableau, avec tags et étapes.

• Webhooks et messages automatiques lors du déplacement des cartes entre colonnes.

• Workflows (ex. : quand un lead est ajouté manuellement, envoyer un formulaire et créer une Entreprise/Personne).

• Calendrier/Prise de rendez-vous automatique par IA et intégration Google Agenda.

• Membres et Rôles (Admin vs Membre) et invitations par lien ou par e-mail.

Pas à pas

1) Centre de service multi-agents

1. Ouvrez le Centre de service multi-agents.

2. Ajoutez/gérez vos boîtes de réception (ex. : les canaux que vous utilisez).

3. Vérifiez que tout apparaît dans le même panneau : cela centralise le service et l'historique.

Avantage : une vue unique pour répartir les conversations et alimenter le CRM.

2) Structure du CRM

1. Ouvrez CRM → passez en revue les objets Personnes, Entreprises, Opportunités, Tâches, Notes.

2. Allez dans Modèle de données pour créer des objets supplémentaires si nécessaire (ex. : Enquêtes).

3. Ajustez les champs selon votre processus. Vous pouvez afficher/masquer et réorganiser les champs.

Astuce : définissez les noms des champs et des étapes dès le départ pour éviter de refaire le travail.

3) Qualification des leads (IA ou manuelle)

1. Dans le CRM, activez l'Intelligence Artificielle pour catégoriser automatiquement vos leads (ex. : identifier les clients chauds).

2. Vous pouvez aussi les catégoriser manuellement.

3. Utilisez des Tags pour indiquer le contexte (origine, priorité, persona, étape, etc.).

Important : gardez des tags/étapes cohérents ; comme indiqué dans la vidéo, certaines valeurs doivent être exactement identiques aux noms utilisés dans le pipeline (« le même hashtag est la valeur de la colonne »).

4) Pipeline en Kanban (ou Tableau)

1. Dans le module Opportunités, choisissez la vue Kanban ou Tableau.

2. Faites glisser les cartes de gauche à droite pour refléter l'avancement de votre processus.

3. Configurez le texte/message à envoyer lorsque la carte est déplacée (voir Étape 5 – Webhook).

Pratique courante : Nouveau → Contacté → Proposition → Conclusion, en adaptant les noms à vos étapes.

5) Automatisation lors du changement d'étape (Webhook général du Kanban)

Objectif : lorsqu'une carte passe à la colonne suivante, envoyer un message automatique et mettre à jour les données.

1. Sur l'écran du Kanban, copiez le Webhook général fourni.

2. Allez dans CRM → Paramètres → Webhook.

3. Cliquez sur Créer (même s'il en existe déjà un, créez-en un d'exemple pour tester) et collez l'URL du webhook.

4. Définissez l'événement lié au changement d'étape (lorsque la carte est déplacée).

5. Configurez le message prédéfini à envoyer lorsque la carte avance.

6. Assurez-vous que les valeurs/hashtags utilisés dans le webhook correspondent exactement aux noms des colonnes de votre Kanban.

7. Enregistrez et testez en déplaçant une carte de gauche à droite : le message doit être envoyé.

S'il ne part pas : vérifiez l'URL, l'événement choisi, les autorisations et si la valeur de la colonne/du hashtag est 100 % identique à celle du Kanban.

6) Champs visibles et raccourcis utiles

1. Personnalisez les champs visibles dans les Opportunités (ex. : retirez Entreprise ou Date de clôture s'ils ne sont pas pertinents).

2. Dans Champs masqués, ajoutez un champ raccourci comme « Lien vers le chat ».

3. Résultat : en cliquant dessus, vous ouvrez instantanément le chat lié à ce lead/client.

7) Campagnes continues et priorité

1. Laissez vos campagnes tourner 24h/24, 7j/7 pour la prospection et le nurturing.

2. Avec IA + tags, identifiez qui est chaud et priorisez le contact.

3. Guidez l'équipe commerciale avec des vues/filtres qui rendent les prochaines étapes évidentes.

8) Tâches, pièces jointes et notifications

1. Dans Tâches, cliquez sur Ajouter une tâche (ex. : Réunion).

2. Attribuez un responsable (ex. : Marcos). Le responsable reçoit une notification.

3. Joignez les fichiers utiles à la tâche.

4. Suivez dans Tâches ce qui est à échéance, terminé et en attente.

5. Utilisez les Notes pour consigner les enseignements et les décisions.

9) Calendrier et prise de rendez-vous automatique par IA

1. Dans le module Entreprises (et/ou dans le calendrier du système), connectez votre Google Agenda.

2. Activez la prise de rendez-vous automatique par IA (le système propose et réserve des créneaux automatiquement).

3. Une fois l'Agenda connecté, les rendez-vous apparaissent automatiquement dans le CRM.

Pensez à autoriser l'accès à votre compte Google lors de la connexion.

10) Workflows (exemple pratique de la vidéo)

Créez un flux comme celui présenté :

1. Déclencheur : nouveau lead manuel.

2. Action : envoyer un formulaire au lead.

3. Action : créer une Entreprise pour ce lead.

4. Action : créer une Personne liée à l'Entreprise.

5. Ajustez les étapes suivantes à votre activité (envoi de devis, tâches, etc.).

Vous pouvez orchestrer cela via les Workflows et/ou avec n8n par API, comme montré.

11) Paramètres de Profil et d'Expérience

1. Dans Profil, mettez à jour photo, nom, e-mail et mot de passe.

2. Dans Expérience, réglez le thème (clair/sombre), le fuseau horaire et la langue.

12) Comptes et e-mail

1. Dans Comptes, connectez-vous avec Google.

2. Finalisez la connexion de la messagerie pour que les messages arrivent directement dans le système.

13) Membres, rôles et autorisations

1. Dans Membres, cliquez sur Inviter pour générer un lien d'invitation ou l'envoyer par e-mail.

2. Définissez les Rôles : Administrateur (accès étendu) ou Membre (accès restreint).

3. Ajustez les règles/autorisations de ce que chaque profil peut ou ne peut pas faire.

Bonnes pratiques

• Nommez les colonnes/étapes du Kanban avec soin et standardisez-les.

• Gardez des tags courts et cohérents (origine, segment, priorité, étape).

• Testez les webhooks dans un environnement d'exemple avant la mise en production.

• Utilisez les champs masqués pour les raccourcis (ex. : ouvrir le chat) et les données auxiliaires.

• Gardez des campagnes toujours actives et filtrez les leads chauds pour agir vite.

• Centralisez toute la communication dans Papo pour un historique complet.

Dépannage (FAQ rapide)

Le message ne part pas quand je déplace une carte dans le Kanban ?

• Vérifiez l'URL du webhook, l'événement et les autorisations.

• Confirmez que la valeur/le hashtag de l'étape est identique au nom de la colonne.

Le tag ne catégorise pas correctement ?

• Vérifiez l'orthographe et les majuscules/minuscules. Alignez-le sur la norme du pipeline.

L'agenda ne se synchronise pas ?

• Reconnectez Google Agenda et assurez-vous que les autorisations sont accordées.

Le responsable n'a pas reçu la notification de tâche ?

• Vérifiez le responsable, l'e-mail enregistré et les autorisations du rôle.

Les e-mails n'apparaissent pas dans le CRM ?

• Reconnectez-vous avec Google dans Comptes et vérifiez les autorisations d'accès.

Checklist de déploiement

Plan de la vidéo (pour consultation rapide)

• 00:00–00:40 Introduction et aperçu de ce qui sera présenté.

• 00:42–01:00 Centre de service multi-agents (boîtes de réception unifiées).

• 01:03–01:43 CRM et catégorisation (IA ou manuelle).

• 03:01–05:29 Kanban + Webhook général + message automatique lors du déplacement.

• 06:00–06:29 Campagnes 24h/24, leads chauds et vue du processus.

• 09:02–09:41 Champs visibles/masqués ; raccourci « Lien vers le chat ».

• 12:09–12:46 Tâches (création, responsable, pièces jointes) + Notes.

• 14:39–15:16 Entreprises : e-mails et Calendrier.

• 15:01–15:11 Prise de rendez-vous automatique par IA + connexion à Google Agenda.

• 16:11–16:29 Workflows (lead manuel → formulaire → Entreprise → Personne).

• 17:02–17:20 Profil/Expérience (thème, fuseau horaire, langue).

• 17:26–17:37 Comptes : connexion Google pour les e-mails.

• 18:03–18:51 Membres : invitation par lien/e-mail ; Rôles et autorisations.

• 21:03–21:17 Conclusion et piliers : Centralisation, Organisation, Automatisation.

Conclusion

Avec ces étapes, vous reproduisez exactement le déroulé de la vidéo sous forme de documentation : du service client centralisé à l'automatisation du pipeline, en passant par les tâches, les notes, le calendrier, les workflows et la gestion de l'équipe. Adaptez les noms/étapes à vos règles et standardisez les tags pour gagner en prévisibilité et en capacité de croissance dans votre processus commercial.

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