Dans Papo Global (papo.global), les agents sont les membres de votre équipe qui voient et répondent aux conversations des clients. Un administrateur ajoute chaque agent dans Paramètres → Agents en indiquant un nom, un rôle et une adresse e-mail ; la personne reçoit ensuite une invitation par e-mail pour confirmer son compte et choisir son mot de passe.
Où se trouve l'écran et qui peut l'utiliser
| Élément | Détail |
|---|---|
| Chemin | Paramètres → Agents |
| Accès | Uniquement les utilisateurs ayant le rôle Administrateur |
| Bouton d'ajout | Ajouter un agent (en haut à droite) |
| Champs du formulaire | Nom de l'agent, Rôle, Adresse de courriel |
| Rôles disponibles | Administrateur, Agent et les rôles personnalisés créés dans le compte |
| Statut dans la liste | Vérifié (invitation acceptée) ou En attente de vérification |
Étape par étape : ajouter un agent
- Dans le menu latéral, cliquez sur Paramètres, puis sur Agents.
- Cliquez sur Ajouter un agent.
- Renseignez Nom de l'agent avec le nom que verra l'équipe.
- Dans Rôle, choisissez Agent (par défaut), Administrateur ou un rôle personnalisé.
- Dans Adresse de courriel, saisissez l'e-mail professionnel de la personne.
- Cliquez sur Ajouter l'agent. Le message « Agent ajouté avec succès » confirme l'ajout.
- La personne reçoit un e-mail d'invitation. Tant qu'elle n'a pas confirmé, la liste affiche En attente de vérification, puis Vérifié.
Si l'adresse possède déjà un compte Papo Global (par exemple parce que la personne travaille aussi pour une autre entreprise cliente), elle est ajoutée directement à votre compte et se connecte avec son mot de passe actuel, sans nouvelle invitation.
Administrateur, Agent ou rôle personnalisé ?
- Administrateur : accès complet, y compris Paramètres, canaux, agents et facturation. À réserver aux personnes qui gèrent le compte.
- Agent : traite les conversations des boîtes de réception auxquelles il a accès. C'est le bon choix pour la plupart de l'équipe.
- Rôle personnalisé : apparaît dans la liste Rôle lorsque le compte en possède. Dans la liste des agents, survoler le nom du rôle affiche les permissions qu'il accorde.
Modifier, réinitialiser le mot de passe et supprimer
Chaque ligne d'agent comporte deux icônes :
- Modifier : ouvre « Modifier l'agent », où vous changez Nom de l'agent, Rôle et Disponibilité (En ligne, Occupé ou Hors ligne). Enregistrez avec Modifier l'agent.
- Réinitialiser le mot de passe (dans « Modifier l'agent ») : envoie à l'agent un e-mail avec les instructions pour créer un nouveau mot de passe. Vous ne voyez ni ne définissez jamais son mot de passe.
- Supprimer : retire l'agent du compte après confirmation par « Oui, supprimer ».
Certaines actions sont masquées volontairement : vous ne pouvez pas modifier ni supprimer votre propre utilisateur depuis cet écran, et le dernier administrateur vérifié ne peut pas être supprimé, afin que le compte ne reste jamais sans administrateur.
Combien coûte chaque agent
Avec le forfait Silver, le premier utilisateur est à 0 $ pour toujours et chaque utilisateur supplémentaire coûte 18,76 $/mois. Si le compte atteint sa limite d'utilisateurs, l'agent n'est pas créé et un avertissement de limite s'affiche. Détails dans Combien coûte Papo Global.
Conseils
- Utilisez des adresses professionnelles individuelles. Un identifiant partagé empêche de savoir qui a répondu à chaque client.
- Limitez le rôle Administrateur à quelques personnes et utilisez des rôles personnalisés pour restreindre les modules.
- Après l'ajout, associez l'agent aux bonnes boîtes de réception et équipes ; sans accès à une boîte, il n'en voit pas les conversations.
- Si l'invitation n'arrive pas, demandez à la personne de vérifier ses spams et contrôlez l'orthographe de l'adresse.
Questions fréquentes
Je ne vois pas Agents dans Paramètres. Pourquoi ?
Cet écran est réservé au rôle Administrateur. Demandez à un administrateur du compte d'ajouter l'agent ou de changer votre rôle.
Le message « Adresse de courriel de l'agent déjà utilisée » s'affiche. Que faire ?
Cette adresse est déjà enregistrée dans votre compte. Recherchez-la avec le champ Chercher des agents....
L'agent peut-il définir sa propre disponibilité ?
Oui. L'administrateur peut aussi la modifier dans « Modifier l'agent », champ Disponibilité.
Supprimer un agent efface-t-il ses conversations ?
Non. L'agent perd l'accès au compte ; les conversations restent dans le compte.
À lire aussi : Aperçu du tableau de bord Papo Global · Créer votre compte Papo Global
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