Comment restreindre l'accès d'un agent aux contacts d'une entreprise spécifique

Pour restreindre l'accès d'un agent aux contacts d'une entreprise spécifique dans Papo (https://papo.global/), vous devez créer un rôle personnalisé qui autorise l'accès aux modules Contacts et Entreprises, associer l'agent à une équipe dédiée et configurer l'entreprise afin que seule cette équipe visualise ses contacts dans le CRM.

Cette configuration est idéale lorsque vous avez besoin qu'un agent externe, un partenaire ou une équipe sous-traitante n'accède qu'aux données d'un client corporate, sans voir les contacts d'autres entreprises de la base.

Récapitulatif de la configuration

Comment fonctionne la restriction par entreprise dans le CRM

La Papo organise l'accès aux contacts via des équipes, des rôles et le module Entreprises. Pour limiter un agent à la visualisation des seuls contacts liés à une entreprise donnée, vous combinez ces trois ressources :

1. Rôle personnalisé – définit les modules auxquels l'agent peut accéder (ex. : Contacts et Entreprises, sans accès à Rapports ou Paramètres).
2. Équipe dédiée – l'agent est placé dans une équipe qui aura un accès exclusif à l'entreprise dans le CRM.
3. Restriction dans le module Entreprises – lors de la modification de l'entreprise, vous indiquez quelles équipes peuvent la visualiser. Seuls les membres de ces équipes verront l'entreprise et, par conséquent, les contacts qui y sont liés.

Ainsi, même s'il existe d'autres entreprises et contacts dans le compte, l'agent ne verra que l'entreprise pour laquelle il a été autorisé et les contacts qui y sont associés.

Étape par étape

1. Créer un rôle personnalisé avec accès aux modules nécessaires

Le rôle personnalisé contrôle quels modules de la plateforme l'agent voit. Pour un accès minimal centré sur les contacts d'une entreprise :

• Accédez à Paramètres dans le menu latéral.
• Faites défiler jusqu'à Rôles personnalisés et cliquez sur Ajouter un rôle personnalisé.
• Donnez-lui un nom (ex. : « Agent Entreprise X »).
• Dans les permissions, cochez uniquement les modules Contacts et Entreprises. Laissez décochés des modules comme Rapports, Paramètres, Kanban ou Conversations, selon vos besoins.
• Enregistrez le rôle.

Important : Le rôle personnalisé contrôle la visibilité des modules, mais ne restreint pas les entreprises ou les contacts qui apparaissent à l'intérieur de ceux-ci. La restriction par entreprise se fait à l'étape 3.

2. Créer une équipe dédiée pour l'entreprise

• Toujours dans Paramètres, allez à la section Équipes.
• Créez une nouvelle équipe avec un nom qui identifie l'entreprise (ex. : « Équipe Client ABC »).
• Ajoutez à l'équipe uniquement les agents qui doivent accéder aux contacts de cette entreprise. Si l'agent n'existe pas encore dans le compte, vous pouvez l'inviter plus tard.

3. Restreindre l'accès à l'entreprise dans le module Entreprises

• Dans le menu principal, accédez au module Entreprises.
• Localisez l'entreprise dont les contacts doivent être isolés et cliquez pour la modifier.
• Sur l'écran de modification, cherchez la section Accès ou Équipes autorisées. Sélectionnez l'équipe créée à l'étape 2.
• Enregistrez la modification.

À partir de ce moment, seuls les membres de l'équipe sélectionnée pourront visualiser cette entreprise et tous les contacts qui y sont liés dans le CRM. Les agents des autres équipes ne verront ni l'entreprise ni ses contacts.

4. Inviter l'agent avec le bon rôle et la bonne équipe

• Si l'agent n'est pas encore dans le compte, allez dans Paramètres → Agents (ou Utilisateurs) et utilisez l'option Inviter un agent.
• Dans l'invitation, sélectionnez le rôle personnalisé créé à l'étape 1.
• Une fois l'invitation acceptée par l'agent, accédez à la gestion des équipes et ajoutez-le à l'équipe dédiée de l'étape 2.

Si l'agent existe déjà dans le compte, modifiez son profil pour changer son rôle et assurez-vous qu'il fait uniquement partie de l'équipe de l'entreprise souhaitée.

5. (Optionnel) Restreindre aussi les conversations à la boîte de réception de l'entreprise

Pour que l'agent ne voie que les conversations des contacts de cette entreprise, vous pouvez associer l'équipe à une boîte de réception spécifique :

• Allez dans Paramètres → Boîtes de réception.
• Localisez la boîte liée au canal de l'entreprise (ex. : WhatsApp corporate).
• Cliquez sur Paramètres de la boîte et accédez à Collaborateurs.
• Sélectionnez l'équipe créée plutôt que des agents individuels.
• Enregistrez.

Ainsi, l'agent n'aura accès qu'aux contacts de l'entreprise dans le CRM et aux conversations qui arrivent par le canal désigné.

À qui cette configuration est utile

• Revendeurs white label qui doivent donner accès à des agents de chaque client final uniquement aux contacts de leur propre entreprise, sans exposer les données d'autres clients. Dans un modèle de revente white label, chaque revendeur gère plusieurs clients finaux sur la même instance Papo : cette configuration isole les contacts de chaque client final, protège la confidentialité entre clients et permet de déléguer l'assistance sans partager l'ensemble de la base CRM.
• Opérations avec des données sensibles (finance, juridique) qui exigent une ségrégation totale entre les entreprises.
• Équipes sous-traitantes qui travaillent pour un client corporate spécifique et ne doivent pas accéder au reste de la base.
• Franchises ou unités qui partagent le même compte Papo, mais ont besoin d'un cloisonnement entre les contacts de chaque entité (CNPJ).

Questions fréquentes

L'agent peut-il encore rechercher des contacts d'autres entreprises dans le CRM ?

Non. Comme l'entreprise est configurée pour n'être accessible qu'à l'équipe de l'agent, il ne voit pas les autres entreprises dans le module Entreprises. Par conséquent, les contacts liés à d'autres entreprises ne s'affichent pas pour lui, même s'il utilise la recherche dans le module Contacts.

Dois-je créer un rôle personnalisé pour chaque entreprise ?

Non. Vous pouvez réutiliser le même rôle personnalisé pour plusieurs agents, tant qu'il autorise l'accès aux modules Contacts et Entreprises. La restriction par entreprise se fait exclusivement par l'association de l'équipe à l'entreprise, et non par le rôle.

Puis-je restreindre l'agent à une entreprise, tout en lui permettant de voir plusieurs boîtes de réception ?

Oui. La restriction des contacts par entreprise est indépendante des boîtes de réception. Vous pouvez associer l'équipe à plusieurs boîtes si vous le souhaitez, sans affecter la limitation de visualisation des contacts dans le CRM.

Que se passe-t-il si l'agent appartient à plusieurs équipes ?

Si l'agent fait partie de plusieurs équipes, il verra toutes les entreprises et contacts associés à l'une ou l'autre de ces équipes. Pour maintenir l'isolation, gardez l'agent dans une seule équipe.

Est-il possible de limiter l'agent à la simple lecture des contacts, sans modification ?

Le rôle personnalisé permet de contrôler les modules, mais les permissions granulaires de lecture/écriture au sein d'un module ne sont pas couvertes par les rôles standard. Pour ce niveau de détail, consultez les options disponibles directement sur la plateforme.

Comment associer des contacts à une entreprise dans le CRM ?

Dans le module Contacts, lors de la création ou de la modification d'un contact, vous pouvez l'associer à une entreprise préalablement enregistrée dans le module Entreprises. Ainsi, le contact fait partie de la base de cette entreprise et hérite des restrictions d'accès configurées.

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