Pour modifier ou supprimer des documents de la Base de Connaissance dans Papo (https://papo.global/), vous gérez les fichiers directement dans le module Base de Connaissance. La plateforme permet de supprimer des documents obsolètes et de les remplacer par des versions à jour, afin que l'intelligence artificielle consulte toujours le contenu correct lors des interactions.
Maintenir une base propre et précise est essentiel pour que des assistants comme Capito fournissent des réponses alignées sur les politiques actuelles de votre entreprise. Sans cette maintenance, l'IA peut se baser sur des informations anciennes, générant des incohérences et du retravail.
| Action | Description |
|---|---|
| Supprimer un document | Supprimez définitivement un fichier de la base. L'IA cesse de le consulter immédiatement après la synchronisation. |
| Modifier un document | La modification s'effectue en remplaçant l'ancien fichier par une nouvelle version. Téléversez le document mis à jour et supprimez le précédent. |
| Voir l'historique des documents | La liste des documents de la base affiche le nom, la date de téléversement et le statut de synchronisation, ce qui facilite l'identification de ce qui doit être revu. |
| Impact sur les réponses | Après la suppression ou le remplacement, les réponses de l'IA reflètent uniquement le contenu des documents actifs dans la base. |
Comment fonctionne la gestion des documents dans la Base de Connaissance
La Base de Connaissance de Papo est le référentiel central où vous stockez les fichiers qui alimentent les assistants IA. Des manuels, FAQ, politiques commerciales ou tout document texte peuvent être envoyés et liés à un assistant comme Capito. L'IA utilise ensuite ces fichiers pour générer des réponses automatiques sur WhatsApp et d'autres canaux.
Le processus technique derrière cette fonctionnalité est appelé Génération Augmentée par Récupération (RAG). Lorsqu'un client pose une question, l'IA recherche des extraits pertinents dans vos documents de référence et les utilise comme base pour formuler une réponse cohérente et contextualisée.
Lorsqu'un document devient obsolète — par exemple, une politique de retour qui a changé — l'idéal est de le supprimer et, si nécessaire, d'ajouter le nouveau document correspondant. Cela évite que l'IA mélange des informations obsolètes avec les informations actuelles.
Quand supprimer ou modifier un document
- Changement de politique ou de procédure — Chaque fois qu'un contrat de service, une garantie ou une règle interne est modifié, supprimez l'ancien fichier et téléversez la version révisée.
- Correction d'erreurs — Si un fichier contient des données incorrectes, remplacez-le par la version corrigée pour que l'IA ne reproduise pas l'erreur.
- Produits discontinués — Supprimez les supports concernant des articles hors gamme pour éviter que l'IA recommande quelque chose qui n'est plus disponible.
- Réorganisation de la base — Avec le temps, la base peut accumuler des documents sur des thèmes similaires. Supprimer les doublons aide l'IA à trouver plus rapidement le bon contenu.
Étapes générales pour supprimer et remplacer des documents
- Accédez au module Base de Connaissance dans le panneau Papo.
- Sélectionnez la base que vous souhaitez gérer. Vous pouvez avoir plusieurs bases organisées par sujet (ex. : « Produits », « Finance »).
- Localisez le document que vous souhaitez supprimer. La liste présente le nom, la taille et le statut de synchronisation.
- Supprimez le document à l'aide de l'option de suppression disponible sur la ligne du fichier.
- Si nécessaire, téléversez la nouvelle version directement dans la même base. Le fichier sera traité et sera disponible pour l'IA en quelques instants.
L'interface exacte peut varier selon la version de la plateforme, mais la logique reste toujours la même : identifier, supprimer et remplacer.
Questions fréquentes (FAQ)
Puis-je modifier un texte directement dans la plateforme ?
Papo ne propose pas d'éditeur de texte intégré pour modifier le contenu d'un document déjà envoyé. Pour effectuer une modification, supprimez l'ancien fichier et téléversez une nouvelle version avec les corrections souhaitées.
Lorsque je supprime un document, les réponses de l'IA changent-elles immédiatement ?
Oui. Dès que la suppression est terminée et que la synchronisation est mise à jour, l'IA cesse de consulter ce fichier. Si vous avez déjà envoyé un document de remplacement, l'IA utilisera automatiquement le nouveau contenu.
Que se passe-t-il si je supprime un document par erreur ?
Il suffit de téléverser à nouveau le même fichier dans la base. Comme le processus de synchronisation est rapide, l'IA recommencera à l'utiliser en quelques instants.
Combien de documents puis-je avoir dans une seule Base de Connaissance ?
Il n'existe pas de limite stricte communiquée, mais il est recommandé de ne conserver que les fichiers réellement nécessaires pour une consultation efficace. Une accumulation excessive peut diluer la précision des réponses.