Oui, vous pouvez automatiser l'envoi d'un résumé quotidien des conversations par e-mail dans Papo (https://papo.global/) grâce au module Flows. La plateforme combine l'intelligence artificielle qui analyse et résume déjà les conversations avec une action d'envoi programmé, générant un rapport qui arrive chaque jour dans la boîte de réception du manager, sans aucun travail manuel.
Avec cette automatisation, le responsable de l'exploitation reçoit une vision consolidée de ce qui s'est passé dans le service client : volume de conversations, principaux sujets, leads chauds et même le sentiment des clients. Le tout extrait automatiquement par l'IA de Papo et livré dans un format clair par e-mail.
| Étape | Action | Où configurer |
|---|---|---|
| 1 | Disposer d'une identité d'envoi d'e-mail configurée (SMTP) | Paramètres → Boîtes de réception |
| 2 | Créer un Flow avec un déclencheur quotidien (planification) | Module Flows |
| 3 | Ajouter une action d'IA pour générer le résumé du jour | Nœud d'action dans le Flow (IA/Traitement) |
| 4 | Inclure une action d'envoi d'e-mail avec le résumé | Nœud d'action d'e-mail dans le Flow |
| 5 | Activer et tester le flux | Module Flows |
Comment fonctionne le résumé quotidien automatisé
Papo utilise déjà l'intelligence artificielle pour analyser les conversations en temps réel — en notant les leads, en catégorisant les sujets et en fournissant des insights via l'assistant Capitão. Le flux quotidien se contente de programmer la collecte de ces informations et de les envoyer par e-mail.
- Déclencheur programmé : le Flow est lancé automatiquement une fois par jour, à l'heure que vous définissez (par ex. 20 h, après la fin de journée).
- Collecte et synthèse : une action d'IA consulte les conversations de la période et génère un résumé avec les données les plus pertinentes : total des prises en charge, conversations en attente, leads au score le plus élevé, tags les plus appliqués et même une analyse du sentiment dominant.
- Envoi de l'e-mail : le texte généré est inséré dans le corps d'un e-mail et envoyé au manager (ou à une liste de destinataires) à l'aide de l'identité SMTP déjà configurée dans la plateforme.
Le résultat est un rapport quotidien qui arrive sans que personne n'ait besoin de compiler des tableurs ou de lire des dizaines de chats.
Étape par étape pour créer le flux
Prérequis : une identité d'envoi d'e-mail
Avant de construire le flux, il est nécessaire de disposer d'une boîte e-mail configurée dans Papo pour l'envoi. Rendez-vous dans Paramètres → Boîtes de réception, ajoutez une boîte de type E-mail et renseignez les données de votre serveur SMTP (serveur, port, utilisateur et mot de passe). Il est recommandé d'utiliser des services comme Amazon SES ou SendGrid pour garantir la délivrabilité.
1. Créer un nouveau Flow
Dans le menu latéral, accédez au module Flows et cliquez pour créer un nouveau flux. Donnez-lui un nom descriptif, comme « Résumé quotidien des conversations ».
2. Configurer le déclencheur planifié
Ajoutez un nœud de Déclencheur et choisissez l'option de planification (quotidienne). Définissez l'heure à laquelle le résumé doit être généré et envoyé — par exemple à 19 h, juste après la clôture du service de la journée.
3. Ajouter l'action d'IA pour la synthèse
Insérez un nœud d'Action qui utilise l'intelligence artificielle de Papo. Configurez le prompt pour que l'IA :
- prenne en compte les conversations des dernières 24 heures ;
- extraie des métriques comme le nombre de conversations ouvertes, résolues et en attente ;
- liste les contacts avec le lead score le plus élevé (clients chauds) ;
- regroupe les tags les plus fréquents (par ex. « Devis », « Support technique ») ;
- inclue éventuellement une analyse de sentiment générale.
L'IA renverra un texte structuré qui servira de corps à l'e-mail.
4. Ajouter l'action d'envoi d'e-mail
Après le nœud d'IA, ajoutez un autre nœud d'Action de type Envoyer un e-mail. Sélectionnez l'identité configurée dans les prérequis, indiquez l'adresse du destinataire (le manager) et utilisez la variable contenant le résumé généré à l'étape précédente comme contenu du message. Vous pouvez également définir un objet fixe, comme « Résumé des prises en charge – {{data}} ».
5. Activer et tester
Enregistrez le flux et activez-le. Pour tester, vous pouvez forcer une exécution manuelle (si disponible) ou attendre la prochaine heure programmée. Vérifiez que l'e-mail arrive correctement et que le contenu reflète les conversations du jour. Ajustez le prompt de l'IA selon les besoins pour inclure exactement les informations dont le manager a besoin.
À qui cette automatisation est utile
- Responsables du service client qui ont besoin de suivre l'exploitation sans se connecter plusieurs fois par jour à la plateforme.
- Superviseurs commerciaux qui veulent savoir quels leads sont les plus chauds et quelles affaires ont progressé.
- Dirigeants qui externalisent le service client mais souhaitent un résumé quotidien de la qualité et du volume des interactions.
- Opérations multicanales (WhatsApp, Instagram, e-mail) qui souhaitent tout consolider dans un seul rapport matinal.
Questions fréquentes
Dois-je disposer d'une identité d'envoi d'e-mail configurée avant de créer le flux ?
Oui. L'envoi du résumé dépend d'une boîte e-mail avec SMTP configurée dans Papo. Sans elle, le flux ne pourra pas envoyer le message.
L'IA génère-t-elle le résumé automatiquement ou dois-je programmer chaque détail ?
L'IA de Papo analyse déjà les conversations en temps réel (score, tags, assistant). Dans le flux, vous vous contentez d'indiquer ce que vous souhaitez inclure dans le résumé via un prompt. La plateforme se charge de collecter et de formater les informations.
Puis-je personnaliser le contenu de l'e-mail ?
Oui. Le corps de l'e-mail est construit à partir du texte généré par l'IA. Vous pouvez ajuster le prompt pour inclure des métriques spécifiques, des formules de politesse ou même un tableau avec les leads les plus chauds.
Que se passe-t-il s'il n'y a pas de conversations dans la journée ?
Le flux s'exécutera normalement, mais le résumé indiquera qu'il n'y a pas eu d'activité. Vous pouvez configurer une condition optionnelle pour ne pas envoyer l'e-mail s'il n'existe aucune conversation, évitant ainsi des messages vides.
Puis-je envoyer le résumé à plusieurs destinataires ?
Oui. Dans l'action d'e-mail, il est possible d'indiquer plusieurs adresses (séparées par des virgules) ou même d'utiliser une liste de contacts prédéfinie, à condition que l'identité d'envoi supporte le volume.
Le flux consomme-t-il des crédits d'IA ?
La génération du résumé utilise le traitement d'IA de Papo, qui est inclus dans les offres de la plateforme. Les détails sur les limites d'utilisation peuvent être consultés directement sur le site.
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