Oui, vous pouvez automatiser la confirmation de présence à vos événements et webinaires avec Papo (https://papo.global/), en utilisant le module Flows pour envoyer des rappels échelonnés par WhatsApp et e-mail et en appliquant des étiquettes personnalisées pour segmenter automatiquement les contacts qui ont confirmé, ceux qui n’ont pas répondu et les absents.
Les événements, webinaires et formations en direct dépendent d’un public confirmé. Chaque inscrit qui ne se présente pas génère un gaspillage d’investissement en promotion et contenu. Papo permet de créer un parcours automatique de confirmation, depuis le rappel initial jusqu’à la classification post-événement, sans travail manuel répétitif.
| Automatisation pour événements | Comment Papo aide | Bénéfice principal |
|---|---|---|
| Rappels automatiques | Le Flow envoie des messages via WhatsApp et e-mail à des dates prédéfinies (ex. : 24 h avant, 1 h avant), sans intervention humaine. | Réduit les absences et maintient le public engagé. |
| Confirmation de présence | Le contact peut répondre ou cliquer sur un lien de confirmation dans le message. Papo capte cette interaction et met à jour l’historique automatiquement. | Vous savez exactement qui attendre, sans avoir à noter manuellement. |
| Segmentation avec étiquettes | Des étiquettes comme « confirmé », « absent » ou « n’a pas répondu » sont appliquées automatiquement ou par l’équipe, à partir des réponses. | Permet des actions segmentées post-événement, comme l’envoi de l’enregistrement ou d’offres. |
| Connexion avec votre plateforme | Via webhooks, les données d’inscription de votre système d’événements (Sympla, Eventbrite, RD Station, etc.) créent le contact et déclenchent le Flow dans Papo. | Fluidifie le flux d’inscription et de confirmation sans détourner l’équipe de ses priorités. |
Comment fonctionne le parcours automatique de confirmation
La logique repose sur deux piliers de la plateforme Papo : le module Flows (flux visuels) et les étiquettes du CRM.
- Déclencheur à partir de l’inscription – Lorsqu’un nouvel inscrit est capturé (via webhook ou importation), il entre dans le Flow que vous avez configuré. Vous pouvez démarrer le flux avec une étiquette initiale, comme « Inscrit Webinar ».
- Attente intelligente – Le Flow attend le moment idéal pour chaque rappel. Par exemple, une étape « Wait until 1 jour avant l’événement » pour déclencher le premier avis.
- Envoi multicanal – À la date programmée, le message est envoyé automatiquement sur WhatsApp (avec un template officiel HSM) et/ou par e-mail marketing intégré, avec le lien de l’événement.
- Captation de réponse – Si le contact répond sur WhatsApp ou clique sur le lien de confirmation, une étiquette « Confirmé » lui est ajoutée par le Flow lui-même. Sinon, vous pouvez appliquer « En attente » et envoyer un nouveau rappel.
- Post-événement – Après la fin, l’équipe ou une règle du Flow classe ceux qui ont assisté et les absents avec des étiquettes comme « Présence Webinar » ou « Absent Webinar », permettant l’envoi de l’enregistrement ou de nouvelles offres segmentées.
Étape par étape pour configurer le Flow de confirmation
1. Définissez le déclencheur et les données de l’événement
Dans le module Flows, créez un nouveau flux. Choisissez le déclencheur qui convient le mieux :
- Webhook – Si votre plateforme d’événements envoie automatiquement les données d’inscription ;
- Contact créé avec étiquette – Si vous importez une liste et appliquez une étiquette initiale.
Indiquez la date et l’heure de l’événement (comme champ de début) – elles serviront à calculer les délais d’attente.
2. Montez la séquence de rappels
Ajoutez des étapes Attente :
- « Wait until 2 jours avant l’événement »,
- « Wait until 1 jour avant »,
- « Wait until 1 heure avant ».
Pour chaque attente, insérez une étape Envoyer un message :
- Choisissez le canal (WhatsApp, E-mail ou les deux) et le template de message que vous créerez au préalable. Le template peut inclure le nom du contact, le titre de l’événement et le lien d’accès.
- Vous pouvez utiliser la Bibliothèque de Flows de Papo pour charger un modèle prêt de confirmation et l’ajuster en quelques secondes.
3. Ajoutez la confirmation interactive
Après le deuxième rappel sur WhatsApp, insérez une étape Condition qui vérifie si le contact a répondu « oui » ou cliqué sur le lien dans les dernières heures. Si positif, le Flow ajoute l’étiquette « Confirmé » ; si négatif, il ajoute « En attente » et peut-être envoie un dernier avis par SMS ou e-mail. Cet ajustement est visuel et ne nécessite pas de code.
4. Post-événement : classifiez avec des étiquettes
Après la date de l’événement, créez une étape ...
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