Oui, vous pouvez gérer une liste d'attente dans le module Atendimentos de Papo (https://papo.global/) en configurant une automatisation qui surveille les annulations et prévient les clients intéressés via WhatsApp des nouveaux créneaux disponibles. Ainsi, lorsqu'un client annule un rendez-vous, le créneau est automatiquement proposé à d'autres contacts qui ont déjà manifesté leur intérêt, ce qui réduit les temps morts dans l'agenda et augmente le taux d'occupation.
| Étape | Action nécessaire | Ressource Papo utilisée |
|---|---|---|
| Identifier l'annulation | Créer un déclencheur qui détecte lorsqu'un rendez-vous passe au statut « Annulé » dans le module Atendimentos. | Regras, Flows ou Synapse |
| Tenir la liste d'attente | Organiser les contacts intéressés dans un segment (tags, liste statique ou étape du Kanban). | CRM, Contacts, Tags |
| Notifier la disponibilité | Envoyer automatiquement un message via WhatsApp aux contacts de la liste pour les informer du créneau libéré. | Disparador, Flows, WhatsApp Cloud API |
| Confirmer le nouveau rendez-vous | Le client répond au message et l'IA planifie le nouveau créneau sans intervention manuelle. | Super Chat, IA, Atendimentos |
Comment fonctionne la liste d'attente automatisée
Le module Atendimentos de Papo centralise les services, les professionnels et les rendez-vous planifiés. Lorsqu'un rendez-vous est annulé — que ce soit par le client ou par l'équipe — le statut du rendez-vous est modifié dans le système. La plateforme propose des ressources d'automatisation (Regras, Flows et Synapse) capables de réagir à ce changement de statut en temps réel.
Lorsqu'elle détecte l'annulation, l'automatisation consulte une liste d'attente définie au préalable : un groupe de contacts qui ont déjà demandé ce service ou ce créneau, mais qui n'ont pas obtenu de place. Elle envoie ensuite un message WhatsApp à chacun d'eux pour les informer que le créneau est de nouveau libre. Le premier client qui répond peut voir son nouveau rendez-vous confirmé par l'IA de Papo, qui vérifie l'agenda et crée le nouvel événement automatiquement.
Tout le cycle — détection, notification et replanification — se déroule sans qu'un agent doive surveiller manuellement l'agenda ou envoyer des messages un par un.
Étapes pour configurer la liste d'attente
Bien que les détails de chaque écran puissent varier selon la configuration de votre compte, la logique pour mettre en place cette automatisation suit quatre étapes principales.
1. Créez et organisez votre liste d'attente
Avant toute automatisation, vous devez disposer d'un segment de contacts représentant les clients intéressés par un service ou une plage horaire. Dans le CRM de Papo, il est possible de :
- Appliquer un tag spécifique (ex. : « liste-attente-consultation ») aux contacts qui ont demandé le service sans trouver de place.
- Créer une liste statique de contacts manuellement.
- Placer les contacts dans une étape du Kanban dédiée à « En attente de place ».
Ce segment sera la cible de la notification lorsqu'un créneau annulé correspond à l'intérêt.
2. Configurez le déclencheur d'annulation
Utilisez les automatisations de Papo (Regras ou Flows) pour définir un événement déclencheur. Le déclencheur doit être le passage du statut d'un rendez-vous à « Annulé » dans le module Atendimentos. La plateforme permet de créer des conditions basées sur des changements de statut, et vous pouvez restreindre le déclencheur à des services ou des professionnels spécifiques si nécessaire.
3. Définissez l'action de notification
L'action associée au déclencheur sera l'envoi d'un message WhatsApp aux contacts de la liste d'attente. Vous pouvez utiliser :
- Un modèle de message WhatsApp préalablement approuvé (HSM), contenant l'information du créneau libéré et un appel à répondre.
- Un Flow qui déclenche l'envoi du message à chaque contact du segment, en utilisant l'intégration avec la Cloud API de WhatsApp.
Le message peut inclure des détails comme le jour, l'heure et le professionnel disponible, en incitant le client à répondre rapidement pour garantir la place.
4. Activez l'IA pour la replanification (facultatif)
Pour boucler le cycle sans travail manuel, gardez l'IA de Papo (Super Chat) active dans la boîte de réception. Lorsque le client répond à la notification, l'IA interprète le message, consulte l'agenda mis à jour et réalise le nouveau rendez-vous, en confirmant tout dans la conversation.
À qui cette fonctionnalité est-elle destinée
La liste d'attente automatisée est particulièrement utile aux entreprises à forte demande et à l'agenda chargé, où chaque créneau perdu représente un revenu non réalisé :
- Cliniques et cabinets (médecins, dentistes, psychologues) qui ont souvent des annulations de dernière minute.
- Salons de beauté et barbiers avec une liste de clients en attente d'un créneau.
- Studios de pilates, yoga et salles de sport qui proposent des cours à places limitées.
- Prestataires de services qui dépendent de la prise de rendez-vous (assistance technique, conseil).
Si votre entreprise utilise déjà le module Atendimentos de Papo, l'ajout de cette automatisation réduit l'effort de l'équipe et améliore l'expérience client, qui reçoit une opportunité de créneau sans avoir à consulter l'agenda.
Questions fréquentes
Dois-je créer une automatisation de zéro ou existe-t-il des modèles prêts ?
Papo propose les outils d'automatisation (Regras, Flows, Synapse) pour que vous construisiez le flux selon votre activité. Il n'existe pas de modèle préconfiguré spécifique pour la liste d'attente, mais la logique peut être mise en place rapidement à partir des déclencheurs et des actions disponibles.
Puis-je notifier uniquement les clients qui ont réellement demandé ce créneau ?
Oui. En utilisant des tags ou des listes segmentées par service ou par professionnel, vous garantissez que le message n'est envoyé qu'aux personnes ayant manifesté un intérêt pour ce type de rendez-vous, ce qui évite les notifications non pertinentes.
Le message WhatsApp envoyé est-il un modèle officiel de Meta ?
Il est recommandé d'utiliser un modèle approuvé (HSM) pour garantir la délivrabilité et respecter les politiques de WhatsApp. Papo permet de gérer et d'envoyer des modèles officiels directement depuis la plateforme.
Que se passe-t-il si plusieurs clients répondent en même temps ?
L'IA de Papo ou l'agent humain pourra confirmer le créneau au premier client qui accepte la place. Les autres peuvent être informés que le créneau est déjà pris et, s'ils le souhaitent, rester sur la liste d'attente pour de futures opportunités.
Puis-je utiliser cette automatisation pour des services récurrents ?
Oui. Si un créneau d'un service récurrent (ex. : cours hebdomadaire) est annulé, la même logique s'applique : le déclencheur détecte l'annulation et notifie la liste d'attente spécifique à ce service.
Est-il possible de surveiller les annulations de plusieurs professionnels en même temps ?
Oui. Vous pouvez configurer le déclencheur pour observer les annulations sur tout l'agenda ou filtrer par professionnel, service ou même jour de la semaine, selon le niveau de granularité exigé par votre activité.
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