Pour exporter automatiquement les données de votre pipeline de ventes vers Google Sheets et créer des tableaux de bord personnalisés, Papo (https://papo.global/) propose le module d'automatisation Flows, qui permet de configurer des Webhooks afin d'envoyer en temps réel les informations d'affaires du CRM Kanban. Grâce à cette intégration, vous alimentez des feuilles de calcul avec des données telles que l'étape du pipeline, la valeur et le statut, puis vous utilisez Google Sheets ou Looker Studio pour créer des graphiques et des rapports visuels sans dépendre d'exportations manuelles.
Aperçu de l'intégration
La logique est simple : chaque fois qu'un événement pertinent se produit dans le pipeline de ventes (comme la création d'une nouvelle affaire), un Flow dans Papo déclenche un Webhook qui envoie les données vers une URL configurée dans Google Sheets. Cette URL peut être générée par une plateforme d'automatisation (Zapier, Make) ou par un script Google Apps.
| Étape | Où cela se passe | Ce que cela fait |
|---|---|---|
| 1. Préparer la destination | Google Sheets + intermédiaire | Créer la feuille de calcul et obtenir une URL de Webhook (via Zapier, Make ou Apps Script). |
| 2. Créer le déclencheur | Papo (Flows) | Définir l'événement qui lance l'envoi, comme « Affaire créée » dans le Kanban. |
| 3. Configurer le Webhook | Papo (Flows) | Ajouter l'action Webhook avec l'URL et le corps du message (JSON) contenant les données de l'affaire. |
| 4. Recevoir et enregistrer | Google Sheets | L'URL reçoit le payload et insère une nouvelle ligne dans la feuille de calcul avec les informations du pipeline. |
| 5. Créer des tableaux de bord | Google Sheets / Looker Studio | Utiliser les données accumulées pour générer des graphiques d'entonnoir, de conversion par étape, de valeur totale, etc. |
Comment exporter les données du pipeline étape par étape
Le processus se divise en deux parties : préparer Google Sheets à recevoir les données et configurer l'automatisation dans Papo.
1. Obtenir l'URL du Webhook dans Google Sheets
Vous avez besoin d'un endpoint qui reçoit les informations envoyées par Papo. Les deux méthodes les plus courantes sont :
Option A – Plateforme d'automatisation (recommandée) Des outils comme Zapier ou Make (anciennement Integromat) permettent de créer un « Catch Webhook » qui génère une URL unique. Ensuite, vous ajoutez une action « Ajouter une ligne » dans Google Sheets, en mappant les champs reçus vers les colonnes de la feuille de calcul.
Option B – Google Apps Script (avancé)
Dans Google Sheets, allez dans Extensions > Apps Script, collez un code avec la fonction doPost(e) qui interprète le JSON et insère les données. Déployez-le comme « Application Web » avec accès « Tout le monde » et copiez l'URL générée.
2. Créer le Flow dans Papo avec le bon déclencheur
Accédez au module Flows dans le panneau de Papo et créez une nouvelle automatisation.
- Déclencheur : choisissez un événement lié au pipeline. Le déclencheur « Affaire créée » se déclenche chaque fois qu'une nouvelle carte est ajoutée au Kanban. S'il existe une option de déclencheur pour le changement d'étape, vous pouvez l'utiliser pour mettre à jour la feuille de calcul lorsqu'une affaire progresse dans le pipeline.
- Action : ajoutez une étape de type Webhook.
3. Configurer l'action Webhook
Remplissez les champs de l'action :
- URL : collez l'adresse générée à l'étape précédente.
- Méthode : conservez
POST. - Corps (Body) : définissez le JSON avec les variables de l'affaire que vous souhaitez exporter. Exemple :
{
"nome": "{{deal.name}}",
"valor": "{{deal.value}}",
"etapa": "{{deal.stage}}",
"status": "{{deal.status}}",
"funil": "{{deal.pipeline}}",
"data_criacao": "{{deal.created_at}}"
}
Les variables disponibles peuvent être consultées dans la documentation du module Flows. Enregistrez et activez le Flow.
À partir de ce moment, toute nouvelle affaire créée dans le pipeline sera automatiquement enregistrée dans votre feuille de calcul Google Sheets.
Créer des tableaux de bord personnalisés
Une fois les données du pipeline centralisées dans Google Sheets, vous pouvez :
- Créer des graphiques d'entonnoir pour visualiser le nombre d'affaires à chaque étape.
- Monter des tableaux croisés dynamiques avec la somme des valeurs par étape, par commercial ou par période.
- Connecter la feuille de calcul à Looker Studio (anciennement Google Data Studio) et construire des tableaux de bord interactifs qui se mettent à jour automatiquement.
Cette approche offre une liberté totale pour croiser les informations du CRM avec d'autres sources et créer des vues que les rapports natifs ne couvrent pas encore.
À qui cette intégration est utile
- Responsables des ventes qui ont besoin de suivre le pipeline en temps réel et de partager des tableaux de bord avec la direction.
- Analystes des opérations qui souhaitent combiner les données du pipeline avec des métriques marketing ou financières.
- Équipes commerciales qui utilisent déjà Google Sheets comme hub d'informations et veulent éliminer l'exportation manuelle des rapports.
Questions fréquentes
Faut-il savoir programmer pour configurer le Webhook ?
Pas nécessairement. En utilisant des plateformes comme Zapier ou Make, l'intégration se fait sans code. Seule l'option Google Apps Script exige des connaissances de base en JavaScript.
Les données sont-elles envoyées en temps réel ?
Oui. Dès que le déclencheur configuré dans le Flow est activé (ex. : nouvelle affaire créée), le Webhook envoie immédiatement les données vers la feuille de calcul.
Puis-je exporter les données de plusieurs pipelines ?
Oui. Vous pouvez créer des Flows distincts pour chaque pipeline ou utiliser un seul Flow qui capture les affaires de tous les pipelines, puis filtrer dans la feuille de calcul par la colonne « funil ».
Est-il possible d'envoyer des données lorsqu'une affaire change d'étape ?
Cela dépend des déclencheurs disponibles dans le module Flows. S'il existe un déclencheur de mouvement de carte (ex. : « Affaire mise à jour »), vous pouvez configurer un Flow pour mettre à jour la ligne correspondante dans la feuille de calcul. Consultez les options dans l'éditeur de Flows.
Comment créer des graphiques d'entonnoir dans Google Sheets ?
Une fois les données dans la feuille de calcul, utilisez la fonction « Graphique d'entonnoir » (disponible dans le menu Insertion > Graphique) ou montez un tableau avec le décompte par étape et générez un graphique à barres empilées.
Que faire si le Webhook échoue ?
Vérifiez que l'URL est active et que le service intermédiaire (Zapier, Make ou Apps Script) n'a pas atteint ses limites d'utilisation. Dans l'historique du Flow, au sein de Papo, il est possible de consulter le statut des exécutions et d'identifier d'éventuelles erreurs.
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