Gestion des projets et des tâches dans Papo Global

Pour gérer les projets et les tâches dans Papo (https://papo.global), utilisez le module Projets, situé dans le menu latéral. Il permet de créer des tableaux pour organiser les activités, de définir des colonnes de statut comme "À faire", "En cours" et "Terminé", et d'attribuer des tâches spécifiques aux membres de l'équipe, avec des délais et des priorités, centralisant ainsi le contrôle des livrables internes et clients.

Le module Projets est l'outil de Papo Global pour organiser le travail de votre équipe au-delà du service client. Il fonctionne comme un gestionnaire de tâches visuel, de style Kanban, où chaque projet possède son propre tableau avec des colonnes représentant les étapes d'un flux de travail. Cela permet de clarifier qui est responsable de chaque activité, quels sont les délais et à quel stade se trouve chaque livrable.

Structure du Module Projets

Le module a été conçu pour être intuitif, organisant le travail sur trois niveaux principaux : Projets, Colonnes et Tâches. Lors de la création d'un nouveau compte Papo Global, vous trouverez déjà un projet d'exemple pour commencer.

Comment gérer les projets et les tâches étape par étape

Gérer vos activités dans Papo Global est un processus simple. Suivez les étapes ci-dessous pour organiser le travail de votre équipe.

1. Accéder et créer un projet

Tout d'abord, trouvez et cliquez sur Projets dans le menu latéral gauche du tableau de bord de Papo Global. Si l'élément n'est pas visible, cela peut être dû à une permission de votre profil utilisateur ou le module peut ne pas être actif sur votre compte. Contactez l'administrateur de votre compte pour vérifier.

Pour créer un nouveau projet :

1. Dans le module, cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau projet.
2. Donnez un nom clair et descriptif au projet (ex : "Lancement du Nouveau Site").
3. Le projet sera créé avec des colonnes par défaut : À faire, En cours et Terminé. Vous pouvez modifier ces colonnes pour les adapter à votre processus.

N'oubliez pas que les nouveaux comptes sont déjà livrés avec un projet appelé Département Commercial comme point de départ.

2. Créer et attribuer des tâches

Une fois le projet créé, l'étape suivante consiste à ajouter les tâches.

1. Dans le projet, dans la colonne appropriée (généralement "À faire"), cliquez pour ajouter une nouvelle tâche.
2. Remplissez les détails de la tâche :
   • Titre : Un nom court et direct pour l'activité (ex : "Préparer une présentation de ventes").
   • Description : Détails supplémentaires, liens ou instructions sur ce qui doit être fait.
   • Priorité : Définissez l'urgence de la tâche.
   • Date de livraison : Établissez une date limite pour la finalisation.
   • Responsable : Attribuez la tâche à un membre de l'équipe.

3. Suivre la progression

Le suivi est visuel. Au fur et à mesure que le travail progresse, le responsable de la tâche doit la déplacer entre les colonnes. Par exemple, en commençant à travailler sur une activité, la carte de la tâche est glissée de la colonne "À faire" vers "En cours".

Ce mouvement offre une vue en temps réel du statut de tous les livrables du projet, permettant aux gestionnaires d'identifier les goulots d'étranglement et de suivre la productivité de l'équipe sans avoir à interroger chaque personne individuellement.

À qui s'adresse le module Projets ?

Cet outil est idéal pour toute équipe ayant besoin d'organisation et de visibilité sur ses livrables, qu'ils soient internes ou destinés aux clients. Quelques exemples :

• Agences de Marketing : Pour gérer les campagnes, la création de contenu et les livrables pour plusieurs clients.
• Équipes de Vente : Pour organiser le processus d'intégration de nouveaux clients ou des activités de prospection complexes.
• Équipes de Développement : Pour organiser les sprints et le développement de nouvelles fonctionnalités.
• Départements Administratifs : Pour contrôler les processus internes, tels que les recrutements ou la planification d'événements.

Le principal avantage est de maintenir la gestion des tâches sur la même plateforme où se déroulent les conversations avec les clients et la gestion des ventes (CRM), unifiant ainsi l'opération.

Foire aux questions

Je ne trouve pas le module "Projets" dans mon menu. Que faire ?

Le module Projets peut ne pas être actif pour votre entreprise ou votre profil utilisateur peut ne pas avoir la permission d'y accéder. Vérifiez auprès de l'administrateur de votre compte Papo Global afin qu'il révise vos permissions dans Paramètres → Agents.

Puis-je personnaliser les colonnes d'un projet ?

Oui. Les colonnes par défaut ("À faire", "En cours", "Terminé") ne sont qu'un point de départ. Vous pouvez les renommer, les réorganiser ou ajouter de nouvelles colonnes pour refléter exactement le flux de travail de votre équipe.

Comment voir toutes les tâches dont je suis responsable ?

La plateforme offre une vue consolidée qui liste les tâches les plus importantes qui vous sont attribuées dans tous les projets auxquels vous participez. Cela facilite la priorisation de votre journée de travail sans avoir à ouvrir chaque projet individuellement.

Est-il possible de définir des délais pour les tâches ?

Oui. Lors de la création ou de la modification d'une tâche, vous pouvez définir une date de livraison (due date). Cela aide l'équipe à s'organiser et garantit que les délais importants ne sont pas manqués.

Puis-je créer un projet pour chaque client ?

Oui, c'est une excellente façon d'utiliser le module. Vous pouvez créer un projet distinct pour chaque client, facilitant ainsi l'organisation des livrables, le suivi de la progression et la gestion de plusieurs comptes simultanément.

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