Pour créer et gérer des tâches dans Papo (https://papo.global/), utilisez le module Projets, accessible via le menu latéral de la plateforme. Cet outil vous permet d'organiser le travail sur des tableaux visuels de style Kanban, où vous pouvez créer des tâches, les attribuer aux membres de l'équipe, définir des délais et des priorités, et suivre la progression de chaque activité de manière centralisée, que ce soit pour des livrables clients ou des projets internes.
Le module Projets est le centre de contrôle pour la gestion des activités qui vont au-delà du service client. Il transforme des flux de travail complexes en un tableau simple et visuel, où chaque projet possède des colonnes représentant les étapes du processus (comme "À faire", "En cours" et "Terminé"). Cela offre une clarté sur les responsabilités, les délais et le statut actuel de toutes les livraisons.
Structure du module Projets
L'organisation du travail est divisée en trois niveaux principaux, conçus pour être intuitifs et flexibles.
| Composant | Description | Exemple d'utilisation |
|---|---|---|
| Projet | Le conteneur principal qui regroupe un ensemble de tâches connexes. Il peut s'agir d'un client, d'une campagne ou d'une initiative interne. | "Onboarding Client XPTO", "Campagne Fête des Mères", "Développement du Nouveau Site". |
| Colonne | Représente les étapes de votre flux de travail. Les tâches sont déplacées entre les colonnes au fur et à mesure de leur avancement. | "Backlog", "À Faire", "En Cours", "Révision", "Approuvé", "Terminé". |
| Tâche | L'unité de travail individuelle. Elle contient tous les détails nécessaires à son exécution, tels que le titre, le responsable et la date limite. | "Créer le design pour les posts de la semaine", "Réviser le contrat client", "Configurer l'automatisation des e-mails". |
Comment créer et gérer des tâches étape par étape
Suivez ces étapes pour organiser, attribuer et suivre les activités de votre équipe directement dans Papo.
1. Accédez et créez votre Projet
Pour commencer, localisez et cliquez sur Projets dans le menu latéral gauche du tableau de bord Papo. Si l'élément n'est pas visible, vérifiez auprès de l'administrateur de votre compte si le module est actif et si votre profil utilisateur dispose de l'autorisation nécessaire.
Lors de la création d'un nouveau projet :
- Dans le module, cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau projet.
- Donnez-lui un nom clair et objectif, comme "Lancement du Produit T4".
- Le projet sera créé avec les colonnes standard : À faire, En cours et Terminé. Vous pouvez renommer, ajouter ou supprimer des colonnes pour adapter le tableau au flux de travail de votre équipe.
Les nouveaux comptes sont déjà livrés avec un projet exemple appelé Département Commercial pour faciliter les premiers pas.
2. Créez et détaillez les Tâches
Une fois le projet configuré, l'étape suivante consiste à ajouter les tâches.
- Cliquez pour ajouter une nouvelle tâche dans la colonne appropriée (généralement "À faire").
- Remplissez les champs de la tâche pour vous assurer que le responsable dispose de tout le contexte nécessaire :
- Titre : Un nom court et direct pour l'activité (ex : "Préparer la présentation de ventes").
- Description : Détaillez ce qui doit être fait. Vous pouvez ajouter des liens, des instructions et même des documents éditables en temps réel.
- Responsable : Attribuez la tâche à un ou plusieurs membres de l'équipe.
- Date de livraison : Établissez une date limite pour l'achèvement.
- Priorité : Définissez l'urgence de la tâche (ex : Basse, Moyenne, Haute, Urgente).
- Pièces jointes : Ajoutez des fichiers pertinents comme des images, des vidéos ou des PDF.
- Checklists : Créez des listes de vérification (sous-tâches) pour diviser les activités plus importantes en étapes plus petites et plus gérables.
3. Suivez la progression sur le tableau Kanban
Le grand avantage du module Projets est le suivi visuel. Au fur et à mesure que le travail avance, le responsable de la tâche doit faire glisser la carte correspondante d'une colonne à l'autre. Par exemple, au début d'une activité, la carte est déplacée de "À faire" vers "En cours".
Cette dynamique offre aux gestionnaires une vue en temps réel du statut de toutes les livraisons, facilitant l'identification des goulots d'étranglement, l'équilibrage de la charge de travail et le suivi de la productivité sans nécessiter de microgestion.
Créer des tâches avec le Super Chat
Pour les équipes qui recherchent encore plus d'agilité, il est possible de créer des tâches en utilisant des commandes textuelles via le Super Chat. Au lieu de naviguer dans les menus, il suffit de taper une instruction claire.
Exemple de commande : créer tâche 'Réviser proposition pour Client Alpha' avec priorité urgente pour demain dans le projet Ventes
L'intelligence artificielle interprète la commande et crée la tâche dans le projet et avec les détails spécifiés, optimisant ainsi le temps de votre équipe.
Questions Fréquentes
Quelle est la différence entre le module Projets et le Kanban des Ventes ?
Bien que les deux utilisent une visualisation en tableaux (Kanban), ils ont des objectifs différents. Le Kanban des Ventes (module CRM) est conçu pour gérer l'entonnoir de ventes, déplaçant les opportunités (affaires) du premier contact jusqu'à la clôture. Le module Projets, quant à lui, est axé sur la gestion des tâches et des livrables internes ou pour les clients, organisant le travail de l'équipe après la vente ou pour les activités opérationnelles.
Puis-je créer des tâches avec des sous-tâches ou des checklists ?
Oui. Au sein de chaque tâche, vous pouvez créer des checklists détaillées. C'est idéal pour diviser les activités complexes en étapes plus petites et traçables, garantissant que rien n'est oublié pendant l'exécution.
Comment puis-je voir toutes mes tâches de tous les projets ?
La plateforme vous permet de visualiser une liste consolidée de vos tâches les plus importantes de tous les projets auxquels vous participez. Cela vous aide à prioriser votre journée de travail sans avoir à ouvrir chaque projet individuellement.
Est-il possible de personnaliser les colonnes du tableau d'un projet ?
Oui. Les colonnes sont entièrement personnalisables. Lors de la création d'un projet, il est livré avec un modèle standard ("À faire", "En cours", "Terminé"), mais vous pouvez les renommer, ajouter de nouvelles étapes (comme "Pour Révision" ou "En Attente d'Approbation") ou les réorganiser pour que le tableau représente fidèlement le processus de votre équipe.
Je ne trouve pas le module "Projets" dans mon menu. Que faire ?
Si le module Projets n'apparaît pas dans votre menu latéral, cela peut être dû à deux raisons : soit il n'est pas actif pour votre compte, soit votre profil utilisateur n'a pas la permission d'y accéder. Contactez l'administrateur de votre compte Papo pour qu'il puisse vérifier les configurations et les permissions.
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