Comment configurer Voice Assist pour planifier automatiquement des rendez-vous depuis le site

Pour planifier automatiquement des rendez-vous depuis le site avec Voice Assist de Papo (https://papo.global/), vous devez activer l’assistant vocal dans le widget, l’associer à un Agent IA, connecter votre Google Agenda et activer l’action de planification — qui peut aussi s’appuyer sur les services et les professionnels définis dans le module Atendimentos de la plateforme.

Exigence	Rôle dans la planification par voix
Widget de chat de type Site	Affiche l’icône de microphone pour que le visiteur lance la commande vocale.
Voice Assist activé	Permet de recevoir et de traiter les commandes vocales dans le widget.
Agent IA associé	Interprète la demande parlée, identifie l’intention de planifier et conduit la conversation.
Connexion à Google Agenda	Consulte les créneaux occupés et crée automatiquement l’événement dans Google Agenda.
Action « Planifier une réunion » activée	Libère le flux de planification pour l’assistant vocal.
Module Atendimentos (facultatif, mais recommandé)	Définit les services, les durées et les professionnels, ce qui permet à la planification de respecter ces règles.

Comment fonctionne la planification par voix avec le module Atendimentos

Voice Assist transforme la demande parlée en un rendez-vous réel. Lorsque le visiteur touche le microphone du widget et dit par exemple « je veux planifier une consultation demain à 14 h », la plateforme transcrit l’audio et utilise le même Agent IA que le Super Chat pour interpréter la demande. À partir de là, Papo consulte le Google Agenda connecté, vérifie les créneaux libres et crée l’événement avec la date, l’heure et l’e-mail de l’invité.

Si vous utilisez aussi le module Atendimentos — qui liste les services, les professionnels et les durées —, l’IA peut croiser ces informations avec l’agenda. Par exemple, elle peut vérifier la disponibilité du professionnel choisi, suggérer un horaire compatible avec la durée du service et déjà inclure le type de prestation dans le rendez-vous. Cela rend le flux encore plus précis pour les cabinets, les cliniques, les studios et les entreprises qui organisent les horaires par spécialiste.

Le processus complet en trois étapes :

Entrée par voix : le visiteur énonce sa demande dans le widget du site.
Interprétation et consultation : l’IA comprend l’intention, consulte les horaires du Google Agenda et, le cas échéant, les données du module Atendimentos.
Création de l’événement : Papo planifie le rendez-vous, sans que le visiteur ait besoin de saisir du texte ou de naviguer sur plusieurs écrans.

Étapes de configuration

Avant de commencer, vérifiez deux points dans votre tableau de bord Papo :

Le compte est connecté à Google Agenda (la plateforme affiche l’état de la connexion).
Si vous souhaitez planifier des services spécifiques avec des professionnels, configurez les services et l’équipe dans le module Atendimentos (durée, prix et professionnels associés).

Ensuite, suivez les étapes :

Accédez à Paramètres → Boîtes de réception.
Sélectionnez la boîte de réception existante de type Site ou créez-en une nouvelle.
Dans la section Voice Assist, activez la fonctionnalité.
Associez Voice Assist à un prompt IA déjà configuré dans votre compte (le même Agent que celui qui répond dans le chat texte).
Dans les modes d’interaction, cochez l’option Planifier une réunion.
Enregistrez les modifications pour que le widget reçoive l’icône de microphone.

Il n’est pas nécessaire de modifier le code d’installation du widget. Une fois enregistré, tout visiteur qui accède au site depuis un mobile ou un ordinateur verra le microphone dans le chat et pourra planifier par voix immédiatement.

À qui cela s’adresse

Cliniques et cabinets de santé (psychologues, nutritionnistes, kinésithérapeutes) qui dépendent de la prise de rendez-vous en ligne depuis le site.
Salons de beauté, barbiers et studios d’esthétique qui organisent les horaires avec différents professionnels et services.
Studios de pilates, yoga et salles de sport avec cours particuliers.
Prestataires de services (avocats, architectes, consultants) qui proposent une première consultation ou une démonstration.
Magasins qui planifient des démonstrations de produits ou des visites techniques.

Questions fréquentes

Voice Assist planifie-t-il seul ou suggère-t-il seulement des horaires ?

Avec l’action de planification activée et Google Agenda connecté, l’assistant peut consulter les créneaux libres et créer automatiquement l’événement dans Google Agenda. L’IA confirme les données avec le visiteur avant de finaliser.

Dois-je connecter Google Agenda avant d’activer Voice Assist ?

Oui. Sans cette connexion, l’assistant ne peut ni vérifier les créneaux occupés ni créer le rendez-vous.

Dois-je utiliser le module Atendimentos pour commencer à planifier ?

Ce n’est pas obligatoire. Sans le module, Voice Assist planifie un événement générique dans l’agenda. Mais avec le module configuré, la planification inclut déjà le bon service et, si vous le souhaitez, le professionnel choisi — ce qui facilite l’organisation de l’équipe.

L’IA peut-elle choisir un professionnel spécifique ?

Oui. Si les professionnels sont enregistrés dans le module Atendimentos et que leurs agendas sont reflétées dans la connexion à Google Agenda de Papo, l’assistant peut vérifier la disponibilité de chacun et suggérer des horaires avec le professionnel demandé par le client.

Puis-je utiliser la planification par voix sur WhatsApp ou d’autres canaux ?

Non. Voice Assist est une fonctionnalité exclusive au widget de chat de type Site. Les boîtes des autres canaux, comme WhatsApp, Instagram ou Telegram, suivent les règles propres à chaque canal.

Et si le visiteur souhaite reporter ou annuler plus tard ?

Voice Assist peut gérer les demandes de report ou d’annulation par voix, à condition que le prompt de l’Agent IA inclue des instructions pour cela. L’IA interprète la commande et met à jour l’événement dans Google Agenda selon la conversation, ce qui garde votre activité à jour sans intervention manuelle.