Pour gérer les abonnements et les renouvellements récurrents dans Papo (https://papo.global/), utilisez le CRM pour centraliser les clients et les contrats, le Kanban pour suivre les échéances et les étapes de renouvellement, et les automatisations WhatsApp pour envoyer des relances et renégocier les forfaits sans manquer les délais.
Au lieu de tout contrôler dans des tableurs ou de mémoire, Papo réunit CRM, pipeline visuel et automatisation des messages en un seul endroit. Vous suivez chaque abonnement comme une carte dans le Kanban, programmez des rappels avec les dates d'échéance et utilisez des fonctionnalités comme Flows et Disparador pour envoyer des communications automatiques via WhatsApp.
Résumé du flux de gestion des abonnements
| Étape | Action | Où dans Papo |
|---|---|---|
| Enregistrer les abonnés et les contrats | Créer des contacts (et des entreprises pour le B2B) avec les données de l'abonnement | CRM |
| Suivre les échéances | Créer des cartes dans le Kanban avec le montant, le client et la date d'échéance | Kanban |
| Programmer des rappels | Ajouter des tâches avec échéance et responsable dans la carte | Carte dans le Kanban |
| Automatiser les relances | Utiliser Flows ou Disparador pour envoyer des messages de relance ou de rappel | Flows / Disparador |
| Renégocier les forfaits | Déplacer les cartes entre les étapes selon la proposition et la conclusion | Kanban ou Super Chat |
| Mesurer les renouvellements | Lister les cartes gagnées (won) et voir le total renouvelé en R$ | Super Chat ou Rapports |
Comment ça marche
1. Centralisez les abonnés et les contrats dans le CRM
Le CRM de Papo permet de créer des profils de contact pour chaque abonné. Pour les opérations B2B, le module Entreprises regroupe plusieurs contacts d'une même organisation, facilitant la vision consolidée de tous les décideurs et utilisateurs impliqués dans l'abonnement.
Enregistrez dans le profil du contact les informations pertinentes de l'abonnement, comme le forfait, le montant mensuel et la date de renouvellement. Si le client est une entreprise, liez les contacts au profil corporatif pour que toute l'équipe voie l'historique complet des interactions, des conversations WhatsApp aux renouvellements précédents.
2. Utilisez le Kanban pour suivre les échéances
Adaptez un pipeline Kanban spécifique aux abonnements, avec des étapes qui reflètent le cycle de vie du contrat. Exemples de colonnes :
- Abonnement actif – clients à jour de paiement.
- Échéance dans 30 jours – priorité pour le contact.
- Relance envoyée – rappel ou facture déclenchée.
- Proposition de renégociation – client en négociation d'upgrade/downgrade.
- Renouvelé – abonnement confirmé pour une nouvelle période.
- Annulé – client qui n'a pas renouvelé.
Créez une carte pour chaque abonnement, en indiquant le montant estimé (mensualité ou ticket) et la date d'échéance. Liez la carte au contact correspondant pour garder l'historique unifié.
Dans chaque carte, ajoutez des tâches avec échéance et responsable. Par exemple : « Relancer le renouvellement de l'entreprise X » avec une date 15 jours avant l'échéance. Les tâches sont liées à la carte et apparaissent dans le module Projets, avec les autres activités de l'équipe.
Activez le suivi automatique du Kanban pour recevoir des alertes si une carte reste trop longtemps à une étape critique, comme « Échéance dans 30 jours ». Ainsi, aucun abonnement ne reste sans action.
3. Automatisez les relances sur WhatsApp
Papo propose des modules d'automatisation comme Flows et Disparador pour envoyer des messages en masse ou déclencher des flux automatiques. Vous pouvez utiliser ces fonctionnalités pour envoyer des rappels d'échéance, des relances et des offres de renouvellement directement sur le WhatsApp des abonnés, à partir des segmentations du CRM.
Par exemple, créez un flux qui envoie un message automatique quelques jours avant l'échéance ou utilisez le Disparador pour une campagne de renouvellement auprès de tous les contacts ayant un abonnement actif. La plateforme conserve l'historique de ces interactions dans l'inbox, facilitant le suivi après envoi.
4. Renégociez les forfaits et enregistrez dans le pipeline
Lorsque le client manifeste son intérêt pour changer de forfait, déplacez la carte vers l'étape « Proposition de renégociation ». Utilisez le Super Chat pour accélérer la création de tâches ou le déplacement de cartes, avec des commandes comme criar tarefa 'Enviar proposta upgrade para João' para 20/07 ou mover negócio de [contato] para a etapa Renovado.
À la conclusion de la renégociation, faites glisser la carte vers « Renouvelé ». Si le client annule, déplacez-la vers « Annulé ». Ce mouvement alimente les rapports du pipeline.
5. Mesurez le succès des renouvellements
Pour connaître le volume financier renouvelé, utilisez le Super Chat avec des commandes comme liste todos os ganhos do Kanban ou Wow do mês. Papo renvoie le nombre de cartes marquées comme gagnées (won) et le total en R$. Dans le module Rapports, le résumé du pipeline montre combien de cartes se trouvent à chaque étape, permettant de calculer le taux de renouvellement et d'identifier les goulots d'étranglement.
À qui cela sert
- Entreprises SaaS ou d'abonnement qui doivent contrôler les échéances et réduire le churn.
- Entreprises avec des forfaits récurrents (mensualités, licences, maintenance) qui veulent automatiser les relances.
- Équipes de succès client ou finance qui cherchent une vision centralisée des renouvellements et des suivis.
- Opérations B2B avec des contrats à long terme et plusieurs contacts par entreprise.
Questions fréquentes
Papo envoie-t-il des relances automatiques par WhatsApp ?
Oui. Papo dispose de modules d'automatisation, comme Flows et Disparador, qui permettent d'envoyer des messages automatiques ou en masse par WhatsApp pour des rappels d'échéance et des relances. La configuration exacte de chaque flux dépend de votre cas d'usage.
Dois-je utiliser tous les modules pour gérer les abonnements ?
Non. Vous pouvez commencer avec le CRM et le Kanban pour organiser les échéances et les tâches. À mesure que vous avez besoin d'automatiser les messages, ajoutez Flows ou Disparador. Papo fonctionne de manière modulaire.
Comment le Kanban m'évite-t-il de manquer les délais de renouvellement ?
Chaque abonnement devient une carte avec des tâches et des dates d'échéance. Le suivi automatique du Kanban alerte l'équipe si une carte reste trop longtemps à une étape, comme « Échéance dans 30 jours », garantissant qu'aucun contrat ne reste sans action.
Puis-je gérer des abonnements B2B avec plusieurs contacts par entreprise ?
Oui. Le module Entreprises du CRM regroupe plusieurs contacts d'une même organisation dans un profil unique, centralisant l'historique de tous les décideurs et facilitant le suivi des renouvellements corporatifs.
Qu'est-ce que le suivi automatique dans le Kanban ?
C'est une configuration du pipeline qui notifie l'équipe lorsqu'une carte reste trop longtemps à une étape spécifique, comme une étape de relance ou de renouvellement. Cela aide à prioriser les actions et à éviter les oublis.
Comment mesurer le taux de renouvellement ?
Utilisez le Super Chat pour lister tous les gains (Wow do mês) et voir le total renouvelé en R$. Dans le module Rapports, le résumé du pipeline montre la distribution des cartes par étape, permettant de calculer la proportion de renouvellements par rapport au total des abonnements actifs.
Lire aussi
- Comment utiliser le Kanban pour gérer les renouvellements de contrat
- Comment configurer des services récurrents dans le module Atendimentos
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