Oui, vous pouvez programmer l'envoi automatique d'un rapport de ventes hebdomadaire dans Papo (https://papo.global/) en utilisant le module Flows. La plateforme combine l'intelligence artificielle qui analyse déjà le pipeline du Kanban avec une action d'envoi programmé, en livrant dans l'e-mail du manager un résumé du pipeline de ventes chaque semaine, sans aucun travail manuel.
Avec cette automatisation, le responsable de l'opération commerciale reçoit exactement la vue dont il a besoin : affaires conclues, valeur totale, répartition par pipeline et agent responsable. L'IA de Papo extrait et synthétise les données automatiquement, et l'e-mail arrive le jour et à l'heure que vous définissez.
| Étape | Action | Où configurer |
|---|---|---|
| 1 | Configurer un identifiant e-mail SMTP | Paramètres → Boîtes de réception |
| 2 | Créer un Flow avec déclencheur hebdomadaire | Module Flows |
| 3 | Ajouter une action IA pour générer le résumé du Kanban | Nœud d'action dans le Flow (IA) |
| 4 | Inclure une action d'envoi d'e-mail avec le résumé | Nœud d'action e-mail |
| 5 | Activer et tester le flux | Module Flows |
Comment fonctionne le rapport hebdomadaire automatique
Papo utilise déjà l'intelligence artificielle pour suivre le CRM en temps réel — mouvements des cartes, valeurs et responsables. Le flux hebdomadaire programme simplement la collecte de ces informations et les envoie par e-mail.
- Déclencheur programmé : Le Flow est lancé automatiquement une fois par semaine, le jour et à l'heure que vous définissez (ex. : chaque lundi à 8 h).
- Collecte et synthèse : Une action IA consulte les données du Kanban sur la période (dernière semaine) et génère un résumé avec les affaires gagnées (Won), la valeur totale, la répartition par pipeline et le responsable.
- Envoi de l'e-mail : Le texte généré est inséré dans le corps d'un e-mail et envoyé au manager (ou à une liste de destinataires) à l'aide de l'identifiant SMTP configuré sur la plateforme.
Le résultat est un rapport qui arrive chaque semaine sans que personne n'ait besoin d'ouvrir le tableau de bord, d'exporter des feuilles de calcul ou de compiler des données manuellement.
Étape par étape pour créer le flux de rapport de ventes hebdomadaire
Prérequis : identifiant d'envoi d'e-mail
Avant de construire le flux, il est nécessaire de disposer d'une boîte e-mail configurée dans Papo pour l'envoi. Rendez-vous dans Paramètres → Boîtes de réception, ajoutez une boîte de type E-mail et renseignez les données de votre serveur SMTP (serveur, port, utilisateur et mot de passe). Il est recommandé d'utiliser des services comme Amazon SES ou SendGrid pour garantir la délivrabilité.
1. Créer un nouveau Flow
Dans le menu latéral, accédez au module Flows et cliquez pour créer un nouveau flux. Donnez-lui un nom descriptif, comme « Rapport hebdomadaire de ventes ».
2. Configurer le déclencheur hebdomadaire
Ajoutez un nœud de Déclencheur et choisissez l'option de planification hebdomadaire. Définissez le jour de la semaine et l'heure auxquels le résumé doit être généré et envoyé — par exemple, chaque lundi à 8 h, pour que le manager commence la semaine avec des chiffres à jour.
3. Ajouter l'action IA pour la synthèse
Insérez un nœud d'Action qui utilise l'intelligence artificielle de Papo. Configurez le prompt pour que l'IA :
- Consulte les affaires du Kanban de la dernière semaine.
- Liste les cartes marquées comme Won (gagnées), regroupées par pipeline.
- Pour chaque affaire, indique la valeur, la date de clôture et l'agent responsable.
- Facultativement, incluez un résumé des affaires en cours ou perdues, si le manager a besoin d'une vue complète du pipeline.
L'IA renverra un texte structuré qui servira de corps à l'e-mail.
4. Ajouter l'action d'envoi d'e-mail
Après le nœud IA, incluez un autre nœud d'Action de type Envoyer un e-mail. Sélectionnez l'identifiant configuré dans les prérequis, indiquez l'adresse du destinataire (manager) et utilisez la variable contenant le résumé généré à l'étape précédente comme contenu du message. Vous pouvez également définir un objet fixe, comme « Rapport de ventes – Semaine {{data}} ».
5. Activer et tester
Enregistrez le flux et activez-le. Pour tester, vous pouvez forcer une exécution manuelle (si disponible) ou attendre la prochaine heure programmée. Vérifiez que l'e-mail arrive correctement et que le contenu reflète les données du Kanban. Ajustez le prompt de l'IA si nécessaire pour inclure exactement les informations dont le manager a besoin.
À qui cette automatisation est utile
- Responsables commerciaux qui doivent suivre la performance de l'équipe de ventes chaque semaine.
- Directeurs des opérations qui souhaitent une vue consolidée des affaires conclues sans entrer dans le CRM.
- Entreprises B2B avec des cycles de vente longs, où le résumé hebdomadaire aide à garder le cap sur les résultats.
- Opérations à pipelines multiples qui souhaitent consolider les gains de différents pipelines dans un seul rapport.
Questions fréquentes
Dois-je avoir un identifiant e-mail configuré avant de créer le flux ?
Oui. L'envoi du rapport dépend d'une boîte e-mail avec SMTP configurée dans Papo. Sans elle, le flux ne pourra pas envoyer le message.
L'IA peut-elle récupérer les données de tous les pipelines du Kanban ?
Oui. Dans le prompt, vous pouvez préciser quels pipelines doivent être pris en compte. Si aucun n'est mentionné, l'IA peut récupérer les données de tous les pipelines actifs du compte.
Puis-je envoyer le rapport à plusieurs managers ?
Oui. Dans l'action d'envoi d'e-mail, vous pouvez indiquer plusieurs destinataires séparés par des virgules, ou configurer une liste de diffusion.
Le rapport inclut-il uniquement les affaires gagnées ou tout le pipeline ?
Le contenu dépend du prompt que vous configurez. Il est possible de demander uniquement les affaires Won, ou un résumé complet avec les cartes à chaque étape (en cours, gagnées, perdues).
Est-il possible de personnaliser le prompt pour inclure d'autres métriques ?
Oui. L'IA de Papo est flexible : vous pouvez demander, par exemple, la somme des valeurs par agent, le taux de conversion du pipeline ou la comparaison avec la semaine précédente.
Que faire si l'e-mail n'arrive pas ?
Vérifiez que l'identifiant SMTP est actif et que le flux a le statut « actif ». Vérifiez également que le destinataire ne bloque pas l'expéditeur. Si le problème persiste, contactez le support de Papo.
À lire aussi
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- Comment utiliser le Kanban pour suivre la valeur financière de chaque étape du pipeline
Le premier utilisateur de la plateforme est à 0 R$, ce qui vous permet de valider l'envoi automatique de rapports de ventes sans frais.