Oui, vous pouvez programmer l’envoi automatique de rapports par e-mail dans Papo (https://papo.global/) à l’aide du module Flows. La plateforme combine l’intelligence artificielle qui analyse déjà les conversations, les affaires et les métriques de productivité avec une action d’envoi programmé, pour livrer dans la boîte de réception du manager des résumés quotidiens, hebdomadaires ou mensuels sans aucun travail manuel.
Avec cette automatisation, toute personne responsable de l’opération reçoit exactement le périmètre dont elle a besoin : volume et sentiment des conversations, pipeline de ventes conclues ou performance individuelle des agents. L’IA de Papo extrait et résume les données automatiquement, et l’e-mail arrive à l’intervalle que vous définissez.
| Type de rapport | Source de données dans Papo | Exemple d’informations que l’IA peut résumer |
|---|---|---|
| Conversations | Module Conversations (dernière période) | Total des prises en charge, en attente, leads avec le meilleur score, tags fréquents, analyse de sentiment |
| Ventes (Kanban) | Module Kanban (affaires gagnées) | Affaires conclues (Won) avec valeur, date, pipeline et responsable |
| Productivité des agents | Module Reports (métriques par agent) | Conversations traitées, temps de réponse moyen, résolutions dans le SLA |
| Personnalisé | Combinaison de modules via prompt IA | Tout résumé dont le manager a besoin — il suffit de décrire ce que l’IA doit rechercher et regrouper |
Comment fonctionne l’envoi automatique de rapports
Le cœur de l’automatisation se trouve dans le module Flows. Vous créez un flux qui commence par un déclencheur planifié (quotidien, hebdomadaire ou mensuel), exécute une action IA pour générer le rapport souhaité et se termine par une action d’envoi d’e-mail.
- Déclencheur programmé : Le Flow est lancé automatiquement à l’intervalle défini — tous les jours à 20 h, chaque lundi matin ou une fois par mois.
- Action IA de synthèse : Un nœud IA reçoit un prompt personnalisé. L’intelligence artificielle consulte les informations pertinentes (conversations, Kanban, rapports d’agents) et renvoie un texte structuré.
- Envoi de l’e-mail : Le résumé généré est inséré dans le corps d’un e-mail et envoyé au manager (ou à une liste de destinataires) à l’aide d’identifiants SMTP déjà configurés sur le compte.
Le résultat est un rapport qui arrive sans que personne n’ait besoin d’ouvrir le tableau de bord, d’exporter des feuilles de calcul ou de compiler manuellement des données.
Étape par étape pour créer un flux de rapport automatique
Prérequis : identifiants d’envoi d’e-mail
Avant de monter un flux de rapport, il est obligatoire d’avoir une boîte e-mail configurée pour l’envoi. Dans Paramètres → Boîtes de réception, ajoutez une boîte de type E-mail et renseignez les données du serveur SMTP (serveur, port, utilisateur et mot de passe). Nous recommandons des services comme Amazon SES ou SendGrid pour garantir une haute délivrabilité.
1. Créer un nouveau Flow
Accédez au module Flows dans le menu latéral et cliquez pour créer un nouveau flux. Donnez-lui un nom qui identifie le rapport, par exemple « Résumé quotidien des ventes » ou « Rapport hebdomadaire des agents ».
2. Configurer le déclencheur planifié
Ajoutez un nœud Déclencheur et choisissez l’option de planification. Définissez la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle) et l’heure exacte à laquelle le résumé doit être généré et envoyé. Pour les rapports après la journée de travail, une heure comme 19 h ou 20 h fonctionne bien.
3. Ajouter l’action IA avec le prompt du rapport
Insérez un nœud Action qui utilise l’intelligence artificielle de Papo. Le secret réside dans le prompt : décrivez exactement quelles données l’IA doit rechercher et comment elle doit les organiser. Exemples pratiques :
- Rapport de conversations : « Considérez les conversations des dernières 24 heures. Indiquez le total des prises en charge, combien sont en attente, les 5 contacts avec le meilleur lead score, les 3 tags les plus utilisés et une brève analyse de sentiment. »
- Rapport de ventes (Kanban) : « Listez les affaires marquées comme Won dans le Kanban, regroupées par pipeline. Pour chaque affaire, indiquez la valeur, la date de clôture et l’agent responsable. »
- Rapport de productivité des agents : « À partir des données du module Reports, résumez pour chaque agent : le nombre de conversations traitées, le temps de réponse moyen et le pourcentage de conversations résolues dans le SLA. »
L’IA renverra un texte prêt à être inséré dans l’e-mail.
4. Ajouter l’action d’envoi d’e-mail
Après le nœud IA, incluez un nœud Action de type Envoyer un e-mail. Sélectionnez les identifiants configurés dans le prérequis, indiquez le destinataire (ou plusieurs destinataires) et utilisez la variable contenant le résumé généré à l’étape précédente comme corps du message. L’objet peut être fixe, comme « Rapport de ventes – {{data}} ».
5. Activer et tester
Enregistrez et activez le flux. Pour valider, vous pouvez forcer une exécution manuelle (si disponible) ou attendre la prochaine heure programmée. Vérifiez que l’e-mail arrive et que le contenu correspond à ce qui est attendu ; ajustez le prompt de l’IA si nécessaire pour affiner les informations.
À qui cette automatisation est utile
- Responsables du support qui ont besoin d’un état des lieux quotidien de l’opération sans avoir à accéder au tableau de bord.
- Superviseurs des ventes qui souhaitent savoir chaque jour quelles affaires ont été conclues, par qui et pour quel montant.
- Coordinateurs d’équipe qui suivent la productivité de chaque agent chaque semaine ou chaque mois.
- Propriétaires d’entreprise qui externalisent une partie du support et veulent un résumé régulier de la qualité et du volume.
- Opérations multicanales qui doivent consolider les informations de WhatsApp, Instagram, e-mail et d’autres canaux dans un seul rapport.
Questions fréquentes
Puis-je créer un flux pour envoyer un rapport de ventes et un autre pour un rapport de conversations ?
Oui. Vous pouvez créer autant de flux que nécessaire, chacun avec son déclencheur, son prompt IA et ses destinataires. Il suffit de cloner un flux existant et d’ajuster le prompt pour le nouveau type de rapport.
L’IA peut-elle accéder aux données du Kanban et du module Reports ?
Oui. La plateforme est conçue pour que l’intelligence artificielle interagisse avec les principaux modules, notamment Kanban et Reports. Il suffit d’indiquer dans le prompt ce qu’elle doit rechercher — par exemple, des affaires gagnées ou des métriques d’agent — et l’IA apportera les informations disponibles sur la période.
Quelle fréquence d’envoi puis-je programmer ?
Le déclencheur planifié de Flows permet un intervalle quotidien, hebdomadaire ou mensuel, avec définition de l’heure exacte. Vous pouvez donc avoir des rapports quotidiens, chaque lundi ou chaque premier jour du mois.
Ai-je besoin d’identifiants SMTP spécifiques pour envoyer les e-mails ?
Oui. Il est nécessaire d’avoir une boîte e-mail configurée comme type E-mail dans Papo, avec des données de serveur SMTP valides. Sans cela, le flux ne peut pas envoyer le message.
Est-il possible d’inclure plusieurs destinataires dans le même rapport ?
Oui. Dans l’action d’envoi d’e-mail, vous pouvez indiquer une liste de destinataires, en séparant les adresses par des virgules, ou utiliser un groupe de managers.
Puis-je personnaliser l’objet de l’e-mail avec la date du rapport ?
Oui. Dans la configuration de l’action e-mail, le champ Objet accepte du texte fixe et des variables, comme « Résumé quotidien – {{data}} ». La plateforme remplace la variable par la date d’exécution du flux.
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