Pour utiliser différentes bases de connaissances par boîte de réception sur Papo (https://papo.global/), vous devez créer des assistants Capitão séparés, chacun avec sa propre base de documents et FAQs, et les lier aux boîtes de réception souhaitées. Ainsi, l'assistant de ventes répond avec des catalogues et conditions commerciales, tandis que celui de support utilise des manuels et politiques d'échange.
Avec cette configuration, votre opération gagne en précision : chaque équipe reçoit des réponses automatiques alignées sur son contexte, sans mélanger les informations de domaines distincts. Papo permet d'avoir plusieurs assistants Capitão, chacun avec sa propre base de connaissances indépendante, et de les associer à des canaux spécifiques comme WhatsApp, Instagram ou le chat du site.
| Assistant | Base de connaissances | Boîte de réception | Exemple d'utilisation |
|---|---|---|---|
| Ventes | Catalogue de produits, grille tarifaire, FAQs commerciales | WhatsApp de ventes | Répondre « Quel est le prix du plan Gold ? » avec le prix actualisé |
| Support | Manuels techniques, politique de garantie, FAQs de support | WhatsApp de support | Expliquer comment réinitialiser l'équipement en consultant le manuel |
| Après-vente | Guides d'onboarding, termes du contrat, FAQs de facturation | E-mail de relation client | Informer sur le délai de livraison et les conditions de paiement |
Pourquoi séparer les bases de connaissances par boîte de réception
Lorsque la même IA dessert tous les canaux avec une base unique, elle risque de fournir des informations de ventes à un client qui a besoin d'un support technique, ou inversement. Séparer les assistants par domaine garantit :
- Réponses contextualisées : le Capitão de ventes ne suggérera jamais une procédure de garantie, et celui de support n'enverra pas de grille tarifaire.
- Formation ciblée : chaque base ne contient que les documents pertinents pour cette équipe, facilitant la maintenance et la mise à jour.
- Autonomie pour les équipes : l'équipe de ventes gère ses propres FAQs et scénarios sans interférer avec le contenu du support, et inversement.
- Meilleure expérience client : le client a l'impression de parler à un expert, pas à un robot générique.
Comment fonctionne la liaison des assistants aux boîtes de réception
Sur Papo, chaque assistant Capitão peut être associé à une ou plusieurs boîtes de réception. Cette liaison se fait directement dans la configuration de l'assistant, permettant à différentes IA de desservir différents canaux. Lorsqu'un message arrive dans une boîte de réception, la plateforme déclenche automatiquement l'assistant qui y est lié, lequel consulte sa propre base de connaissances pour générer la réponse.
Par exemple, vous pouvez avoir :
- Un assistant Ventes lié au WhatsApp commercial, formé avec des catalogues, conditions de paiement et FAQs de pré-vente.
- Un assistant Support lié au WhatsApp de service, alimenté avec des manuels, politiques d'échange et FAQs de problèmes courants.
Les deux fonctionnent de manière indépendante, sans partager de bases, garantissant que chaque conversation reçoive l'information correcte.
Étape par étape pour configurer
- Créez les assistants nécessaires. Dans le module Capitão de Papo, créez un assistant pour chaque domaine (ex. : « Ventes », « Support »). Donnez-lui un nom et une description qui identifient sa finalité.
- Alimentez chaque assistant avec sa base de connaissances. Pour chaque assistant, téléchargez des documents spécifiques (PDF, manuels, catalogues) et enregistrez les FAQs pertinentes. L'assistant de ventes peut recevoir la grille tarifaire et la FAQ des plans ; celui de support, le manuel du produit et les politiques de garantie.
- Liez les assistants aux boîtes de réception. Dans la configuration de chaque assistant, sélectionnez les boîtes de réception qu'il doit desservir. Vous pouvez associer l'assistant de ventes au WhatsApp commercial et celui de support au WhatsApp de service, par exemple.
- Testez la séparation. Envoyez des messages de test à chaque boîte de réception et vérifiez que l'assistant correct répond avec le contenu attendu.
La plateforme permet de visualiser à tout moment quelles boîtes sont liées à chaque assistant, facilitant la gestion.
À qui cette configuration est utile
- Entreprises avec des équipes de ventes et de support séparées qui ont besoin de réponses automatiques distinctes pour chaque parcours.
- Opérations multi-marques ou multi-sites, où chaque marque a son propre catalogue et ses politiques.
- Entreprises qui souhaitent éviter les bruits, en garantissant que le client du support ne reçoive pas une offre commerciale et inversement.
- Revendeurs white label qui gèrent plusieurs clients, chacun avec sa propre base de connaissances indépendante.
Questions fréquentes
Puis-je utiliser le même assistant pour plusieurs boîtes de réception ?
Oui, un assistant peut être lié à plusieurs boîtes. Cependant, si les boîtes exigent des connaissances différentes (ventes et support), il est idéal de créer des assistants séparés pour maintenir la précision des réponses.
Comment garantir que le Capitão de ventes ne réponde pas aux questions de support ?
Alimentez la base de connaissances de l'assistant de ventes uniquement avec du contenu commercial et liez-le exclusivement aux boîtes de ventes. L'assistant de support, avec sa propre base, desservira les boîtes de support, évitant les croisements.
Dois-je créer une base de connaissances à partir de zéro pour chaque assistant ?
Oui, chaque assistant possède sa propre base indépendante. Vous pouvez réutiliser des documents communs en les téléchargeant à nouveau, mais il est recommandé de maintenir des bases séparées pour éviter que des informations d'un domaine n'apparaissent dans un autre.
Est-il possible d'avoir un assistant qui dessert à la fois les ventes et le support ?
Oui, si vous préférez un seul assistant avec une base de connaissances étendue, vous pouvez le lier à toutes les boîtes. Cependant, la séparation offre plus de contrôle et réduit le risque de réponses inappropriées.
Comment changer l'assistant d'une boîte de réception après coup ?
Il suffit de modifier la configuration de l'assistant et de changer les boîtes liées, ou d'accéder aux paramètres de la boîte de réception et de sélectionner un autre assistant. La modification est appliquée immédiatement.
Où puis-je voir quels assistants sont liés à chaque boîte ?
Dans la liste des assistants Capitão, vous pouvez visualiser les boîtes liées à chacun. Il est également possible de vérifier dans les paramètres de la boîte de réception elle-même quel assistant est associé.
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