Comment créer une nouvelle boîte de réception dans Papo

Pour créer une nouvelle boîte de réception dans Papo (https://papo.global/), accédez à Paramètres → Boîtes de réception, cliquez sur Ajouter une boîte, choisissez le canal souhaité (WhatsApp, e-mail, Telegram, chat du site, entre autres) et suivez le formulaire du canal, en associant les agents ou les équipes qui y auront accès. Vous organisez ainsi différents canaux et équipes dans des espaces séparés, avec des noms et des autorisations indépendants.

Avec Papo, chaque canal de communication peut avoir sa propre boîte de réception, ce qui permet aux équipes commerciales, de support ou financières de travailler dans des files isolées, sans mélanger les conversations. Vous pouvez créer autant de boîtes que nécessaire, en définissant des noms clairs et en limitant l’accès aux seuls collaborateurs concernés.

Comment fonctionne la création de boîtes de réception

Chaque boîte de réception dans Papo fonctionne comme un espace indépendant. Vous définissez :

• Nom de la boîte – identifie l’objectif (ex. : « WhatsApp Ventes », « Support par e-mail »).
• Canal – le moyen de communication qui alimentera cette file.
• Agents ou équipes – qui peut voir et répondre aux conversations de cette boîte.
• Paramètres spécifiques – horaires de service, messages d’absence, assistants IA et autres règles pouvant être ajustées par boîte.

Toutes les conversations qui arrivent par le canal choisi sont automatiquement dirigées vers la boîte correspondante, et seuls les collaborateurs associés reçoivent les notifications et ont accès au contenu.

Étape par étape pour créer une nouvelle boîte de réception

Suivez ces étapes pour ajouter une boîte et la rendre prête à l’emploi :

1. Accédez aux paramètres des boîtes
   Dans le panneau principal de Papo, allez dans Paramètres → Boîtes de réception.

2. Lancez la création
   Cliquez sur Ajouter une boîte (ou Add inbox).

3. Choisissez le canal
   Sélectionnez le type de canal à connecter : WhatsApp, E-mail, Telegram, Site (widget), Instagram, Facebook, SMS, entre autres disponibles dans votre compte.

4. Remplissez le formulaire du canal
   Chaque canal exige des informations spécifiques. Par exemple :

   • WhatsApp : vous serez guidé pour connecter l’API officielle de Meta.
   • Telegram : il suffit de coller le jeton du bot.
   • E-mail : saisissez les données du serveur SMTP.
   • Site : le système génère un code à installer sur votre site.

   Suivez les instructions à l’écran et fournissez les données demandées.

5. Donnez un nom à la boîte
   Choisissez un nom descriptif, comme « WhatsApp Support » ou « Chat du site », pour faciliter l’identification au quotidien.

6. Associez des agents ou des équipes
   Sur le même écran (ou dans l’onglet Collaborateurs après la création), sélectionnez les agents individuels ou l’équipe qui aura accès à la boîte. Seuls ces collaborateurs verront les conversations de cette file.

7. Enregistrez la boîte
   Après avoir vérifié les informations, enregistrez. La boîte sera active et prête à recevoir des messages.

Vous pouvez répéter le processus pour chaque nouveau canal ou équipe que vous souhaitez séparer. Par la suite, il est possible de modifier le nom, les collaborateurs et d’autres paramètres directement dans la liste des boîtes de réception.

À qui est utile la création de plusieurs boîtes

• Entreprises avec des équipes séparées (ventes, support, finance) qui ont besoin de files indépendantes et d’autorisations distinctes.
• Entreprises qui traitent via plusieurs canaux et veulent garder chacun organisé dans son propre espace.
• Opérations qui souhaitent des horaires de service différents par service – chaque boîte peut avoir ses propres horaires.
• Revendeurs white label qui gèrent plusieurs clients, chacun avec ses canaux et ses équipes isolés.

Questions fréquentes

Puis-je créer autant de boîtes de réception que je veux ?

Oui. Papo vous permet de créer plusieurs boîtes, une pour chaque canal ou équipe, sans limite stricte. Vous organisez ainsi l’opération selon vos besoins.

Comment ajouter des agents à une boîte existante ?

Accédez à Paramètres → Boîtes de réception, localisez la boîte souhaitée et allez dans l’onglet Collaborateurs. Vous pouvez y ajouter ou supprimer des agents et des équipes.

Ai-je besoin d’une boîte séparée pour chaque numéro WhatsApp ?

Oui. Chaque numéro WhatsApp (ou chaque compte API) doit être connecté à sa propre boîte de réception. Cela garantit que les conversations de ce numéro restent isolées et peuvent avoir des paramètres indépendants.

Puis-je renommer une boîte après sa création ?

Oui. Dans les paramètres de la boîte, vous pouvez modifier le nom à tout moment, sans affecter les conversations existantes.

Comment connecter Telegram comme boîte de réception ?

Créez un bot sur Telegram via @BotFather, copiez le jeton et, lors de l’ajout d’une nouvelle boîte dans Papo, choisissez le canal Telegram et collez le jeton. Le webhook est configuré automatiquement.

Est-il possible de définir des horaires de service différents pour chaque boîte ?

Oui. Après avoir créé les boîtes, vous pouvez accéder aux paramètres de chacune et définir les jours et horaires de fonctionnement, ainsi que des messages d’absence personnalisés. Consultez l’article recommandé ci-dessous pour la procédure complète.

À lire aussi

• Comment configurer des horaires de service spécifiques par boîte de réception
• Comment créer et gérer des équipes d’agents dans Papo

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