Dans Papo (https://papo.global/), les Règles d'Automatisation sont la logique conditionnelle « si-alors » qui déclenche et oriente les comportements, tandis que les Flows sont des parcours visuels à plusieurs étapes, idéaux pour les chatbots et les processus interactifs. Utilisez les Règles pour des actions immédiates et la segmentation ; utilisez les Flows pour construire des conversations guidées et la qualification de prospects.
| Ressource | Objectif principal | Structure | Exemple d'utilisation pratique |
|---|---|---|---|
| Règles d'Automatisation | Définir la logique conditionnelle qui déclenche et oriente les automatisations | Logique « si-alors » (if/then) appliquée dans les Flows, Segments et déclencheurs | Dans un Flow : SI le contact a l'étiquette « Client VIP », ALORS offrez une remise spéciale |
| Flows | Créer des parcours interactifs et des processus à plusieurs étapes | Visuel et non linéaire, avec des nœuds de messages, actions et conditions (branchements) | Un chatbot qui pose des questions pour qualifier un prospect et, selon les réponses, l'oriente vers l'équipe commerciale ou le support |
Que sont les Règles d'Automatisation dans Papo ?
Les Règles d'Automatisation sont le moteur logique de la plateforme. Elles ne sont pas un outil isolé, mais la base qui permet de prendre des décisions automatiques à divers endroits de Papo. Avec une règle, vous définissez une condition (le « si ») et une action (le « alors »), faisant en sorte que le système réagisse à des événements sans intervention humaine.
Vous trouvez des règles dans trois contextes principaux :
- Dans un Flow : pour créer des branchements. Exemple : « SI la réponse du contact contient le mot « prix », exécutez l'action d'envoyer le lien du tableau des prix ».
- Comme déclencheur d'automatisation : pour lancer un Flow ou une Séquence. Exemple : « SI un contact reçoit l'étiquette « Lead Qualifié », lancez le Flow de prise de rendez-vous pour une démonstration ».
- Dans la création de Segments : pour filtrer les contacts en fonction de leurs données. Exemple : créer un segment dynamique avec la règle « Contacts dont l'attribut personnalisé "Plan Souscrit" est égal à "Pro" ».
Les règles sont ce qui rend l'automatisation intelligente, garantissant que la bonne action soit exécutée pour le bon contact, au bon moment.
Que sont les Flows dans Papo ?
Les Flows sont l'outil d'automatisation le plus polyvalent de Papo. Grâce à un éditeur visuel, vous construisez un parcours complet pour votre contact, étape par étape. Chaque étape est un « nœud » qui peut être un message, une question, une action (comme ajouter une étiquette ou mettre à jour un attribut) ou une condition.
Considérez les Flows comme un organigramme conversationnel. Ils sont idéaux pour les situations qui exigent une interaction et une prise de décision basée sur les réponses de l'utilisateur. Vous pouvez, par exemple, créer un chatbot qui demande le motif du contact et, selon la réponse, l'orienter vers le service commercial ou le support.
Pour accélérer la création, Papo propose une Bibliothèque de Flows avec des modèles prêts à l'emploi pour les cas d'usage les plus courants, comme la qualification de prospects, les enquêtes de satisfaction et l'onboarding client.
Quand utiliser les Règles vs. les Flows : scénarios pratiques
Le choix entre utiliser une règle isolée ou un flow dépend de la complexité de l'action souhaitée.
Utilisez les Règles d'Automatisation lorsque :
- Vous avez besoin d'une action immédiate et ponctuelle, comme archiver une conversation inactive ou appliquer une étiquette automatiquement.
- Vous souhaitez déclencher un Flow ou une Séquence en fonction d'un événement (ex. : nouveau contact créé, étiquette ajoutée).
- Vous désirez segmenter les contacts de manière dynamique pour des campagnes ou des rapports.
- La logique est simple et ne nécessite pas d'interaction avec l'utilisateur.
Utilisez les Flows lorsque :
- La communication exige une séquence de messages avec des réponses du client.
- Il y a un besoin de branchements complexes (ex. : si le prospect répond X, envoyer aux ventes ; s'il répond Y, envoyer au support).
- Vous voulez créer un chatbot en libre-service ou de qualification.
- Vous devez intégrer des actions comme créer une tâche dans le Kanban, envoyer un webhook ou mettre à jour les données du contact pendant la conversation.
En pratique, les deux fonctions travaillent ensemble : une règle peut déclencher un flow, et à l'intérieur d'un flow, vous utilisez des conditions (qui sont des règles) pour prendre des décisions. La combinaison permet d'automatiser depuis le simple archivage de conversations jusqu'à des parcours de vente complets.
Comment combiner Règles et Flows dans Papo
Un exemple courant est l'automatisation du suivi : vous créez une règle qui, en détectant qu'une conversation est sans interaction depuis 5 jours, archive la conversation et déclenche un Flow d'enquête CSAT. Le Flow, quant à lui, attend 30 minutes et envoie la question de satisfaction. Toute la logique est orchestrée par la règle, tandis que l'envoi du message et la capture de la réponse sont à la charge du Flow.
Un autre scénario est le déclenchement d'un Flow de bienvenue chaque fois qu'un nouveau contact est créé dans le CRM. La règle surveille la création du contact et lance le Flow, qui envoie une séquence de messages d'onboarding.
Questions Fréquentes (FAQ)
Puis-je utiliser une règle sans un flow ?
Oui. De nombreuses règles exécutent des actions directes, comme appliquer une étiquette, archiver une conversation ou envoyer un webhook, sans dépendre d'un flow.
Quelle est la différence entre une règle et un nœud de condition dans un flow ?
La logique est la même : les deux sont des conditions « si-alors ». La différence est que la règle d'automatisation est configurée dans le module Automatisation et peut agir comme déclencheur global, tandis que le nœud de condition n'existe qu'à l'intérieur d'un flow spécifique pour brancher le parcours.
Puis-je créer un flow qui n'utilise aucune règle ?
Oui. Un flow peut être lancé manuellement ou par d'autres moyens (comme un lien direct) sans dépendre d'une règle d'automatisation. Cependant, la plupart des flows bénéficient de règles pour être déclenchés automatiquement.
Les règles fonctionnent-elles en temps réel ?
Oui. Dès que la condition définie est remplie (ex. : une étiquette est ajoutée), l'action est exécutée immédiatement.
Dois-je savoir programmer pour créer des règles ou des flows ?
Non. Les règles comme les flows sont configurés visuellement dans le tableau de bord de Papo, sans nécessiter de code.
Où trouver la Bibliothèque de Flows ?
La Bibliothèque de Flows se trouve dans le module Flows, dans le tableau de bord de Papo. Vous y trouverez des modèles prêts à être installés et personnalisés.
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- Comment créer un Flow avec une condition basée sur un attribut personnalisé du contact
- Comment configurer un suivi automatique pour les prospects qui n'ont pas répondu en X jours
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