Comment utiliser le Chat interne pour les conversations de groupe sur Papo

Le Chat interne de Papo (https://papo.global/) permet de créer des conversations de groupe avec plusieurs agents, en centralisant la communication de l’équipe dans un seul endroit. Ainsi, les équipes commerciales, support et marketing peuvent aligner leurs stratégies, poser des questions et discuter de cas en temps réel, sans avoir à alterner entre des applications externes.

Avec les conversations de groupe, vous gardez le contexte des échanges à portée de main pour toutes les personnes impliquées, vous réduisez les bruits et vous garantissez que les bonnes informations arrivent aux bonnes personnes. Tout cela au sein de la même plateforme où les échanges avec les clients ont lieu.

Fonctionnalité	Description
Création de groupes	Lancez un chat avec plusieurs agents en une seule fois, en définissant un nom et les participants.
Historique permanent	Tous les messages du groupe sont enregistrés et peuvent être consultés à tout moment, y compris par les nouveaux membres ajoutés plus tard.
Séparation des échanges	Les conversations de groupe sont totalement indépendantes des conversations avec les clients, ce qui évite toute confusion entre les canaux.
Centralisation	Communication interne et externe dans le même panneau, sans dépendre de WhatsApp personnel, Telegram ou e-mail.

Comment fonctionnent les conversations de groupe dans le Chat interne

Le Chat interne est un messager instantané intégré au panneau de Papo. Il fonctionne indépendamment des boîtes de réception de support, c’est-à-dire que les messages échangés dans les groupes ne sont jamais visibles par les clients.

Lorsque vous créez un groupe, vous choisissez les agents qui y participeront. Seuls ces membres peuvent voir et envoyer des messages dans cet espace. Cela permet, par exemple, de monter un groupe « Pré-vente » pour que les SDR échangent des informations sur les prospects, ou un groupe « Support technique » pour que le support discute d’incidents en temps réel.

Chaque groupe apparaît dans la liste des conversations internes, et vous pouvez passer rapidement d’un chat d’équipe à un échange avec un client sans perdre le fil.

Étape par étape pour créer une conversation de groupe

1. Assurez-vous que les agents sont enregistrés

Avant de créer un groupe, tous les participants doivent avoir accès à la plateforme. Un administrateur doit :

Accéder à Paramètres (icône d’engrenage).
Aller dans la section Agents.
Cliquer sur « Ajouter un nouvel agent ».
Remplir le nom, l’e-mail et définir le rôle (Agent de support ou Administrateur d’équipes).
Cliquer sur « Ajouter l’agent ». Le collaborateur recevra un e-mail pour créer son mot de passe et accéder à la plateforme.

2. (Facultatif) Organisez les équipes

Créer des équipes facilite la gestion, mais n’est pas obligatoire pour utiliser le chat de groupe. Si vous le souhaitez, allez dans Paramètres > Équipes, créez une équipe et ajoutez les agents. Cela aide au moment de sélectionner les participants du groupe, car vous pouvez filtrer par équipe.

3. Créez le groupe dans le Chat interne

Dans le module Chat interne, lancez une nouvelle conversation de groupe.
Donnez au groupe un nom qui identifie son objectif (ex. : « Ventes SP », « Support N2 », « Campagne Black Friday »).
Sélectionnez les agents qui feront partie du groupe. Seuls ces membres auront accès aux messages.
Envoyez le premier message pour activer le groupe. À partir de là, tous les participants peuvent discuter, partager des liens et consulter l’historique.

4. Utilisez le groupe au quotidien

Le groupe est disponible dans la liste des conversations internes. Vous pouvez envoyer des messages texte, discuter de cas et aligner les actions sans quitter la plateforme. L’historique complet est préservé, ce qui permet aux nouveaux membres de se contextualiser automatiquement lorsqu’ils sont ajoutés.

Qui bénéficie des conversations de groupe

Équipes commerciales qui doivent aligner leurs argumentaires, échanger des retours sur les prospects et suivre les négociations en cours sans exposer les informations à d’autres services.
Équipes de support qui souhaitent un canal rapide pour escalader des questions techniques, partager des solutions et conserver un registre des discussions les plus fréquentes.
Marketing qui veut discuter de campagnes, approuver des créations et partager des briefings dans un environnement privé, avec tout le contexte centralisé.
Opérations avec plusieurs services qui cherchent à éliminer la pagaille des groupes WhatsApp ou des e-mails parallèles, en gardant une communication professionnelle au sein du même outil de support.

Questions fréquentes

Puis-je créer plusieurs groupes en même temps ?

Oui. Il n’y a pas de limite au nombre de groupes que vous pouvez créer. Il est possible d’avoir différents groupes pour chaque équipe, projet ou sujet, tous actifs simultanément.

Comment ajouter un nouveau membre à un groupe existant ?

Il suffit d’accéder au groupe, d’aller dans les options de gestion des participants et de sélectionner l’agent à inclure. Le nouveau membre aura immédiatement accès à l’historique complet de la conversation.

L’historique des conversations de groupe est-il enregistré ?

Oui. Tous les messages échangés dans les groupes sont stockés et peuvent être consultés à tout moment par les participants, y compris par ceux qui rejoignent plus tard.

Les conversations de groupe apparaissent-elles pour les clients ?

Non. Le Chat interne est totalement séparé des conversations avec les clients. Aucun message de groupe n’est visible en dehors de l’équipe.

Quelle est la différence entre une conversation de groupe et un canal privé par équipe ?

En pratique, les deux sont des conversations de groupe dans le Chat interne. La différence réside dans l’organisation : vous pouvez créer un groupe pour une équipe spécifique (comme « Ventes ») et le traiter comme un canal privé de cette équipe, ou créer des groupes temporaires pour des projets ponctuels. La fonctionnalité de création est la même.

Dois-je avoir des équipes configurées pour créer un groupe ?

Non. La création d’équipes est facultative et sert à faciliter la gestion. Vous pouvez sélectionner les agents individuellement au moment de monter le groupe, qu’ils fassent partie ou non d’une équipe.