Sur Papo Global (papo.global), vous ajoutez et gérez tous les membres de votre équipe d'assistance via la section Paramètres > Agents. Un administrateur invite chaque personne en indiquant nom, rôle et e-mail ; l'invité reçoit un lien pour créer son mot de passe et rejoint immédiatement la plateforme. Le même écran permet de modifier les données, réinitialiser le mot de passe, ajuster la disponibilité et supprimer des agents, en gardant le contrôle centralisé de l'opération.
| Étape | Que faire | Détail |
|---|---|---|
| 1. Accéder aux paramètres | Cliquez sur l'icône d'engrenage et allez dans Agents | Le menu n'apparaît que pour les utilisateurs ayant le rôle Administrateur. |
| 2. Démarrer l'inscription | Cliquez sur le bouton Ajouter un agent | Le formulaire s'affichera. |
| 3. Remplir les données | Indiquez Nom de l'agent, Rôle et Adresse e-mail | Le rôle définit ce que la personne peut voir et faire dans le compte. |
| 4. Finaliser | Cliquez sur Ajouter un agent | L'agent recevra un e-mail d'invitation. Jusqu'à acceptation, le statut dans la liste sera Vérification en attente ; ensuite, Vérifié. |
Comment ajouter un agent – étape par étape
- Dans le menu latéral, cliquez sur Paramètres, puis sur l'onglet Agents.
- Cliquez sur Ajouter un agent (en haut à droite).
- Dans le champ Nom de l'agent, saisissez le nom qui apparaîtra pour l'équipe — par exemple, « Ana Maria ».
- Dans Rôle, choisissez l'une des options :
- Agent : traite les conversations des boîtes de réception auxquelles il a accès. Idéal pour la majeure partie de l'équipe.
- Administrateur : accès complet, incluant les paramètres, canaux, agents et facturation. À utiliser uniquement pour les responsables et gestionnaires du compte.
- Rôles personnalisés : ils apparaissent ici si votre compte a déjà créé des profils spécifiques.
- Dans Adresse e-mail, saisissez l'e-mail professionnel du collaborateur.
- Cliquez sur Ajouter un agent. Le message « Agent ajouté avec succès » confirme l'action.
- Le collaborateur recevra une invitation par e-mail. En l'acceptant, il créera un mot de passe et pourra se connecter. D'ici là, la liste affiche Vérification en attente.
- Si l'e-mail possède déjà un compte Papo Global (par exemple, la personne travaille dans une autre entreprise qui utilise la plateforme), elle est ajoutée automatiquement, sans nouvelle invitation, et se connecte avec le mot de passe qu'elle possède déjà.
Gérer les agents existants
Dans la liste des agents, chaque ligne affiche des icônes pour les actions de gestion. Les principales sont :
- Modifier : ouvre l'écran « Modifier l'agent ». Vous pouvez modifier le Nom de l'agent, le Rôle et le champ Disponibilité (options : En ligne, Occupé ou Hors ligne). Après modification, enregistrez en cliquant sur Modifier l'agent. La disponibilité peut aussi être modifiée par l'agent lui-même.
- Réinitialiser le mot de passe : dans l'écran de modification, cette option envoie à l'agent un e-mail avec les instructions pour créer un nouveau mot de passe. Vous ne visualisez ni ne définissez le mot de passe.
- Supprimer : retire l'agent du compte. Les conversations qu'il a traitées ne sont pas supprimées ; seul l'accès est révoqué. Il est nécessaire de confirmer la suppression.
Restrictions importantes :
- Vous ne modifiez ni ne supprimez votre propre utilisateur via cet écran.
- Le dernier administrateur vérifié du compte ne peut pas être supprimé, ce qui garantit que le compte ne reste jamais sans administrateur.
Organiser les agents en équipes et boîtes de réception
Après avoir ajouté les agents, il est temps d'organiser qui traite quoi. Les administrateurs peuvent créer des équipes et y inclure les agents. Ensuite, ils associent ces équipes à des boîtes de réception spécifiques (WhatsApp, Instagram, Telegram, e-mail, chat du site, etc.). Ainsi, chaque groupe ne voit que les conversations dont il est responsable, ce qui évite la confusion et le croisement des traitements.
Combien coûte chaque agent ?
Dans le plan Silver de Papo, le premier utilisateur est gratuit pour toujours. Chaque utilisateur supplémentaire coûte R$ 97/mois. Si le compte atteint la limite souscrite, une alerte apparaîtra lors de la tentative d'ajout d'un nouvel agent, et l'inscription ne sera pas créée. Pour en savoir plus, consultez la page des tarifs sur le site.
Questions fréquentes
Je ne vois pas le menu « Agents » dans Paramètres. Pourquoi ?
L'écran est disponible uniquement pour les utilisateurs ayant le rôle Administrateur. Demandez à un administrateur du compte d'ajouter le nouvel agent ou de modifier votre rôle.
Le message « L'adresse e-mail indiquée est déjà utilisée » est apparu. Que faire ?
Cela signifie que cet e-mail est déjà enregistré dans votre compte. Utilisez la recherche « Rechercher des agents… » pour le retrouver dans la liste.
Puis-je définir la disponibilité de l'agent ?
Oui. L'administrateur peut modifier la disponibilité dans « Modifier l'agent », en choisissant entre En ligne, Occupé ou Hors ligne. L'agent lui-même peut aussi changer sa disponibilité depuis le tableau de bord.
Si je supprime un agent, ses conversations disparaissent-elles ?
Non. Les conversations restent dans le compte. L'agent perd seulement l'accès à la plateforme.
L'agent a reçu l'invitation, mais n'arrive pas à créer son mot de passe. Que faire ?
Demandez à l'agent de vérifier le dossier spam ou courrier indésirable. Confirmez également que l'adresse e-mail saisie est correcte. Si nécessaire, renvoyez l'invitation en accédant à l'option « Réinitialiser le mot de passe » dans l'écran de modification de l'agent.
Combien d'agents puis-je ajouter ?
La limite est celle souscrite dans votre plan. Le premier utilisateur est gratuit, et les suivants sont payants. Si vous dépassez la limite, la plateforme vous avertit et empêche l'inscription.
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