Comment configurer des notifications par e-mail pour les nouveaux leads dans le CRM

Pour recevoir une alerte par e-mail chaque fois qu'un nouveau lead est ajouté au CRM de Papo, vous pouvez configurer un Flow avec le déclencheur « Contact créé » et une action d'envoi d'e-mail. Ainsi, l'équipe commerciale est notifiée instantanément avec les données du lead, sans dépendre de vérifications manuelles.

Avec cette automatisation, chaque lead qui entre dans la base — que ce soit par importation, formulaire ou saisie manuelle — génère un e-mail de notification pour les commerciaux responsables, accélérant le suivi et réduisant le temps de réponse.

Résumé de la configuration

Composant	Rôle dans le flux	Exemple d'utilisation
Flow (Flows/Chatbot)	Séquence visuelle d'actions exécutée pour chaque contact qui répond au déclencheur.	Flow appelé « Alerte de nouveau lead ».
Déclencheur « Contact créé »	Lance le flux automatiquement lorsqu'un nouveau contact est enregistré dans le CRM.	Contact créé via importation, manuellement ou par intégration.
Action d'envoi d'e-mail	Déclenche l'e-mail de notification avec les données du lead.	Message avec nom, téléphone, e-mail et origine du contact.
Variables du contact	Champs dynamiques qui personnalisent le contenu de l'e-mail.	`{{ contact.first_name }}`, `{{ contact.phone }}`, `{{ contact.source }}`.

Comment ça marche : étape par étape

Créez le Flow avec le déclencheur approprié
Dans le panneau de Papo, accédez au module Flows / Chatbot. Lancez un nouveau Flow et donnez-lui un nom comme « Notification de nouveau lead ». Dans l'éditeur, remplacez le déclencheur par défaut par l'événement Contact créé — il est disponible dans la liste des événements du module Flows. Ainsi, le flux sera exécuté chaque fois qu'un nouvel enregistrement de contact est inséré dans le CRM, quelle que soit l'origine.
Configurez l'action d'envoi d'e-mail
Après le déclencheur, cliquez sur « + » et choisissez l'action d'envoi d'e-mail. Sélectionnez la boîte de réception e-mail qui sera utilisée comme expéditeur (vous devez avoir une boîte configurée dans Paramètres → Boîtes de réception). Dans le champ destinataire, saisissez l'adresse e-mail de l'équipe commerciale ou d'un groupe de distribution. Dans l'objet et le corps du message, utilisez les variables du contact pour inclure automatiquement les informations du lead. Exemple de corps :

Nouveau lead reçu :
Nom : {{ contact.first_name }} {{ contact.last_name }}
Téléphone : {{ contact.phone }}
E-mail : {{ contact.email }}
Origine : {{ contact.source }}
Date de création : {{ contact.created_at }}

Vous pouvez également ajouter une salutation ou des instructions pour l'équipe.
Ajustez les conditions (facultatif)
Si vous souhaitez notifier uniquement un groupe spécifique de commerciaux ou des leads d'une origine donnée, insérez une condition avant l'envoi de l'e-mail. Par exemple, vérifiez si le tag du contact est « lead chaud » ou si l'origine est « site ». Ainsi, l'e-mail n'est envoyé qu'aux leads qui répondent au critère.
Activez le Flow
Révisez la séquence, enregistrez et changez le statut du Flow en Actif. À partir de ce moment, tout nouveau contact créé dans le CRM déclenchera automatiquement le flux, envoyant l'e-mail de notification.

À qui s'adresse cette automatisation ?

Équipes commerciales qui ont besoin d'être notifiées en temps réel sur les nouveaux leads, sans dépendre de vérifications manuelles dans le CRM.
Entreprises qui capturent des leads via des formulaires, des landing pages ou l'importation de listes et souhaitent accélérer le premier contact.
Opérations B2B qui travaillent avec de la prospection active et veulent que le commercial reçoive un résumé du lead dès que l'inscription est terminée.
Entreprises qui utilisent Papo comme hub central de contacts et souhaitent automatiser l'alerte de nouveaux enregistrements, quel que soit le canal d'entrée.

Questions fréquentes

Dois-je avoir une boîte e-mail configurée dans Papo pour envoyer les notifications ?

Oui. Il est nécessaire d'avoir au moins une boîte de réception e-mail active sur la plateforme. Vous pouvez la configurer dans Paramètres → Boîtes de réception, en ajoutant un compte e-mail qui sera utilisé comme expéditeur des notifications.

Puis-je envoyer l'e-mail à plusieurs destinataires ?

Oui, vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail dans le champ destinataire, séparées par des virgules, ou utiliser une adresse de groupe de distribution. Il est également possible de créer différentes actions d'e-mail dans le même Flow pour notifier des équipes distinctes en fonction de conditions.

Le Flow fonctionne-t-il pour les contacts importés en masse ?

Oui. Chaque contact inclus via importation déclenche le flux individuellement. Ainsi, une liste entière de leads génère une notification par e-mail pour chaque nouvel enregistrement.

Comment inclure des informations personnalisées du lead dans le corps de l'e-mail ?

Utilisez les variables de contact disponibles dans l'éditeur du Flow. Des champs comme le nom, le téléphone, l'e-mail, l'origine et la date de création peuvent être insérés dynamiquement en utilisant la syntaxe {{ contact.champ }}. La plateforme affiche la liste des variables disponibles lors de l'édition du message.

Est-il possible de personnaliser l'expéditeur de l'e-mail de notification ?

Oui, l'expéditeur sera la boîte de réception e-mail que vous sélectionnez dans l'action d'envoi. Vous pouvez configurer différentes boîtes avec des noms et des adresses distincts, selon les besoins de votre opération.

Que se passe-t-il si l'e-mail de notification n'est pas délivré ?

Papo enregistre le statut d'envoi dans l'historique du contact. En cas d'échec de livraison, vous pouvez vérifier le journal des erreurs dans le module de rapports ou dans le Flow lui-même. Pour plus de détails sur les politiques de renvoi et les limites, consultez la documentation de la plateforme.