Pour configurer des rappels de délai pour les tâches dans Projets sur Papo, vous définissez la date d'échéance lors de la création de la tâche et, comme le module Projets n'envoie pas de notifications automatiques, vous combinez Projets avec les modules Flows ou Synapse pour déclencher des communications basées sur les dates.
Le module Projets de Papo permet d'organiser les livrables sur des tableaux visuels, avec des tâches qui possèdent un titre, une description, une priorité et une date d'échéance. Toutefois, la plateforme elle-même ne dispose pas d'un bouton ni d'un paramètre interne de rappel qui préviendrait automatiquement l'équipe lorsqu'un délai approche. L'alternative recommandée consiste à intégrer les dates des tâches aux modules d'automatisation disponibles, comme Flows ou Synapse, afin de créer des rappels personnalisés par WhatsApp, e-mail ou d'autres canaux connectés.
Résumé des options de rappel
| Approche | Ce qu'elle fait | Où la configurer |
|---|---|---|
| Date d'échéance sur la tâche | Enregistre le délai au format ISO8601, associé à la tâche créée dans le projet | Module Projets |
| Automatisation avec Flows ou Synapse | Déclenche des messages de rappel en fonction de la date de la tâche, à un moment défini (ex. : un jour avant) | Modules Flows ou Synapse |
Comment le module Projets gère les délais
Lorsque vous créez une tâche dans un projet, vous renseignez le titre, la description, le niveau de priorité et la date d'échéance au format ISO8601 (par exemple, 2026-12-31T17:00:00Z). Cette date reste associée à la tâche et peut être utilisée par d'autres modules de la plateforme pour automatiser des communications.
Le module Projets est axé sur l'organisation visuelle du travail : chaque projet reçoit des colonnes par défaut (En attente, En cours et Terminé), et les tâches peuvent être déplacées d'une colonne à l'autre selon leur avancement. Le module n'inclut cependant pas de système natif de notifications ou de rappels de délai. Pour que votre équipe reçoive des alertes, il faut connecter les Projets à l'un des modules d'automatisation de Papo.
Comment configurer les rappels en pratique
La voie recommandée est d'utiliser les modules Flows ou Synapse, qui permettent de créer des flux et des automatisations basés sur des événements et des dates. Dans ce cas de figure, vous pouvez configurer une automatisation qui utilise la date d'échéance d'une tâche comme déclencheur et envoie un message de rappel au responsable ou à un groupe interne, par exemple la veille du délai.
Comme les détails de configuration de ces modules peuvent varier selon le forfait et la version de la plateforme, consultez les guides spécifiques à Flows et Synapse ou le site officiel de Papo pour obtenir la procédure à jour. La documentation actuelle de la plateforme confirme qu'il est possible de combiner Projets avec Flows ou Synapse pour automatiser des rappels basés sur les dates des tâches.
Pour qui il est pertinent de configurer des rappels de délai
- Les équipes marketing qui doivent prévenir l'équipe des délais de campagnes, de création de contenu ou de relectures.
- Les équipes commerciales qui suivent des tâches administratives, comme l'envoi de propositions ou les relances internes, avec une date limite.
- Le support et le CS qui organisent des améliorations, des formations ou des projets qualité avec des livraisons régulières.
- Les managers qui souhaitent éviter les retards sans dépendre de réunions de suivi, en automatisant les alertes pour les responsables.
Questions fréquentes
Le module Projets envoie-t-il des rappels automatiques de délai ?
Non. Le module Projets ne dispose pas de notifications automatiques concernant les délais. Pour automatiser les rappels, vous devez combiner les Projets avec les modules Flows ou Synapse et configurer des communications basées sur les dates des tâches.
Puis-je configurer un rappel à l'intérieur de la tâche elle-même ?
Il n'existe pas de champ ni de bouton de rappel dans la tâche au sein du module Projets. La date d'échéance est enregistrée, mais l'envoi de l'alerte dépend d'une automatisation externe au module, réalisée dans Flows ou Synapse.
Quel format de date dois-je utiliser lors de la création de la tâche ?
La date d'échéance est enregistrée au format ISO8601, une norme internationale qui inclut la date et l'heure. Par exemple : 2026-12-31T17:00:00Z. Ce format permet aux autres modules de lire et de traiter correctement la date.
Est-il possible d'envoyer le rappel par WhatsApp ?
Oui, si vous disposez déjà d'une boîte de réception WhatsApp connectée à Papo, il est possible d'utiliser Flows ou Synapse pour envoyer le message de rappel via ce canal. Le contenu et l'heure d'envoi doivent être définis dans l'automatisation.
Où trouver les étapes exactes pour configurer le rappel ?
Les étapes détaillées de configuration des modules Flows et Synapse ne sont pas incluses dans ce contenu. Nous vous recommandons de consulter la documentation officielle de Papo ou le site pour obtenir le guide le plus à jour.
À lire aussi
- Comment utiliser le module Projets pour organiser les tâches de l'équipe sur Papo
- Comment créer une automatisation qui envoie un message après un délai spécifique
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