Comment ajouter un nouvel agent à votre équipe sur Papo

Sur Papo Global (https://papo.global/), vous ajoutez un nouvel agent à votre équipe via la section Paramètres > Agents. Un administrateur saisit le nom, la fonction et l'e-mail du collaborateur ; l'invité reçoit un lien pour créer son mot de passe et accède immédiatement à la plateforme. Le même écran permet de modifier les données, réinitialiser le mot de passe, ajuster la disponibilité et supprimer des agents, en gardant un contrôle centralisé de l'opération.

Résumé du processus

Étape	Que faire	Détail
1. Accéder aux paramètres	Cliquez sur l'icône d'engrenage et allez dans Agents	Le menu n'apparaît que pour les utilisateurs ayant la fonction Administrateur.
2. Démarrer l'inscription	Cliquez sur le bouton Ajouter un agent	Le formulaire s'affichera.
3. Remplir les données	Indiquez Nom de l'agent, Fonction et Adresse e-mail	La fonction définit ce que la personne peut voir et faire sur le compte.
4. Finaliser	Cliquez sur Ajouter un agent	L'agent recevra un e-mail d'invitation. Jusqu'à acceptation, le statut dans la liste sera Vérification en attente ; ensuite, Vérifié.

Comment ajouter un agent – étape par étape

Dans le menu latéral, cliquez sur Paramètres puis sur l'onglet Agents.
Cliquez sur Ajouter un agent (en haut à droite).
Dans le champ Nom de l'agent, saisissez le nom qui apparaîtra pour l'équipe — par exemple, « Ana Maria ».
Dans Fonction, choisissez l'une des options :
- Agent : gère les conversations des boîtes de réception auxquelles il a accès. Idéal pour la plupart de l'équipe.
- Administrateur : accès complet, y compris les paramètres, les canaux, les agents et la facturation. À utiliser uniquement pour les responsables et les gestionnaires du compte.
- Fonctions personnalisées : apparaissent ici si votre compte a déjà créé des profils spécifiques.
Dans Adresse e-mail, saisissez l'e-mail professionnel du collaborateur.
Cliquez sur Ajouter un agent. Le message « Agent ajouté avec succès » confirme l'action.
Le collaborateur recevra une invitation par e-mail. En acceptant, il créera un mot de passe et pourra se connecter. D'ici là, la liste affiche Vérification en attente.
Si l'e-mail a déjà un compte Papo Global (par exemple, la personne travaille dans une autre entreprise qui utilise la plateforme), elle est ajoutée automatiquement, sans nouvelle invitation, et se connecte avec le mot de passe qu'elle possède déjà.

Gérer les agents existants

Dans la liste des agents, chaque ligne affiche des icônes pour les actions de gestion. Les principales sont :

Modifier : ouvre l'écran « Modifier l'agent ». Vous pouvez modifier le Nom de l'agent, la Fonction et le champ Disponibilité (options : En ligne, Occupé ou Hors ligne). Après modification, enregistrez en cliquant sur Modifier l'agent. La disponibilité peut également être modifiée par l'agent lui-même.
Réinitialiser le mot de passe : dans l'écran de modification, cette option envoie à l'agent un e-mail avec des instructions pour créer un nouveau mot de passe. Vous ne visualisez ni ne définissez le mot de passe.
Supprimer : retire l'agent du compte. Les conversations qu'il a traitées ne sont pas supprimées ; seul l'accès est révoqué. Il est nécessaire de confirmer la suppression.

Restrictions importantes :

Vous ne pouvez pas modifier ni supprimer votre propre utilisateur via cet écran.
Le dernier administrateur vérifié du compte ne peut pas être supprimé, garantissant que le compte ne reste jamais sans administrateur.

Organiser les agents en équipes et boîtes de réception

Après avoir ajouté les agents, il est temps d'organiser qui gère quoi. Les administrateurs peuvent créer des équipes et y inclure les agents. Ensuite, ils associent ces équipes à des boîtes de réception spécifiques (WhatsApp, Instagram, Telegram, e-mail, chat du site, etc.). Ainsi, chaque groupe ne voit que les conversations dont il est responsable, évitant la confusion et le chevauchement des prises en charge.

Combien coûte chaque agent ?

Dans le plan Silver de Papo, le premier utilisateur est gratuit pour toujours. Chaque utilisateur supplémentaire coûte 97 R$/mois. Si le compte atteint la limite contractée, un avertissement apparaîtra lors de la tentative d'ajout d'un nouvel agent, et l'inscription ne sera pas créée. Pour en savoir plus, consultez la page des tarifs sur le site.

Questions fréquentes

Je ne vois pas le menu « Agents » dans Paramètres. Pourquoi ?

L'écran n'est disponible que pour les utilisateurs ayant la fonction Administrateur. Demandez à un administrateur du compte d'ajouter le nouvel agent ou de modifier votre fonction.

Le message « L'e-mail indiqué est déjà utilisé » est apparu. Que faire ?

Cela signifie que cet e-mail est déjà enregistré sur votre compte. Utilisez la recherche « Rechercher des agents… » pour le localiser dans la liste.

Puis-je définir la disponibilité de l'agent ?

Oui. L'administrateur peut modifier la disponibilité dans « Modifier l'agent », en choisissant entre En ligne, Occupé ou Hors ligne. L'agent lui-même peut également changer sa disponibilité depuis le tableau de bord.

Si je supprime un agent, ses conversations disparaissent-elles ?

Non. Les conversations restent sur le compte. L'agent perd seulement l'accès à la plateforme.

L'agent a reçu l'invitation, mais ne parvient pas à créer son mot de passe. Que faire ?

Demandez à l'agent de vérifier sa boîte de spam ou de courrier indésirable. Vérifiez également que l'e-mail indiqué est correct. Si le problème persiste, un administrateur peut renvoyer l'invitation via l'option de réinitialisation du mot de passe dans la modification de l'agent.

Puis-je limiter un agent à une seule boîte de réception ?

Oui. Pour cela, il est nécessaire de créer une fonction personnalisée qui restreint les modules visibles et d'associer l'agent exclusivement à l'équipe responsable de cette boîte. Consultez l'article sur l'accès limité pour la procédure complète.