Comment désarchiver des conversations ou des contacts sur Papo

Pour désarchiver des conversations ou des contacts sur Papo (https://papo.global/), vous restaurez les conversations archivées manuellement depuis la vue des archives et supprimez l’étiquette d’archivage des contacts dans le CRM. Ainsi, les enregistrements reviennent dans la boîte de réception principale avec tout l’historique, les étiquettes et les attributions préservés.

L’archivage est un moyen d’organiser l’opération sans clôturer les conversations ni perdre de données. Contrairement au statut Fermé, qui indique une résolution finale, une conversation ou un contact archivé peut être rouvert à tout moment. Ci-dessous, vous trouverez la procédure pas à pas pour annuler l’archivage des conversations comme des contacts, manuellement ou en masse via l’API.

Récapitulatif des méthodes de désarchivage

Méthode	Ce qui est désarchivé	Comment faire	Recommandé pour
Manuelle (conversations)	Conversations archivées manuellement	Filtrer par statut « Archivé » dans le module Conversations et utiliser l’action Désarchiver/Rouvrir.	Agents qui doivent reprendre rapidement une conversation spécifique.
Manuelle (contacts)	Contacts marqués comme archivés	Localiser le contact via l’étiquette « archivé » dans le module Contacts et supprimer l’étiquette ou l’attribut d’archivage.	Récupérer un lead ou un client temporairement masqué de la liste principale.
API (en masse)	Conversations et contacts en lot	Utiliser les endpoints de mise à jour des contacts et d’application d’étiquettes pour supprimer le marquage d’archivage.	Opérations à gros volume ou revendeurs white label qui doivent traiter de nombreux enregistrements en une fois.

Comprendre l’archivage sur Papo

Avant de désarchiver, il est important de différencier les statuts qu’une conversation peut avoir. Cela évite de confondre une conversation archivée avec une conversation fermée ou en attente.

Statut	Signification	Réapparaît dans la boîte de réception ?	Quand l’utiliser
Ouvert	Conversation active en attente d’une action de l’agent.	Toujours visible.	Conversation en cours.
En attente	Conversation temporairement reportée ; se rouvre automatiquement à la date définie.	Oui, automatiquement à la date/heure programmée.	Attendre la réponse du client ou un suivi futur.
Fermé	Conversation terminée avec résolution. Cycle clos.	Ne réapparaît pas seul. Peut être localisé manuellement.	Problème résolu, sans action en attente.
Archivé (manuel)	Conversation retirée de la file principale, mais non finalisée. Peut être restaurée.	Uniquement si elle est restaurée manuellement.	Organiser la boîte sans perdre le contexte.

Pour les contacts, l’archivage se fait généralement au moyen d’une étiquette (ex. : « archivé ») ou d’un attribut personnalisé. Tant que ce marquage est présent, le contact peut être masqué de la vue par défaut, mais il reste accessible et avec tout son historique intact.

Comment désarchiver des conversations manuellement

Les conversations que vous avez archivées ne disparaissent pas — elles restent disponibles dans une vue spécifique du module Conversations.

Accédez au module Conversations dans le tableau de bord Papo.
Utilisez le filtre de statut disponible en haut de la liste des conversations.
Sélectionnez l’option qui affiche uniquement les conversations Archivées (ou l’équivalent, comme « Archivées manuellement »).
La liste est mise à jour et affiche uniquement les conversations qui ont été retirées de la boîte de réception principale via un archivage manuel.
Cliquez sur la conversation souhaitée pour ouvrir l’historique complet.
Sur l’écran de la conversation, localisez l’action Désarchiver ou Rouvrir (généralement près du champ d’envoi de message ou dans le menu d’actions).
Confirmez la restauration. La conversation revient immédiatement dans la file des conversations Ouvertes, avec le même statut qu’avant l’archivage.

À partir de ce moment, vous pouvez envoyer de nouveaux messages, attribuer la conversation à un autre agent ou appliquer des étiquettes normalement. Tout l’historique des messages et des fichiers reste préservé.

Comment désarchiver des contacts manuellement

L’archivage des contacts sur Papo se fait généralement en ajoutant une étiquette (comme « archivé ») ou en modifiant un attribut personnalisé. Pour les ramener dans la liste active :

Rendez-vous dans le module Contacts.
Utilisez le filtre d’étiquettes pour localiser les contacts qui possèdent l’étiquette « archivé » (ou le nom que vous avez défini pour identifier les contacts archivés).
Ouvrez le contact que vous souhaitez désarchiver.
Supprimez l’étiquette d’archivage ou rétablissez l’attribut personnalisé sur la valeur qui indique « actif ».
Enregistrez la modification. Le contact réapparaîtra dans les listes par défaut et pourra être utilisé normalement dans de nouvelles conversations ou campagnes.

Si vous ne trouvez pas de filtre spécifique pour « archivé », vérifiez que l’étiquette a bien été créée et appliquée. Si l’archivage a été effectué via un attribut personnalisé, utilisez le champ correspondant dans la recherche avancée.

Comment désarchiver en masse via l’API

Pour les opérations à gros volume, l’API REST de Papo permet de désarchiver des conversations et des contacts de manière programmatique. Le principe est l’inverse de l’archivage : vous supprimez l’étiquette ou l’attribut qui indique l’état archivé.

Contacts : utilisez l’endpoint de mise à jour de contact pour supprimer l’étiquette « archivé » ou modifier l’attribut personnalisé qui contrôle l’archivage.
Conversations : utilisez l’endpoint d’application d’étiquettes pour supprimer l’étiquette « archivé » de la conversation (ou appliquez une étiquette qui indique « actif », selon votre logique métier).

L’authentification se fait avec la clé secrète du compte, envoyée dans l’en-tête Authorization. L’URL de base de l’API est https://app.papo.global/api/v1. Consultez la documentation officielle pour voir les endpoints exacts, les paramètres et les exemples de payload. Cette méthode est particulièrement utile pour les revendeurs white label qui gèrent plusieurs clients et doivent réactiver des enregistrements en lot.

À qui cette fonctionnalité est utile

Agents qui vident la boîte en fin de journée et archivent des conversations qui nécessitent un suivi ultérieur.
Opérations avec des pics saisonniers où certaines conversations ou certains contacts sont temporairement archivés pour se concentrer sur les demandes urgentes.
Équipes qui utilisent l’archivage comme une « pause » avant la fermeture définitive, en vérifiant ensuite si la demande a réellement été résolue.
Revendeurs white label qui doivent réactiver des comptes clients ou restaurer des enregistrements en masse pour garder la base organisée.

Questions fréquentes

Le client est-il notifié lorsqu’une conversation ou un contact est désarchivé ?

Non. La restauration est un mouvement interne, invisible pour le client. Il ne reçoit aucune alerte et ne remarque pas que l’enregistrement a été archivé.

Les étiquettes et attributions de la conversation sont-elles conservées après le désarchivage ?

Oui. Toutes les métadonnées — étiquettes, agent attribué, historique et fichiers — sont préservées exactement comme elles étaient avant l’archivage.

Puis-je archiver à nouveau une conversation ou un contact après l’avoir désarchivé ?

Oui. Rien ne vous empêche d’archiver à nouveau l’enregistrement manuellement s’il n’a pas encore besoin de rester dans la boîte de réception ou dans la liste active des contacts.

Existe-t-il une limite au nombre de conversations ou de contacts que je peux désarchiver ?

Il n’y a pas de limite. Vous pouvez désarchiver autant d’enregistrements que vous le souhaitez, manuellement ou via l’API.

Le désarchivage affecte-t-il les rapports ou les métriques ?

Non. Les conversations et les contacts restent comptabilisés normalement dans les rapports. L’archivage modifie uniquement l’affichage de votre file de conversations ou de la liste de contacts ; les données historiques et les métriques restent intactes.

Puis-je désarchiver plusieurs conversations ou contacts en une seule fois ?

La restauration manuelle se fait enregistrement par enregistrement. Pour traiter plusieurs éléments simultanément, utilisez l’API, qui permet d’automatiser le désarchivage en lot.