Todo sobre el CRM Kanban de Papo Global

Tutorial de Papo Global – CRM y Central de Atención

Objetivos del tutorial

• Centralizar todos los canales y datos del cliente.

• Organizar leads, personas, empresas, oportunidades, tareas y notas.

• Automatizar clasificaciones y mensajes por etapas del embudo.

Pilares destacados en el video: centralización, organización y automatización.

Requisitos previos

1. Acceso a Papo Global con permiso de administrador del espacio/organización.

2. Acceso al módulo CRM.

3. (Opcional) Cuenta de Google para conectar Calendario y Correo electrónico.

Visión general (lo que verás)

• Central de atención multiagente: reúne todas las bandejas de entrada en un solo lugar.

• CRM: objetos principales (Personas, Empresas, Oportunidades, Tareas, Notas) + objetos personalizados.

• Embudo en Kanban o Tabla, con etiquetas y etapas.

• Webhooks y mensajes automáticos al mover tarjetas entre columnas.

• Workflows (p. ej.: cuando un lead entra manualmente, enviar un formulario y crear Empresa/Persona).

• Calendario/Autoagendamiento con IA e integración con Google Calendar.

• Miembros y Roles (Admin vs. Miembro) e invitaciones por enlace o correo electrónico.

Paso a paso

1) Central de atención multiagente

1. Accede a la Central de atención multiagente.

2. Agrega/gestiona tus bandejas de entrada (p. ej.: los canales que utilizas).

3. Confirma que todo aparece en el mismo panel: así centralizas la atención y el historial.

Beneficio: una vista única para distribuir conversaciones y alimentar el CRM.

2) Estructura del CRM

1. Abre CRM → revisa los objetos Personas, Empresas, Oportunidades, Tareas, Notas.

2. Ve a Modelo de Datos para crear objetos adicionales si hace falta (p. ej.: Encuestas).

3. Ajusta los campos según tu proceso. Puedes mostrar/ocultar y reordenar campos.

Consejo: define los nombres de campos/etapas desde el principio para evitar retrabajo.

3) Calificación de leads (IA o manual)

1. En el CRM, activa la Inteligencia Artificial para categorizar automáticamente tus leads (p. ej.: identificar clientes calientes).

2. Como alternativa, haz la categorización manual.

3. Usa Etiquetas para marcar el contexto (origen, prioridad, persona, etapa, etc.).

Importante: mantén la coherencia de etiquetas/etapas; en el video se menciona que ciertos valores deben ser exactamente iguales a los nombres usados en el embudo ("el mismo hashtag es el valor de la columna").

4) Embudo en Kanban (o Tabla)

1. En el módulo Oportunidades, elige la vista Kanban o Tabla.

2. Arrastra las tarjetas de izquierda a derecha para reflejar el avance en tu proceso.

3. Configura el texto/mensaje que debe enviarse cuando se mueva la tarjeta (ver Paso 5 – Webhook).

Práctica habitual: Nuevo → Contactado → Propuesta → Cierre, adaptando los nombres a tus etapas.

5) Automatización al mover etapas (Webhook General del Kanban)

Objetivo: al mover una tarjeta a la siguiente columna, enviar un mensaje automático y actualizar datos.

1. En la pantalla del Kanban, copia el Webhook General proporcionado.

2. Ve a CRM → Configuración → Webhook.

3. Haz clic en Crear (aunque ya exista uno, crea uno de ejemplo para probar) y pega la URL del webhook.

4. Define el evento relacionado con el movimiento de etapa (cuando se arrastra la tarjeta).

5. Configura el mensaje predefinido que debe enviarse cuando la tarjeta avance.

6. Asegúrate de que los valores/hashtags usados en el webhook coinciden exactamente con los nombres de las columnas de tu Kanban.

7. Guarda y prueba moviendo una tarjeta de izquierda a derecha: el mensaje debe enviarse.

Si no se envía: revisa la URL, el evento elegido, los permisos y si el valor de la columna/hashtag es 100 % idéntico al del Kanban.

6) Campos visibles y atajos útiles

1. Personaliza los campos visibles en Oportunidades (p. ej.: quita Empresa o Fecha de cierre si no tienen sentido para ti).

2. En Campos Ocultos, agrega un campo de atajo como "Enlace al Chat".

3. Resultado: al hacer clic, abres el chat relacionado con ese lead/cliente al instante.

7) Campañas continuas y prioridad

1. Mantén tus campañas activas 24/7 para captación y nutrición.

2. Con IA + etiquetas, identifica quién está caliente y prioriza el contacto.

3. Orienta al equipo comercial con vistas/filtros que muestren con claridad los próximos pasos.

8) Tareas, Adjuntos y Notificaciones

1. En Tareas, haz clic en Agregar Tarea (p. ej.: Reunión).

2. Asigna un responsable (p. ej.: Marcos). El responsable recibe una notificación.

3. Adjunta archivos relevantes para la tarea.

4. Sigue en Tareas lo que está por vencer, completado y pendiente.

5. Usa Notas para registrar aprendizajes y decisiones.

9) Calendario y Autoagendamiento con IA

1. En el módulo Empresas (y/o en el calendario del sistema), conecta tu Google Calendar.

2. Activa el Autoagendamiento con IA (el sistema sugiere y reserva horarios automáticamente).

3. Con el Calendario conectado, las citas aparecen automáticamente en el CRM.

Recuerda autorizar el acceso a tu cuenta de Google durante la conexión.

10) Workflows (ejemplo práctico del video)

Crea un flujo como el que se muestra:

1. Disparador: nuevo lead manual.

2. Acción: enviar un formulario al lead.

3. Acción: crear una Empresa para ese lead.

4. Acción: crear una Persona vinculada a la Empresa.

5. Ajusta los próximos pasos según tu operación (envío de propuesta, tareas, etc.).

Puedes orquestarlo mediante Workflows y/o usando n8n por API, como se muestra.

11) Configuración de Perfil y Experiencia

1. En Perfil, actualiza foto, nombre, correo electrónico y contraseña.

2. En Experiencia, ajusta el tema (claro/oscuro), la zona horaria y el idioma.

12) Cuentas y Correo electrónico

1. En Cuentas, inicia sesión con Google.

2. Completa la conexión del correo para que los mensajes lleguen directamente al sistema.

13) Miembros, Roles y Permisos

1. En Miembros, haz clic en Invitar para generar un enlace de invitación o enviarlo por correo electrónico.

2. Define los Roles: Administrador (acceso amplio) o Miembro (acceso restringido).

3. Ajusta las reglas/permisos de lo que cada perfil puede o no puede hacer.

Buenas prácticas

• Nombra las columnas/etapas del Kanban con cuidado y estandarízalas.

• Mantén etiquetas cortas y coherentes (origen, segmento, prioridad, etapa).

• Prueba los webhooks en un entorno de ejemplo antes de pasar a producción.

• Usa campos ocultos para atajos (p. ej.: abrir el chat) y datos auxiliares.

• Mantén las campañas siempre activas y filtra los leads calientes para actuar rápido.

• Centraliza toda la comunicación en Papo para tener un historial completo.

Solución de problemas (FAQ rápido)

¿El mensaje no se envía al mover la tarjeta en el Kanban?

• Revisa la URL del webhook, el evento y los permisos.

• Confirma que el valor/hashtag de la etapa es idéntico al nombre de la columna.

¿La etiqueta no categoriza correctamente?

• Revisa la ortografía y las mayúsculas/minúsculas. Alinéala con el estándar del embudo.

¿El calendario no se sincroniza?

• Vuelve a conectar Google Calendar y asegúrate de conceder los permisos.

¿El responsable no recibió la notificación de la tarea?

• Confirma el responsable, el correo electrónico registrado y los permisos del rol.

¿Los correos no aparecen en el CRM?

• Vuelve a iniciar sesión con Google en Cuentas y revisa las autorizaciones de acceso.

Checklist de implementación

Mapa del video (para consulta rápida)

• 00:00–00:40 Introducción y visión general de lo que se mostrará.

• 00:42–01:00 Central de atención multiagente (bandejas de entrada unificadas).

• 01:03–01:43 CRM y categorización (IA o manual).

• 03:01–05:29 Kanban + Webhook General + mensaje automático al mover.

• 06:00–06:29 Campañas 24/7, leads calientes y visión del proceso.

• 09:02–09:41 Campos visibles/ocultos; atajo "Enlace al Chat".

• 12:09–12:46 Tareas (crear, responsable, adjuntos) + Notas.

• 14:39–15:16 Empresas: correos y Calendario.

• 15:01–15:11 Autoagendamiento con IA + conectar Google Calendar.

• 16:11–16:29 Workflows (lead manual → formulario → Empresa → Persona).

• 17:02–17:20 Perfil/Experiencia (tema, zona horaria, idioma).

• 17:26–17:37 Cuentas: conexión con Google para correos.

• 18:03–18:51 Miembros: invitación por enlace/correo; Roles y permisos.

• 21:03–21:17 Cierre y pilares: Centralización, Organización, Automatización.

Conclusión

Con estos pasos, reproduces exactamente el flujo del video en formato de documentación: desde la atención centralizada hasta la automatización del embudo, pasando por tareas, notas, calendario, workflows y gestión del equipo. Adapta los nombres/etapas a tus reglas y estandariza las etiquetas para lograr previsibilidad y escala en tu proceso comercial.

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