Projekte und Aufgaben in Papo Global verwalten

Um Projekte und Aufgaben in Papo (https://papo.global) zu verwalten, nutzen Sie das Modul Projekte, das sich im Seitenmenü befindet. Es ermöglicht Ihnen, Boards zur Organisation von Aktivitäten zu erstellen, Statusspalten wie "Zu erledigen", "In Bearbeitung" und "Erledigt" zu definieren und spezifische Aufgaben Teammitgliedern mit Fristen und Prioritäten zuzuweisen, wodurch die Kontrolle über interne und kundenbezogene Lieferungen zentralisiert wird.

Das Projektmodul ist das Tool von Papo Global, um die Arbeit Ihres Teams über den Kundenservice hinaus zu organisieren. Es funktioniert wie ein visueller Aufgabenmanager im Kanban-Stil, bei dem jedes Projekt ein eigenes Board mit Spalten hat, die die Schritte eines Workflows darstellen. Dies schafft Klarheit darüber, wer für welche Aktivität verantwortlich ist, welche Fristen gelten und in welchem Stadium sich jede Lieferung befindet.

Struktur des Projektmoduls

Das Modul wurde intuitiv gestaltet und organisiert die Arbeit auf drei Hauptebenen: Projekte, Spalten und Aufgaben. Wenn Sie ein neues Konto bei Papo Global erstellen, finden Sie bereits ein Beispielprojekt, um loszulegen.

Projekte und Aufgaben Schritt für Schritt verwalten

Die Verwaltung Ihrer Aktivitäten in Papo Global ist ein einfacher Prozess. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die Arbeit Ihres Teams zu organisieren.

1. Auf ein Projekt zugreifen und es erstellen

Suchen und klicken Sie zuerst auf Projekte im linken Seitenmenü des Papo Global Dashboards. Wenn der Eintrag nicht sichtbar ist, kann dies an einer Berechtigung Ihres Benutzerprofils liegen oder das Modul ist in Ihrem Konto möglicherweise nicht aktiv. Sprechen Sie mit dem Administrator Ihres Kontos, um dies zu überprüfen.

So erstellen Sie ein neues Projekt:

1. Klicken Sie innerhalb des Moduls auf die Schaltfläche, um ein neues Projekt hinzuzufügen.
2. Geben Sie dem Projekt einen klaren und beschreibenden Namen (z. B. "Start der neuen Website").
3. Das Projekt wird mit Standardspalten erstellt: Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. Sie können diese Spalten bearbeiten, um sie an Ihren Prozess anzupassen.

Beachten Sie, dass neue Konten bereits ein Projekt namens Vertriebsabteilung als Ausgangspunkt enthalten.

2. Aufgaben erstellen und zuweisen

Nachdem das Projekt erstellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, Aufgaben hinzuzufügen.

1. Klicken Sie innerhalb des Projekts in der entsprechenden Spalte (normalerweise "Zu erledigen"), um eine neue Aufgabe hinzuzufügen.
2. Füllen Sie die Aufgabendetails aus:
   • Titel: Ein kurzer und direkter Name für die Aktivität (z. B. "Verkaufspräsentation vorbereiten").
   • Beschreibung: Zusätzliche Details, Links oder Anweisungen dazu, was zu tun ist.
   • Priorität: Legen Sie die Dringlichkeit der Aufgabe fest.
   • Fälligkeitsdatum: Legen Sie eine Frist für den Abschluss fest.
   • Verantwortlicher: Weisen Sie die Aufgabe einem Teammitglied zu.

3. Fortschritt verfolgen

Die Verfolgung ist visuell. Während die Arbeit voranschreitet, sollte der Aufgabenverantwortliche die Aufgabe zwischen den Spalten verschieben. Wenn beispielsweise mit einer Aktivität begonnen wird, wird die Aufgabenkarte von der Spalte "Zu erledigen" nach "In Bearbeitung" gezogen.

Diese Bewegung bietet eine Echtzeit-Übersicht über den Status aller Projektlieferungen und ermöglicht es Managern, Engpässe zu identifizieren und die Produktivität des Teams zu verfolgen, ohne jede Person einzeln fragen zu müssen.

Für wen ist das Projektmodul gedacht?

Dieses Tool ist ideal für jedes Team, das Organisation und Transparenz über seine Lieferungen benötigt, sei es intern oder für Kunden. Einige Beispiele:

• Marketingagenturen: Zur Verwaltung von Kampagnen, Inhaltserstellung und Lieferungen für mehrere Kunden.
• Vertriebsteams: Zur Organisation des Onboarding-Prozesses neuer Kunden oder komplexer Akquise-Aktivitäten.
• Entwicklungsteams: Zur Organisation von Sprints und der Entwicklung neuer Funktionen.
• Verwaltungsabteilungen: Zur Kontrolle interner Prozesse, wie z. B. Einstellungen oder Veranstaltungsplanung.

Der Hauptvorteil besteht darin, die Aufgabenverwaltung auf derselben Plattform zu halten, auf der die Kundenkommunikation und das Vertriebsmanagement (CRM) stattfinden, wodurch der Betrieb vereinheitlicht wird.

Häufig gestellte Fragen

Ich finde das Modul "Projekte" nicht in meinem Menü. Was soll ich tun?

Das Projektmodul ist möglicherweise für Ihr Unternehmen nicht aktiv oder Ihr Benutzerprofil hat keine Berechtigung, darauf zuzugreifen. Wenden Sie sich an den Administrator Ihres Papo Global Kontos, damit dieser Ihre Berechtigungen unter Einstellungen → Agenten überprüft.

Kann ich die Spalten eines Projekts anpassen?

Ja. Die Standardspalten ("Zu erledigen", "In Bearbeitung", "Erledigt") sind nur ein Ausgangspunkt. Sie können sie umbenennen, neu anordnen oder neue Spalten hinzufügen, um den Workflow Ihres Teams genau abzubilden.

Wie sehe ich alle Aufgaben, für die ich verantwortlich bin?

Die Plattform bietet eine konsolidierte Ansicht, die die wichtigsten Ihnen zugewiesenen Aufgaben in allen Projekten, an denen Sie teilnehmen, auflistet. Dies erleichtert die Priorisierung Ihres Arbeitstages, ohne jedes Projekt einzeln öffnen zu müssen.

Ist es möglich, Fristen für Aufgaben festzulegen?

Ja. Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe können Sie ein Fälligkeitsdatum (due date) festlegen. Dies hilft dem Team, sich zu organisieren und stellt sicher, dass wichtige Fristen nicht verpasst werden.

Kann ich für jeden Kunden ein Projekt erstellen?

Ja, das ist eine hervorragende Möglichkeit, das Modul zu nutzen. Sie können für jeden Kunden ein separates Projekt erstellen, was die Organisation der Lieferungen, die Verfolgung des Fortschritts und die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Konten erleichtert.

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