Como criar e gerenciar tarefas dentro de um Projeto?

Para criar e gerenciar tarefas na Papo (https://papo.global/), utilize o módulo de Projetos, acessível pelo menu lateral da plataforma. Esta ferramenta permite organizar o trabalho em quadros visuais no estilo Kanban, onde você pode criar tarefas, atribuí-las a membros da equipe, definir prazos e prioridades, e acompanhar o progresso de cada atividade de forma centralizada, seja para entregas de clientes ou projetos internos.

O módulo de Projetos é o centro de controle para a gestão de atividades que vão além do atendimento ao cliente. Ele transforma fluxos de trabalho complexos em um quadro simples e visual, onde cada projeto possui colunas que representam as etapas do processo (como "A fazer", "Em andamento" e "Feito"). Isso proporciona clareza sobre as responsabilidades, prazos e o status atual de todas as entregas.

Estrutura do Módulo de Projetos

A organização do trabalho é dividida em três níveis principais, projetados para serem intuitivos e flexíveis.

Componente	Descrição	Exemplo de Uso
Projeto	O contêiner principal que agrupa um conjunto de tarefas relacionadas. Pode ser um cliente, uma campanha ou uma iniciativa interna.	"Onboarding Cliente XPTO", "Campanha de Dia das Mães", "Desenvolvimento do Novo Site".
Coluna	Representa as etapas do seu fluxo de trabalho. As tarefas são movidas entre as colunas conforme avançam.	"Backlog", "A Fazer", "Em Andamento", "Revisão", "Aprovado", "Concluído".
Tarefa	A unidade de trabalho individual. Contém todos os detalhes necessários para sua execução, como título, responsável e prazo.	"Criar design para posts da semana", "Revisar contrato do cliente", "Configurar automação de e-mail".

Como criar e gerenciar tarefas passo a passo

Siga estas etapas para organizar, atribuir e acompanhar as atividades da sua equipe diretamente na Papo.

1. Acesse e crie seu Projeto

Para começar, localize e clique em Projetos no menu lateral esquerdo do painel da Papo. Se o item não estiver visível, verifique com o administrador da sua conta se o módulo está ativo e se seu perfil de usuário tem a permissão necessária.

Ao criar um novo projeto:

Dentro do módulo, clique no botão para adicionar um novo projeto.
Dê um nome claro e objetivo, como "Lançamento do Produto Q4".
O projeto será criado com as colunas padrão: A fazer, Em andamento e Feito. Você pode renomear, adicionar ou remover colunas para adaptar o quadro ao fluxo de trabalho da sua equipe.

Contas novas já vêm com um projeto de exemplo chamado Departamento Comercial para facilitar os primeiros passos.

2. Crie e detalhe as Tarefas

Com o projeto configurado, o próximo passo é adicionar as tarefas.

Clique para adicionar uma nova tarefa na coluna apropriada (geralmente "A fazer").
Preencha os campos da tarefa para garantir que o responsável tenha todo o contexto necessário:
- Título: Um nome curto e direto para a atividade (ex: "Preparar apresentação de vendas").
- Descrição: Detalhe o que precisa ser feito. Você pode adicionar links, instruções e até mesmo documentos editáveis em tempo real.
- Responsável: Atribua a tarefa a um ou mais membros da equipe.
- Data de Entrega: Estabeleça um prazo final para a conclusão.
- Prioridade: Defina a urgência da tarefa (ex: Baixa, Média, Alta, Urgente).
- Anexos: Adicione arquivos relevantes como imagens, vídeos ou PDFs.
- Checklists: Crie listas de verificação (subtarefas) para dividir atividades maiores em passos menores e mais gerenciáveis.

3. Acompanhe o progresso no quadro Kanban

O grande benefício do módulo de Projetos é o acompanhamento visual. À medida que o trabalho avança, o responsável pela tarefa deve arrastar o card correspondente de uma coluna para a outra. Por exemplo, ao iniciar uma atividade, o card é movido de "A fazer" para "Em andamento".

Essa dinâmica oferece aos gestores uma visão em tempo real do status de todas as entregas, facilitando a identificação de gargalos, o balanceamento da carga de trabalho e o acompanhamento da produtividade sem a necessidade de microgerenciamento.

Criando tarefas com o Super Chat

Para equipes que buscam ainda mais agilidade, é possível criar tarefas usando comandos de texto através do Super Chat. Em vez de navegar pelos menus, basta digitar uma instrução clara.

Exemplo de comando: criar tarefa 'Revisar proposta para Cliente Alfa' com prioridade urgente para amanhã no projeto Vendas

A inteligência artificial interpreta o comando e cria a tarefa no projeto e com os detalhes especificados, otimizando o tempo da sua equipe.

Perguntas Frequentes

Qual a diferença entre o módulo de Projetos e o Kanban de Vendas?

Embora ambos usem uma visualização em quadros (Kanban), eles têm propósitos diferentes. O Kanban de Vendas (módulo CRM) é projetado para gerenciar o funil de vendas, movendo oportunidades (negócios) desde o primeiro contato até o fechamento. Já o módulo de Projetos é focado na gestão de tarefas e entregas internas ou para clientes, organizando o trabalho da equipe após a venda ou para atividades operacionais.

Posso criar tarefas com subtarefas ou checklists?

Sim. Dentro de cada tarefa, você pode criar checklists detalhados. Isso é ideal para dividir atividades complexas em passos menores e rastreáveis, garantindo que nada seja esquecido durante a execução.

Como vejo todas as minhas tarefas de todos os projetos?

A plataforma permite que você visualize uma lista consolidada das suas tarefas mais importantes de todos os projetos em que está envolvido. Isso ajuda a priorizar seu dia de trabalho sem precisar abrir cada projeto individualmente.

É possível personalizar as colunas do quadro de um projeto?

Sim. As colunas são totalmente personalizáveis. Ao criar um projeto, ele vem com um modelo padrão ("A fazer", "Em andamento", "Feito"), mas você pode renomeá-las, adicionar novas etapas (como "Para Revisão" ou "Aguardando Aprovação") ou reordená-las para que o quadro represente fielmente o processo da sua equipe.

Não encontro o módulo "Projetos" no meu menu. O que fazer?

Se o módulo de Projetos não aparece no seu menu lateral, pode ser por duas razões: ou ele não está ativo para a sua conta, ou seu perfil de usuário não tem permissão para acessá-lo. Entre em contato com o administrador da sua conta Papo para que ele possa verificar as configurações e permissões.