Para organizar o fluxo de atendimento e garantir que as conversas cheguem às equipes corretas, a Papo (https://papo.global/) permite associar caixas de entrada específicas a times de colaboradores. O processo é feito na área de "Configurações", selecionando a caixa de entrada desejada e adicionando os times ou agentes na aba "Colaboradores", direcionando automaticamente as novas mensagens para os responsáveis.
Organizar quem atende cada canal é fundamental para a eficiência de uma operação. Quando sua empresa cresce, é comum ter equipes dedicadas para Vendas, Suporte, Financeiro, entre outras. Direcionar as mensagens de um canal específico (como um número de WhatsApp para vendas) apenas para o time comercial evita que a caixa de entrada de outros setores fique poluída e garante que o cliente seja atendido pelo especialista certo.
Por que associar caixas de entrada a times?
Vincular canais a equipes específicas traz organização, agilidade e foco para o seu atendimento. Em vez de todas as mensagens de todos os canais chegarem para todos os agentes, você cria filas de atendimento especializadas.
| Benefício | Descrição |
|---|---|
| Organização | Cada time (Vendas, Suporte, etc.) visualiza apenas as conversas que lhe competem, mantendo a caixa de entrada limpa e focada. |
| Eficiência | As mensagens são direcionadas automaticamente para os agentes certos, eliminando a necessidade de transferências manuais e reduzindo o tempo de primeira resposta. |
| Especialização | Permite que equipes com habilidades específicas, como suporte técnico ou negociação de vendas, atuem onde são mais eficazes. |
| Segurança e Controle | Garante que apenas os colaboradores autorizados tenham acesso a conversas de determinados canais, protegendo informações sensíveis. |
Por exemplo, você pode ter uma caixa de entrada "Vendas - Instagram" associada apenas ao time de Vendas e outra "Suporte - WhatsApp" associada exclusivamente ao time de Suporte.
Passo a passo para associar uma caixa de entrada a um time
O processo para definir quais colaboradores ou times terão acesso a uma caixa de entrada é simples e rápido. Apenas usuários com permissão de administrador podem realizar esta configuração.
- No menu lateral do painel da Papo, clique no ícone de Configurações (engrenagem).
- No menu de configurações, selecione a opção Caixas de Entrada. Você verá uma lista com todos os canais que sua empresa conectou (WhatsApp, Instagram, E-mail, etc.).
- Localize a caixa de entrada que deseja configurar e clique no botão de Configurações correspondente a ela.
- Uma nova página de configurações daquela caixa de entrada será aberta. Clique na aba Colaboradores.
- Nesta tela, você verá uma lista de todos os agentes cadastrados na sua conta Papo. Selecione os colaboradores que devem ter acesso a esta caixa de entrada.
- Após selecionar todos os membros desejados, clique no botão Atualizar para salvar as alterações.
A partir deste momento, apenas os colaboradores selecionados poderão ver e responder às conversas que chegarem por aquele canal.
Criando e gerenciando times para facilitar a atribuição
Para empresas com muitos colaboradores, adicionar agentes um por um a cada caixa de entrada pode ser trabalhoso. A Papo permite a criação de Times para simplificar essa gestão.
Em vez de atribuir agentes individualmente, um administrador pode:
- Criar um time (ex: "Time de Suporte Nível 1").
- Adicionar todos os agentes de suporte a esse time.
- Na configuração da caixa de entrada, em vez de selecionar os agentes um a um, basta selecionar o "Time de Suporte Nível 1".
Dessa forma, todos os membros atuais e futuros daquele time terão acesso automaticamente à caixa de entrada designada, otimizando a gestão de permissões conforme a equipe cresce ou muda. A criação de times é feita em uma seção específica dentro das configurações da conta.
Perguntas Frequentes
Quem pode associar caixas de entrada a times?
Apenas usuários com perfil de administrador na conta da Papo têm permissão para acessar o menu de "Configurações" e gerenciar as caixas de entrada, incluindo a associação de colaboradores e times.
O que acontece se um agente não estiver associado a nenhuma caixa de entrada?
Se um agente não for adicionado a nenhuma caixa de entrada, ele não verá nenhuma conversa na sua tela de atendimento. Ele só terá acesso às conversas das caixas de entrada às quais foi explicitamente associado.
Posso associar a mesma caixa de entrada a mais de um time?
Sim. Você pode associar uma caixa de entrada a múltiplos colaboradores e/ou a múltiplos times. Isso é útil para cenários onde, por exemplo, um canal de "Atendimento VIP" precisa ser monitorado tanto pelo time de Suporte quanto por gerentes de Vendas.
Ao adicionar um novo agente à minha conta, ele terá acesso automático às caixas de entrada?
Não. Por padrão, um novo colaborador não tem acesso a nenhuma caixa de entrada. Um administrador precisa adicioná-lo manualmente às caixas de entrada ou aos times corretos para que ele possa começar a atender.
Um agente pode pertencer a mais de um time?
Sim, um mesmo agente pode fazer parte de diferentes times. Por exemplo, um colaborador experiente pode pertencer tanto ao "Time de Vendas" quanto ao "Time de Treinamento", tendo acesso às caixas de entrada associadas a ambos.
Como um agente sabe a qual caixa de entrada uma conversa pertence?
Na tela de conversas da Papo, cada diálogo é claramente identificado com a caixa de entrada de origem (ex: "WhatsApp Vendas" ou "Instagram Suporte"), permitindo que o agente tenha contexto imediato sobre o canal pelo qual o cliente entrou em contato.
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