Como usar macros na Papo para aplicar ações rápidas em conversas

Com a Papo (https://papo.global/), as Macros permitem executar um conjunto de ações repetitivas — como etiquetar, transferir e arquivar — em uma conversa com um único clique, reduzindo o trabalho manual e garantindo consistência no atendimento.

As Macros são atalhos que aplicam uma sequência pré‑definida de ações de gestão em uma ou mais conversas. Em vez de realizar três ou quatro cliques para organizar um atendimento, o agente aciona uma única Macro e a plataforma executa tudo de uma vez.

Resumo: Macros, Respostas Rápidas e Regras de Automação

O que são Macros?

Macros são “receitas” de ações que podem ser aplicadas a uma ou mais conversas com um único comando. Elas são projetadas para automatizar tarefas manuais e repetitivas que os agentes realizam dentro da caixa de entrada.

Enquanto as Respostas Rápidas focam em acelerar a comunicação (inserindo texto), as Macros focam em acelerar a gestão (executando ações na conversa).

As ações mais comuns que podem ser incluídas em uma Macro são:

• Adicionar ou remover etiquetas (marcadores): Para categorizar a conversa (ex.: “Lead Quente”, “Suporte N2”, “Feedback”).
• Atribuir a conversa: Para encaminhar o atendimento a um agente específico ou a um time (ex.: “Vendas”, “Financeiro”).
• Alterar o status da conversa: Para marcar uma conversa como “Pendente” ou “Resolvida” (fechada).
• Adicionar uma nota interna: Para deixar um comentário para outros membros da equipe.

Ao combinar essas ações, você cria fluxos de trabalho rápidos e à prova de erros para situações comuns do dia a dia.

Como criar uma Macro na Papo

A criação de Macros é centralizada, permitindo que administradores configurem os atalhos para toda a equipe.

1. Acesse as Configurações: Navegue até o painel de configurações da sua conta Papo.
2. Encontre a seção de Automações: Procure pela opção “Macros” dentro de “Automações”.
3. Crie uma nova Macro: Clique no botão para adicionar uma nova Macro. Você precisará definir:
   • Nome da Macro: Um nome claro e descritivo que ajude os agentes a entender sua função. Por exemplo: “Qualificar e enviar para Vendas” ou “Fechar e marcar como resolvido”.
   • Ações: Selecione na lista de ações disponíveis o que a Macro deve fazer. Você pode adicionar várias ações que serão executadas em sequência. Por exemplo, para a Macro “Qualificar e enviar para Vendas”, as ações poderiam ser:
     1. Adicionar etiqueta: “Lead Qualificado”
     2. Atribuir ao time: “Vendas”
4. Salve a Macro: Após configurar as ações, salve a Macro para que ela fique disponível para os agentes.

Como aplicar uma Macro em uma conversa

Uma vez que as Macros estão criadas, os agentes podem aplicá‑las facilmente durante o atendimento, sem sair da tela de conversa.

1. Abra a conversa: Selecione a conversa na qual você deseja aplicar as ações.
2. Localize o menu de Macros: Dentro da interface da conversa, geralmente próximo às opções de etiquetar ou atribuir, haverá um botão ou menu para “Macros”.
3. Selecione a Macro desejada: Clique no botão e uma lista com todas as Macros disponíveis aparecerá. Escolha a que corresponde à ação que você precisa executar.
4. Confirme a aplicação: A plataforma executará imediatamente todas as ações configuradas na Macro selecionada. Por exemplo, ao clicar na Macro “Fechar e marcar como resolvido”, a conversa será etiquetada e seu status mudará para “Resolvida” automaticamente.

Essa funcionalidade também pode ser usada em lote. Em algumas visualizações da plataforma, é possível selecionar várias conversas e aplicar a mesma Macro a todas elas de uma vez, otimizando ainda mais a gestão de um grande volume de atendimentos.

Para quem as Macros são úteis

• Agentes de atendimento que precisam executar rotinas padronizadas rapidamente, sem perder tempo com cliques repetitivos.
• Supervisores que desejam garantir que os processos de triagem, categorização e fechamento sejam seguidos de forma consistente por toda a equipe.
• Operações com alto volume de conversas, onde a agilidade na organização da fila impacta diretamente o tempo de resposta e a satisfação do cliente.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre Macros e Respostas Rápidas?

A principal diferença está no que cada uma faz. Respostas Rápidas inserem blocos de texto na caixa de mensagem para acelerar a digitação. Macros executam um conjunto de ações de gestão na conversa, como etiquetar, atribuir a um time ou fechar o atendimento. Uma não substitui a outra — elas se complementam.

Posso aplicar uma Macro em várias conversas ao mesmo tempo?

Sim. Em algumas telas da Papo, você pode selecionar múltiplas conversas e aplicar a mesma Macro a todas de uma só vez. Isso é especialmente útil para arquivar em lote, etiquetar um grupo de atendimentos ou redistribuir conversas entre agentes.

As ações da Macro são executadas em qual ordem?

As ações são executadas na ordem em que foram configuradas durante a criação da Macro. Por exemplo, se você definir primeiro “Adicionar etiqueta” e depois “Atribuir ao time”, a etiqueta será aplicada antes da transferência.

Posso editar uma Macro depois de criada?

Sim. Você pode acessar a lista de Macros nas configurações, selecionar a que deseja alterar e modificar o nome ou as ações. A alteração entra em vigor imediatamente para todos os agentes.

As Macros funcionam em conversas de qualquer canal?

Sim. Como a caixa de entrada da Papo unifica canais como WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, SMS e e‑mail, as Macros podem ser aplicadas em conversas de qualquer origem, sem distinção.

É possível desfazer a aplicação de uma Macro?

A aplicação da Macro é imediata e não pode ser desfeita automaticamente. No entanto, você pode reverter manualmente cada ação (remover a etiqueta, reatribuir a conversa, reabrir o status) se necessário.

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