Como configurar um fluxo de aprovação manual para campanhas de WhatsApp em massa

Para configurar um fluxo de aprovação manual para campanhas de WhatsApp em massa na Papo (https://papo.global/), combine o Kanban, o Synapse e os Flows para criar um pipeline de revisão onde um gestor aprova ou rejeita o conteúdo antes do disparo, garantindo controle de qualidade e evitando envios indevidos.

Resumo do fluxo de aprovação

Como funciona: passo a passo

1. Crie o pipeline de aprovação no Kanban No módulo Kanban, monte um novo pipeline específico para revisão de campanhas. Adicione colunas como “Rascunho”, “Em revisão”, “Aprovado” e “Rejeitado”. Esse quadro será o centro de controle visual de todas as campanhas que precisam de aprovação.

2. Prepare a campanha no Disparador e crie um card Acesse o Disparador e configure a campanha de WhatsApp em massa normalmente: defina a caixa de envio, a audiência segmentada por etiquetas, o modelo de mensagem (HSM) aprovado e os parâmetros de velocidade. Salve a campanha como rascunho — ela não será enviada ainda. Em seguida, crie manualmente um card no pipeline de aprovação, vinculando a campanha (por exemplo, incluindo o nome ou ID no título do card) e posicione-o na coluna “Rascunho”.

3. Configure o Synapse para notificar o gestor na entrada em revisão No módulo Synapse, crie uma nova automação. Defina o gatilho: Quando um card for movido para a coluna “Em revisão” (selecione o pipeline e a coluna). Como ação, escolha Matricular contato em Flow e selecione um Flow que você criará para notificar o gestor. Dessa forma, sempre que um card for arrastado para a coluna de revisão, o gestor receberá um alerta automático.

4. Monte o Flow de notificação e decisão No módulo Flows, crie um novo Flow chamado “Aprovação de Campanha”. No editor, adicione um nó de ação Enviar Mensagem para o canal WhatsApp do gestor (você precisará do contact_id do gestor). A mensagem pode conter um resumo da campanha e botões de resposta rápida com as opções “Aprovar” e “Rejeitar”. Exemplo:

   Olá, {{ manager.first_name }}! A campanha “Oferta de Inverno” está pronta para revisão. Deseja aprovar ou rejeitar o envio? [Aprovar] [Rejeitar]

   Após o envio, insira um nó de Fazer uma Pergunta para capturar a resposta do gestor. Em seguida, use um nó de Condição para ramificar:

   • Se a resposta for “Aprovar” → adicione a etiqueta “aprovado” ao card (ação Adicionar Tag ao Card ou similar, se disponível) e mova o card para a coluna “Aprovado” (ação Mover Card).
   • Se a resposta for “Rejeitar” → adicione a etiqueta “rejeitado” e mova o card para “Rejeitado”, podendo também enviar uma mensagem ao criador da campanha com o motivo.

   Salve e ative o Flow.

5. Inicie o processo de revisão Quando a campanha estiver pronta, mova o card da coluna “Rascunho” para “Em revisão”. O Synapse disparará o Flow, e o gestor receberá a mensagem no WhatsApp. Ele poderá aprovar ou rejeitar com um toque. O card será movido automaticamente para a coluna correspondente e receberá a etiqueta da decisão.

6. Envie a campanha aprovada Após a aprovação, acesse o Disparador, localize a campanha rascunho e, com a confirmação visual no Kanban (card na coluna “Aprovado”), inicie o envio manualmente. A Papo não envia a campanha automaticamente após a aprovação — essa etapa permanece sob controle humano para segurança extra.

Para quem esse fluxo é indicado?

• Empresas com equipes de marketing que produzem campanhas de WhatsApp e precisam de validação de um coordenador ou gestor antes do disparo.
• Operações que seguem políticas de compliance e exigem que todo conteúdo de massa seja revisado por um responsável.
• Agências que gerenciam múltiplos clientes e querem um processo claro de aprovação do cliente antes de enviar comunicações.
• Times que já usam o Kanban da Papo para outras demandas e desejam unificar o fluxo de trabalho de campanhas no mesmo ambiente visual.

Perguntas frequentes

Preciso de um plano específico para usar Kanban, Synapse e Flows juntos?

Os módulos Kanban, Synapse e Flows estão disponíveis na plataforma Papo. Verifique os detalhes de acesso de acordo com o seu plano. O primeiro usuário pode testar a integração sem custo.

O gestor pode aprovar ou rejeitar diretamente pelo WhatsApp sem acessar o painel?

Sim. O Flow envia a mensagem com botões de resposta rápida. O gestor toca em “Aprovar” ou “Rejeitar”, e a automação executa a ação correspondente no Kanban, sem que ele precise abrir o navegador.

É possível incluir uma justificativa quando a campanha é rejeitada?

Você pode configurar o Flow para, após a rejeição, enviar uma nova mensagem ao gestor perguntando o motivo. A resposta pode ser registrada como uma nota no card ou enviada por WhatsApp ao solicitante.

A campanha é enviada automaticamente após a aprovação?

Não. Por segurança, o envio permanece manual. Após a aprovação, o responsável deve acessar o Disparador e iniciar o disparo. O Kanban serve como registro visual da decisão.

Posso adaptar esse fluxo para aprovar outros conteúdos, como e-mails marketing?

Sim. O mesmo pipeline de Kanban e Flow pode ser usado para revisar campanhas de E-mail Marketing ou qualquer outra comunicação que exija aprovação. Basta ajustar as mensagens e os responsáveis.

O que acontece se o gestor não responder?

O card permanece na coluna “Em revisão” até que haja uma interação. Você pode criar um Flow de lembrete com um bloco de espera (por exemplo, 24 horas) para reenviar a notificação caso não haja resposta.

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