Para arquivar conversas inativas automaticamente na Papo (https://papo.global/), você pode criar uma regra de automação que fecha e arquiva conversas sem interação por um período definido, mantendo sua caixa de entrada limpa e focada apenas nos atendimentos ativos.
Com essa automação, você elimina o trabalho manual de revisar e encerrar conversas paradas, garantindo que sua equipe visualize apenas o que realmente precisa de atenção. A regra funciona com base em um gatilho de inatividade e executa a ação de arquivamento sem intervenção humana.
Resumo: arquivamento manual vs. regra de automação
| Método | Como funciona | Quando usar |
|---|---|---|
| Arquivamento manual | Um agente revisa a caixa de entrada, identifica conversas paradas e as arquiva uma a uma. | Operações com volume muito baixo ou quando você precisa de controle total sobre cada encerramento. |
| Regra de automação | O sistema monitora a inatividade e arquiva automaticamente as conversas que atendem ao critério de tempo definido. | Operações com médio e alto volume, onde manter a caixa organizada manualmente é inviável e propenso a falhas. |
Como funciona a regra de arquivamento automático
A regra utiliza a lógica condicional do módulo de Automação da Papo: quando uma conversa atinge um determinado tempo sem nenhuma interação (nova mensagem do cliente ou do agente), o sistema executa a ação de arquivá-la. Você define o número de dias de inatividade e pode, opcionalmente, filtrar por canal, etiqueta ou outros critérios.
Passo a passo para criar a regra
1. Acesse o módulo de Automação
No painel da Papo, vá em Configurações e clique em Automação. Essa é a central onde você gerencia todas as regras que automatizam ações no atendimento.
2. Inicie uma nova regra
Clique no botão para adicionar uma nova regra. Dê um nome descritivo, como “Arquivar conversas inativas há 7 dias”. Isso facilita a identificação e futuros ajustes.
3. Defina o gatilho de inatividade
Escolha o evento que dispara a automação. Para o arquivamento por inatividade, selecione o gatilho relacionado a conversa sem interação. Em seguida, configure a condição de tempo:
- Período de inatividade: defina quantos dias (ou horas) a conversa deve ficar sem mensagens para ser considerada inativa (ex: 7 dias). Você pode adicionar condições extras, como uma etiqueta específica (ex: “Resolvido”) ou um canal de origem, para refinar quais conversas serão arquivadas.
4. Escolha a ação “Arquivar conversa”
Na seção de ações, selecione Arquivar conversa (ou ação equivalente de encerramento). A partir desse momento, toda conversa que atingir o tempo de inatividade definido será automaticamente movida para o arquivo, liberando a caixa de entrada.
5. Salve e ative a regra
Revise as configurações, salve e certifique-se de que a regra está ativada. Agora sua caixa de entrada se manterá organizada sem que ninguém precise se preocupar com conversas paradas.
Para quem essa automação é indicada
- Equipes com alto volume de atendimento: se sua caixa recebe dezenas ou centenas de conversas por dia, a regra impede que conversas já resolvidas ou abandonadas poluam a fila de trabalho.
- Operações que priorizam SLA e produtividade: agentes não perdem tempo vasculhando conversas inativas; o foco fica apenas nos clientes que ainda precisam de resposta.
- Empresas que usam múltiplos canais: você pode criar regras diferentes por canal (ex: WhatsApp arquiva após 5 dias, e-mail após 10 dias), adequando a política de arquivamento a cada contexto.
Perguntas frequentes
A regra arquiva conversas que estão aguardando resposta do cliente?
Sim, desde que o tempo de inatividade configurado seja atingido. Se você quiser preservar conversas em que o cliente ainda não respondeu, pode ajustar o período para um valor maior ou usar uma etiqueta que impeça o arquivamento (ex: “Aguardando cliente”).
Posso definir prazos diferentes para canais distintos?
Sim. Crie uma regra para cada canal, usando a condição “Caixa de entrada de origem” e o respectivo período de inatividade. Assim, o WhatsApp pode arquivar após 3 dias, enquanto o e-mail arquiva após 7, por exemplo.
O que acontece se o cliente enviar uma nova mensagem depois do arquivamento?
A conversa é reaberta automaticamente e volta a aparecer na caixa de entrada, como uma nova interação. O histórico anterior é preservado.
É possível arquivar apenas conversas que já estão com uma etiqueta específica?
Sim. Adicione uma condição de etiqueta à regra. Por exemplo: arquivar somente conversas com a etiqueta “Resolvido” que estejam inativas há 5 dias.
A regra de arquivamento afeta relatórios ou métricas?
O arquivamento não apaga dados. As conversas permanecem acessíveis no arquivo e continuam contabilizadas nos relatórios históricos. Apenas a visualização da caixa de entrada é limpa.
Preciso de permissão especial para criar regras de automação?
As permissões seguem a configuração de acesso da sua conta Papo. Normalmente, administradores e gestores têm acesso ao módulo de Automação. Consulte o responsável pela conta caso não visualize a opção.
Leia também
- Como configurar regras para atribuir automaticamente conversas de um canal específico a um time
- Como criar uma automação que envia uma mensagem após um tempo específico
Automatize o arquivamento de conversas inativas e mantenha sua operação organizada sem esforço manual.