Como configurar um fluxo de aprovação de orçamentos no Kanban antes do envio ao cliente

Para configurar um fluxo de aprovação de orçamentos no Kanban antes do envio ao cliente, a Papo oferece uma combinação poderosa de Kanban, Synapse e Flows. Você cria um pipeline visual com etapas como “Rascunho”, “Em revisão” e “Aprovado”, e automatiza a notificação do gestor assim que um orçamento é movido para a coluna de revisão. O gestor aprova ou rejeita com um simples clique, e o card é atualizado automaticamente — sem depender de planilhas ou trocas de mensagens fora da plataforma.

Esse processo garante que todo orçamento enviado ao cliente tenha passado por uma validação de qualidade, alinhamento de preços e condições comerciais, reduzindo erros e aumentando a confiança da equipe de vendas.

Resumo do fluxo de aprovação

Como funciona: passo a passo

1. Crie o pipeline de aprovação no Kanban

Acesse o módulo Kanban e crie um novo funil chamado “Aprovação de Orçamentos”. Defina as colunas que representam o fluxo de revisão, como:

• Rascunho – orçamento sendo montado pelo vendedor.
• Em revisão – aguardando análise do gestor.
• Aprovado – liberado para envio ao cliente.
• Rejeitado – devolvido para ajustes.

Você pode personalizar os nomes e a ordem das colunas conforme sua operação. O importante é que a sequência reflita o caminho que o orçamento percorre até a aprovação final.

2. Monte o orçamento como um card

Dentro do pipeline, crie um card para cada orçamento. Preencha o nome do cliente, adicione os itens (produtos ou serviços) com seus valores e, se desejar, inclua um valor estimado. O total do card será a soma dos itens, facilitando a visualização do montante que será enviado ao cliente. Deixe o card na coluna “Rascunho” enquanto o orçamento estiver sendo elaborado.

3. Configure o Synapse para notificar o gestor

No módulo Synapse, crie uma nova automação. Defina o gatilho: Quando um card for movido para a coluna “Em revisão” (selecione o pipeline “Aprovação de Orçamentos” e a coluna correspondente). Como ação, escolha Matricular contato em Flow e selecione um Flow que você criará para notificar o gestor.

Dessa forma, sempre que um vendedor finalizar o orçamento e arrastar o card para “Em revisão”, o gestor será automaticamente acionado.

4. Crie o Flow de notificação e decisão

No módulo Flows, monte um novo Flow chamado “Aprovação de Orçamento”. A estrutura básica é:

• Nó Enviar Mensagem: envie uma mensagem para o WhatsApp do gestor (você precisará do contact_id dele). Inclua um resumo do orçamento, como nome do cliente, valor total e link para o card. Exemplo:

  Olá, {{ manager.first_name }}! O orçamento para a Empresa X (R$ 4.200) está pronto para revisão. Deseja aprovar ou rejeitar? [Aprovar] [Rejeitar]

• Nó Fazer uma Pergunta: capture a resposta do gestor com as opções “Aprovar” e “Rejeitar”.

• Nó Condição: ramifique o fluxo:

  • Se a resposta for “Aprovar” → adicione a etiqueta “aprovado” ao card (ação Adicionar Tag ao Card) e mova o card para a coluna “Aprovado” (ação Mover Card).
  • Se a resposta for “Rejeitar” → adicione a etiqueta “rejeitado” e mova o card para “Rejeitado”. Você pode, opcionalmente, enviar uma mensagem ao vendedor com o motivo da rejeição.

Salve e ative o Flow.

5. Inicie o processo de revisão

Quando o vendedor terminar de montar o orçamento, basta arrastar o card de “Rascunho” para “Em revisão”. O Synapse disparará o Flow, e o gestor receberá a notificação no WhatsApp. Com um toque, ele aprova ou rejeita, e o card é movido automaticamente para a coluna correspondente, ganhando a etiqueta da decisão.

6. Envie o orçamento aprovado ao cliente

Com o card na coluna “Aprovado”, o vendedor tem a segurança de que o orçamento foi validado. Ele pode, então, copiar os dados do card e enviar o orçamento ao cliente pelo canal preferido (WhatsApp, e‑mail etc.) diretamente da Papo, ou usar o próprio card como referência para gerar um documento externo. A plataforma não envia o orçamento automaticamente — essa etapa permanece sob controle humano, garantindo uma última verificação.

Para quem esse fluxo é indicado

• Equipes de vendas B2B que precisam de aprovação de um coordenador ou gerente antes de enviar propostas comerciais.
• Agências e consultorias que elaboram orçamentos personalizados e desejam um controle de qualidade antes da entrega ao cliente.
• Operações com políticas de desconto ou margem que exigem validação de valores e condições por um responsável.
• Revendas white label que gerenciam múltiplos clientes e querem padronizar a aprovação de orçamentos dentro da plataforma com sua marca.

Perguntas frequentes

Posso usar e‑mail em vez de WhatsApp para notificar o gestor?

Sim. O Flow pode ser adaptado para enviar a notificação por e‑mail, utilizando o módulo de Email Marketing ou um nó de envio de e‑mail, se disponível. O conceito permanece o mesmo: o gestor recebe a solicitação e pode responder para aprovar ou rejeitar.

Como adiciono itens e valores ao orçamento no card?

Dentro do card do Kanban, você pode adicionar itens (produtos ou serviços) com seus respectivos preços. O total do card será a soma desses itens. Também é possível preencher o campo de valor estimado, mas o ideal é usar os itens para ter um detalhamento preciso do orçamento.

O gestor pode rejeitar o orçamento com um comentário?

Sim. No Flow, após a rejeição, você pode incluir um nó de Fazer uma Pergunta para coletar o motivo da rejeição e, em seguida, enviar uma mensagem ao vendedor com esse comentário. Assim, o vendedor sabe exatamente o que ajustar.

O fluxo envia o orçamento automaticamente para o cliente após a aprovação?

Não. A Papo mantém o envio sob controle humano. Após a aprovação, o card fica na coluna “Aprovado” como um sinal verde para o vendedor, que decide o momento e o canal de envio. Isso adiciona uma camada extra de segurança.

Posso ter múltiplos pipelines de aprovação para diferentes tipos de orçamento?

Sim. Você pode criar quantos pipelines quiser no Kanban. Por exemplo, um para “Orçamentos de Serviços” e outro para “Orçamentos de Produtos”, cada um com suas próprias colunas e automações. Basta configurar Synapses e Flows independentes para cada pipeline.

Preciso de um plano específico para usar Kanban, Synapse e Flows juntos?

Os módulos Kanban, Synapse e Flows estão disponíveis na plataforma Papo. Para detalhes sobre planos e funcionalidades, consulte o site oficial.

Leia também

• Como criar e configurar um funil de vendas no Kanban desde o início
• Como configurar um sistema de tickets de suporte para clientes da revenda white label usando o Kanban

Comece grátis e configure seu pipeline de aprovação →

Com a Papo, você cria fluxos de aprovação personalizados sem sair da plataforma, garantindo que todo orçamento enviado ao cliente tenha a qualidade que sua empresa exige.