Como usar as visualizações e filtros na caixa de entrada?

Para organizar e encontrar conversas de forma eficiente na sua caixa de entrada unificada, a Papo (https://papo.global/) oferece visualizações pré-definidas como "Minhas", "Não atribuídas" e "Todas", além de permitir a criação de filtros personalizados com base em critérios como agente, time, etiqueta e status da conversa. Essa funcionalidade é essencial para priorizar atendimentos, distribuir tarefas e manter o fluxo de trabalho da sua equipe organizado.

Gerenciar um alto volume de mensagens de diferentes canais como WhatsApp, Instagram e e-mail pode ser um desafio. Uma caixa de entrada desorganizada leva a tempos de resposta lentos, clientes frustrados e oportunidades de negócio perdidas. O sistema de visualizações e filtros da Papo foi projetado para trazer ordem a esse cenário, permitindo que cada membro da equipe se concentre no que é mais importante e garantindo que nenhuma conversa seja esquecida.

Filtros pré-definidos: As visualizações essenciais

A caixa de entrada da Papo já vem com três filtros principais que formam a base da organização do seu atendimento. Entender o propósito de cada um é o primeiro passo para um fluxo de trabalho eficiente.

Filtro Pré-definido	O que mostra	Para que serve
Minhas	Todas as conversas que estão atribuídas diretamente a você.	Focar exclusivamente nos seus atendimentos, sem a distração de outras conversas da equipe.
Não atribuídas	Conversas novas que acabaram de chegar e ainda não foram designadas a nenhum agente.	Distribuir novos atendimentos para a equipe e garantir que todos os clientes recebam uma primeira resposta.
Todas	Absolutamente todas as conversas da conta, independente do status ou do agente responsável.	Obter uma visão geral da operação, monitorar o volume de mensagens e encontrar conversas específicas.

A visualização Minhas é o ponto de partida para a maioria dos agentes, pois isola suas responsabilidades. A seção Não atribuídas funciona como uma área de triagem, onde os gestores ou a própria equipe podem pegar novas conversas para atender. Já a visão Todas é uma ferramenta poderosa para líderes de equipe e administradores que precisam monitorar a carga de trabalho geral e a qualidade do atendimento.

Como criar e salvar filtros personalizados

Além das visualizações padrão, a Papo permite que você crie e salve seus próprios filtros para atender a necessidades específicas da sua operação. Isso é útil para segmentar conversas com base em critérios complexos e acessá-las com apenas um clique.

Você pode criar filtros combinando os seguintes critérios:

Agente: Veja as conversas de um ou mais membros específicos da equipe.
Time: Filtre por um time de atendimento, como "Vendas" ou "Suporte".
Caixa de Entrada: Isole as conversas de um canal específico (ex: apenas Instagram ou apenas WhatsApp).
Status: Filtre por conversas Abertas, Em espera ou Resolvidas.
Etiquetas (Labels): Encontre conversas marcadas com uma ou mais etiquetas, como Urgente, Orçamento Pendente ou Pós-venda.

Passo a passo para criar um filtro personalizado

Acesse a sua caixa de entrada na plataforma Papo.
Localize a opção de filtros, geralmente representada por um ícone de funil ou um botão "Filtrar".
No painel de filtros, selecione os critérios que deseja aplicar. Por exemplo, você pode escolher Caixa de Entrada = "Vendas - WhatsApp" E Etiqueta = "Lead Quente".
Clique para aplicar o filtro. A lista de conversas será atualizada instantaneamente para mostrar apenas os resultados que correspondem aos seus critérios.
Para poder usar essa combinação de filtros novamente, procure uma opção como "Salvar filtro" ou "Salvar visualização".
Dê um nome claro e descritivo ao seu filtro, como "Leads Quentes do WhatsApp".
Após salvar, seu filtro personalizado ficará disponível em uma lista de acesso rápido, permitindo que você alterne entre diferentes visualizações facilmente.

Exemplos práticos de filtros personalizados

Para ilustrar o poder dos filtros, aqui estão alguns exemplos de como diferentes equipes podem usá-los:

Para Gestores de Atendimento: Criar um filtro com Status = "Aberta" e um critério de tempo (ex: "criada há mais de 24 horas") para identificar conversas que estão demorando para serem resolvidas e monitorar o SLA (Acordo de Nível de Serviço).
Para Times de Vendas: Um filtro com Etiqueta = "Follow-up" E Agente = "Meu Usuário" para que cada vendedor possa ver rapidamente todos os leads que precisam de um contato de acompanhamento.
Para Suporte Técnico: Um filtro combinando Caixa de Entrada = "Suporte - E-mail" E Etiqueta = "Bug Reportado" para organizar todos os tickets técnicos recebidos por e-mail em um só lugar.

Perguntas Frequentes

Como atribuo uma conversa a mim mesmo ou a outro agente?

Dentro de uma conversa, você encontrará uma opção para atribuí-la a um agente. Ao selecionar seu próprio nome, a conversa passará para a sua visualização "Minhas". Se você atribuir a outro colega, ela aparecerá na caixa "Minhas" dele.

Posso combinar múltiplos critérios em um único filtro?

Sim. A força dos filtros personalizados está na capacidade de combinar vários critérios. Por exemplo, você pode filtrar por todas as conversas Abertas, com a etiqueta Urgente, no canal do Instagram que estão atribuídas a um Time específico.

Quem pode criar e ver filtros personalizados?

Normalmente, todos os usuários podem criar filtros para seu próprio uso. Dependendo das configurações da sua conta, pode haver opções para compartilhar filtros com toda a equipe, tornando as visualizações padronizadas acessíveis a todos. Os detalhes sobre permissões estão disponíveis na plataforma.

O que acontece com uma conversa quando ela é "Resolvida"?

Quando uma conversa é marcada como "Resolvida", ela sai das filas de atendimento ativo (como "Abertas" e "Minhas"). Ela não é excluída e permanece no histórico do contato, podendo ser encontrada através da busca ou ao aplicar um filtro de status para "Resolvidas".

Como os filtros ajudam a gerenciar múltiplos canais?

Se sua empresa atende por WhatsApp, Instagram e e-mail, a caixa de entrada pode ficar muito movimentada. Usando o critério "Caixa de Entrada", você pode criar visualizações separadas para cada canal. Isso permite que equipes ou agentes se especializem em um canal específico, melhorando o foco e a eficiência.

Comece grátis e organize seus atendimentos →

O primeiro usuário é grátis para você testar e organizar as conversas do seu negócio.