Como convidar um agente com acesso limitado a apenas uma caixa de entrada

Para convidar um agente com acesso limitado a apenas uma caixa de entrada na Papo (https://papo.global/), você precisa criar uma função personalizada que restrinja os módulos visíveis e associar o agente exclusivamente ao time responsável por aquela caixa, garantindo que ele visualize somente as conversas desse canal.

Essa configuração é ideal quando você precisa que um atendente externo, um parceiro ou um time terceirizado acesse apenas as conversas de um cliente ou departamento específico, sem enxergar outras caixas da conta.

Resumo da configuração

Como restringir um agente a uma única caixa de entrada

A Papo organiza o acesso a conversas por meio de times e funções. Para limitar um agente a uma caixa específica, você combina esses dois recursos:

1. Função personalizada – define quais módulos o agente pode acessar (ex.: apenas Conversas, sem acesso a Relatórios ou Configurações).
2. Time vinculado à caixa – o agente é colocado em um time que está associado exclusivamente à caixa de entrada que ele deve atender.

Assim, mesmo que existam outras caixas na conta, o agente só verá as conversas do time ao qual pertence.

Passo a passo

1. Criar uma função personalizada com acesso restrito

A função personalizada permite controlar quais módulos da plataforma o agente enxerga. Para um acesso mínimo:

• Acesse Configurações no menu lateral.
• Role até Funções Personalizadas e clique em Adicionar função personalizada.
• Dê um nome (ex.: “Agente Caixa Única”).
• Nas permissões, marque apenas os módulos essenciais para o atendimento, como Conversas. Deixe desmarcados módulos como Relatórios, Configurações, Kanban ou Contatos, conforme a necessidade.
• Salve a função.

Importante: A função personalizada controla a visibilidade de módulos, mas não restringe quais caixas de entrada aparecem. A restrição de caixas é feita pela associação a um time.

2. Criar um time dedicado para a caixa

• Ainda em Configurações, vá até a seção de Times (ou Equipes).
• Crie um novo time com um nome que identifique a caixa (ex.: “Atendimento Cliente X”).
• Adicione ao time apenas os agentes que devem acessar essa caixa. Se o agente ainda não existe na conta, você pode convidá-lo depois.

3. Associar o time à caixa de entrada

• Vá para Configurações → Caixas de entrada.
• Localize a caixa que será a única visível para o agente.
• Clique em Configurações da caixa e acesse Colaboradores.
• Em vez de selecionar agentes individuais, escolha o time que você criou.
• Salve a alteração.

A partir desse momento, todos os membros do time passarão a ver apenas as conversas dessa caixa de entrada. Se o agente pertencer a mais de um time, ele verá as caixas de todos os times aos quais está vinculado — por isso, mantenha-o em um único time.

4. Convidar o agente com a função e o time corretos

• Se o agente ainda não está na conta, vá até Configurações → Agentes (ou Usuários) e use a opção de Convidar agente.
• No convite, selecione a função personalizada criada no passo 1.
• Após o agente aceitar o convite, acesse a gestão de times e adicione-o ao time dedicado do passo 2.

Se o agente já existir na conta, edite seu perfil para alterar a função e certifique-se de que ele está apenas no time da caixa desejada.

Para quem essa configuração é útil

• Revendedores white label que precisam dar acesso a agentes de cada cliente final apenas à sua própria caixa de entrada, sem expor dados de outros clientes.
• Operações com dados sensíveis (financeiro, jurídico) que exigem segregação total entre departamentos.
• Times terceirizados que atuam em um projeto ou campanha específica e não devem acessar o restante da operação.
• Franquias ou unidades que compartilham a mesma conta Papo, mas precisam de isolamento entre as caixas de cada loja.

Perguntas frequentes

O agente ainda consegue ver o resumo de outras caixas de entrada?

Não. O resumo da caixa (abertas, resolvidas, não atribuídas) é exibido apenas para as caixas às quais o agente tem acesso. Como ele está vinculado a um único time, verá somente o resumo daquela caixa.

Posso limitar o agente a ler conversas, mas impedir que ele responda?

A função personalizada permite controlar módulos, mas permissões mais granulares dentro do módulo de Conversas (como somente leitura) não são cobertas por funções padrão. Para esse nível de detalhe, consulte as opções de permissões avançadas na documentação da plataforma.

E se o agente for movido para outro time sem querer?

Enquanto ele estiver em apenas um time, verá só a caixa associada. Se for adicionado a um segundo time, passará a ver também as caixas desse novo time. Por isso, revise periodicamente a composição dos times nas configurações.

Essa restrição funciona para todos os canais (WhatsApp, e-mail, chat)?

Sim. A lógica de time + caixa de entrada é a mesma para qualquer canal configurado na Papo: WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, e-mail, SMS ou widget de site.

Preciso criar uma função personalizada para cada agente?

Não. A mesma função pode ser atribuída a vários agentes. Crie uma função “Agente Restrito” e reutilize para todos que devem ter acesso limitado a uma única caixa.

O agente ainda pode acessar o módulo de Contatos ou Kanban?

Depende das permissões que você definir na função personalizada. Para máxima restrição, desmarque todos os módulos exceto Conversas. Assim, o agente não verá Contatos, Kanban, Relatórios nem Configurações.

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