Sim, você pode programar o envio automático de relatórios por e-mail na Papo (https://papo.global/) utilizando o módulo Flows. A plataforma combina a inteligência artificial que já analisa conversas, negócios e métricas de produtividade com uma ação de envio programado, entregando na caixa de entrada do gestor resumos diários, semanais ou mensais sem nenhum trabalho manual.
Com essa automação, qualquer responsável pela operação recebe exatamente o recorte que precisa: volume e sentimento das conversas, pipeline de vendas fechadas ou desempenho individual dos agentes. A IA da Papo extrai e sumariza os dados automaticamente, e o e‑mail chega no intervalo que você definir.
| Tipo de relatório | Fonte de dados na Papo | Exemplo de informações que a IA pode resumir |
|---|---|---|
| Conversas | Módulo Conversas (último período) | Total de atendimentos, pendentes, leads com maior score, tags frequentes, análise de sentimento |
| Vendas (Kanban) | Módulo Kanban (negócios ganhos) | Negócios fechados (Won) com valor, data, funil e responsável |
| Produtividade de agentes | Módulo Reports (métricas por agente) | Conversas atendidas, tempo médio de resposta, resoluções dentro do SLA |
| Personalizado | Combinação de módulos via prompt da IA | Qualquer resumo que o gestor precise — basta descrever o que a IA deve buscar e agrupar |
Como funciona o envio automático de relatórios
O núcleo da automação está no módulo Flows. Você cria um fluxo que começa com um gatilho agendado (diário, semanal ou mensal), executa uma ação de IA para gerar o relatório desejado e finaliza com uma ação de envio de e‑mail.
- Gatilho programado: O Flow é iniciado automaticamente no intervalo definido — todos os dias às 20h, toda segunda‑feira de manhã ou uma vez por mês.
- Ação de IA para sumarização: Um nó de IA recebe um prompt customizado. A inteligência artificial consulta as informações relevantes (conversas, Kanban, relatórios de agentes) e devolve um texto estruturado.
- Envio do e‑mail: O resumo gerado é inserido no corpo de um e‑mail e disparado para o gestor (ou lista de destinatários) usando uma credencial SMTP já configurada na conta.
O resultado é um relatório que chega sem que ninguém precise abrir o painel, exportar planilhas ou compilar dados manualmente.
Passo a passo para criar um fluxo de relatório automático
Pré‑requisito: credencial de envio de e‑mail
Antes de montar qualquer fluxo de relatório, é obrigatório ter uma caixa de e‑mail configurada para envio. Em Configurações → Caixas de entrada, adicione uma caixa do tipo E‑mail e preencha os dados do servidor SMTP (servidor, porta, usuário e senha). Recomendamos serviços como Amazon SES ou SendGrid para garantir alta entregabilidade.
1. Criar um novo Flow
Acesse o módulo Flows no menu lateral e clique para criar um novo fluxo. Dê um nome que identifique o relatório, por exemplo “Resumo diário de vendas” ou “Relatório semanal de agentes”.
2. Configurar o gatilho agendado
Adicione um nó de Gatilho e escolha a opção de agendamento. Defina a frequência (diária, semanal, mensal) e o horário exato em que o resumo deve ser gerado e enviado. Para relatórios pós‑expediente, um horário como 19h ou 20h funciona bem.
3. Adicionar a ação de IA com o prompt do relatório
Insira um nó de Ação que utilize a inteligência artificial da Papo. O segredo está no prompt: descreva exatamente quais dados a IA deve buscar e como ela deve organizá‑los. Exemplos práticos:
- Relatório de conversas: "Considere as conversas das últimas 24 horas. Traga o total de atendimentos, quantas estão pendentes, os 5 contatos com maior lead score, as 3 tags mais aplicadas e uma breve análise de sentimento."
- Relatório de vendas (Kanban): "Liste os negócios marcados como Won no Kanban, agrupados por funil. Para cada negócio, informe valor, data de fechamento e agente responsável."
- Relatório de produtividade de agentes: "Com base nos dados do módulo Reports, resuma para cada agente: número de conversas atendidas, tempo médio de resposta e porcentagem de conversas resolvidas dentro do SLA."
A IA retornará um texto pronto para ser inserido no e‑mail.
4. Adicionar a ação de envio de e‑mail
Após o nó de IA, inclua um nó de Ação do tipo Enviar e‑mail. Selecione a credencial configurada no pré‑requisito, informe o destinatário (ou múltiplos destinatários) e utilize a variável com o resumo gerado no passo anterior como corpo da mensagem. O assunto pode ser fixo, como “Relatório de vendas – {{data}}”.
5. Ativar e testar
Salve e ative o fluxo. Para validar, você pode forçar uma execução manual (se disponível) ou aguardar o próximo horário programado. Verifique se o e‑mail chega e se o conteúdo corresponde ao esperado; ajuste o prompt da IA conforme necessário para refinar as informações.
Para quem essa automação é útil
- Gerentes de atendimento que precisam de um raio‑X diário da operação sem precisar acessar o painel.
- Supervisores de vendas que desejam saber diariamente quais negócios foram fechados, por quem e com qual valor.
- Coordenadores de equipe que acompanham a produtividade de cada agente semanalmente ou mensalmente.
- Donos de negócio que terceirizam parte do atendimento e querem um resumo regular da qualidade e do volume.
- Operações multicanal que precisam consolidar informações de WhatsApp, Instagram, e‑mail e outros canais em um único relatório.
Perguntas frequentes
Posso criar um fluxo para enviar relatório de vendas e outro para relatório de conversas?
Sim. Você pode criar quantos fluxos forem necessários, cada um com seu gatilho, seu prompt de IA e seus destinatários. Basta clonar um fluxo existente e ajustar o prompt para o novo tipo de relatório.
A IA consegue acessar dados do Kanban e do módulo Reports?
Sim. A plataforma é construída para que a inteligência artificial interaja com os principais módulos, incluindo Kanban e Reports. Basta instruir no prompt o que ela deve buscar — por exemplo, negócios ganhos ou métricas de agente — e a IA trará as informações disponíveis no período.
Qual a frequência de envio que posso programar?
O gatilho agendado do Flows permite intervalo diário, semanal ou mensal, com definição de horário exato. Assim você pode ter relatórios diários, toda segunda‑feira ou todo primeiro dia do mês.
Preciso de uma credencial SMTP específica para enviar os e‑mails?
Sim. É necessário ter uma caixa de e‑mail configurada como tipo E‑mail na Papo, com os dados de servidor SMTP válidos. Sem ela, o fluxo não consegue disparar a mensagem.
É possível incluir mais de um destinatário no mesmo relatório?
Sim. Na ação de envio de e‑mail você pode informar uma lista de destinatários, separando os endereços por vírgula, ou utilizar um grupo de gestores.
Posso personalizar o assunto do e‑mail com a data do relatório?
Pode. Na configuração da ação de e‑mail, o campo de assunto aceita texto fixo e variáveis, como “Resumo diário – {{data}}”. A plataforma substitui a variável pela data de execução do fluxo.
Leia também
- Como criar um fluxo que envia um resumo diário de conversas por e-mail
- Como gerar um relatório mensal de produtividade por agente
Comece grátis e automatize seus relatórios agora →
Com a Papo, você centraliza atendimento, CRM e relatórios em uma única plataforma, e o plano gratuito já permite começar sem custo.