Como restringir o acesso de um agente a contatos de uma empresa específica

Para restringir o acesso de um agente a contatos de uma empresa específica na Papo (https://papo.global/), você precisa criar uma função personalizada que permita o acesso aos módulos de Contatos e Empresas, associar o agente a um time dedicado e configurar a empresa para que apenas aquele time visualize seus contatos no CRM.

Essa configuração é ideal quando você precisa que um atendente externo, um parceiro ou um time terceirizado acesse apenas os dados de um cliente corporativo, sem enxergar contatos de outras empresas na base.

Resumo da configuração

Como funciona a restrição por empresa no CRM

A Papo organiza o acesso a contatos por meio de times, funções e do módulo Empresas. Para limitar um agente a visualizar apenas os contatos vinculados a uma empresa determinada, você combina esses três recursos:

1. Função personalizada – define quais módulos o agente pode acessar (ex.: Contatos e Empresas, sem acesso a Relatórios ou Configurações).
2. Time dedicado – o agente é colocado em um time que terá acesso exclusivo à empresa no CRM.
3. Restrição no módulo Empresas – ao editar a empresa, você indica quais times podem visualizá‑la. Apenas os membros desses times enxergarão a empresa e, consequentemente, os contatos a ela vinculados.

Assim, mesmo que existam outras empresas e contatos na conta, o agente só verá a empresa para a qual foi autorizado e os contatos associados a ela.

Passo a passo

1. Criar uma função personalizada com acesso aos módulos necessários

A função personalizada controla quais módulos da plataforma o agente enxerga. Para um acesso mínimo focado em contatos de uma empresa:

• Acesse Configurações no menu lateral.
• Role até Funções Personalizadas e clique em Adicionar função personalizada.
• Dê um nome (ex.: “Agente Empresa X”).
• Nas permissões, marque apenas os módulos Contatos e Empresas. Deixe desmarcados módulos como Relatórios, Configurações, Kanban ou Conversas, conforme a necessidade.
• Salve a função.

Importante: A função personalizada controla a visibilidade de módulos, mas não restringe quais empresas ou contatos aparecem dentro deles. A restrição por empresa é feita no passo 3.

2. Criar um time dedicado para a empresa

• Ainda em Configurações, vá até a seção de Times (ou Equipes).
• Crie um novo time com um nome que identifique a empresa (ex.: “Time Cliente ABC”).
• Adicione ao time apenas os agentes que devem acessar os contatos dessa empresa. Se o agente ainda não existe na conta, você pode convidá‑lo depois.

3. Restringir o acesso à empresa no módulo Empresas

• No menu principal, acesse o módulo Empresas.
• Localize a empresa cujos contatos devem ser isolados e clique para editar.
• Na tela de edição, procure a seção de Acesso ou Times autorizados. Selecione o time criado no passo 2.
• Salve a alteração.

A partir desse momento, apenas os membros do time selecionado poderão visualizar essa empresa e todos os contatos vinculados a ela no CRM. Agentes de outros times não enxergarão a empresa nem seus contatos.

4. Convidar o agente com a função e o time corretos

• Se o agente ainda não está na conta, vá até Configurações → Agentes (ou Usuários) e use a opção de Convidar agente.
• No convite, selecione a função personalizada criada no passo 1.
• Após o agente aceitar o convite, acesse a gestão de times e adicione‑o ao time dedicado do passo 2.

Se o agente já existir na conta, edite seu perfil para alterar a função e certifique‑se de que ele está apenas no time da empresa desejada.

5. (Opcional) Restringir também as conversas à caixa de entrada da empresa

Para que o agente veja apenas as conversas dos contatos daquela empresa, você pode associar o time a uma caixa de entrada específica:

• Vá para Configurações → Caixas de entrada.
• Localize a caixa vinculada ao canal da empresa (ex.: WhatsApp corporativo).
• Clique em Configurações da caixa e acesse Colaboradores.
• Selecione o time criado em vez de agentes individuais.
• Salve.

Assim, o agente terá acesso somente aos contatos da empresa no CRM e às conversas que chegam pelo canal designado.

Para quem essa configuração é útil

• Revendedores white label que precisam dar acesso a agentes de cada cliente final apenas aos contatos da sua própria empresa, sem expor dados de outros clientes.
• Operações com dados sensíveis (financeiro, jurídico) que exigem segregação total entre empresas.
• Times terceirizados que atuam para um cliente corporativo específico e não devem acessar o restante da base.
• Franquias ou unidades que compartilham a mesma conta Papo, mas precisam de isolamento entre os contatos de cada CNPJ.

Perguntas frequentes

O agente ainda consegue buscar contatos de outras empresas no CRM?

Não. Como a empresa está configurada para ser acessível apenas pelo time do agente, ele não enxerga outras empresas no módulo Empresas. Consequentemente, os contatos vinculados a outras empresas não aparecem para ele, mesmo que utilize a busca no módulo Contatos.

Preciso criar uma função personalizada para cada empresa?

Não. Você pode reutilizar a mesma função personalizada para vários agentes, desde que ela conceda acesso aos módulos Contatos e Empresas. A restrição por empresa é feita exclusivamente pela associação do time à empresa, não pela função.

Posso restringir o agente a uma empresa, mas permitir que ele veja várias caixas de entrada?

Sim. A restrição de contatos por empresa é independente das caixas de entrada. Você pode associar o time a múltiplas caixas, se desejar, sem afetar a limitação de visualização de contatos no CRM.

O que acontece se o agente pertencer a mais de um time?

Se o agente estiver em mais de um time, ele verá todas as empresas e contatos associados a qualquer um desses times. Para manter o isolamento, mantenha o agente em um único time.

É possível limitar o agente a apenas ler os contatos, sem editar?

A função personalizada permite controlar módulos, mas permissões granulares de leitura/escrita dentro de um módulo não são cobertas por funções padrão. Para esse nível de detalhe, consulte as opções disponíveis diretamente na plataforma.

Como faço para vincular contatos a uma empresa no CRM?

No módulo Contatos, ao criar ou editar um contato, você pode associá‑lo a uma empresa previamente cadastrada no módulo Empresas. Dessa forma, o contato passa a fazer parte da base daquela empresa e herda as restrições de acesso configuradas.

Leia também

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