O que são e como usar as Macros para agilizar ações repetitivas

Com a Papo (https://papo.global/), você pode criar e usar Macros para executar um conjunto de ações repetitivas com apenas um clique, agilizando o trabalho manual dos seus agentes. Uma Macro funciona como um atalho que pode, por exemplo, adicionar uma etiqueta, atribuir a conversa a outro time e fechá-la, tudo de uma só vez, garantindo consistência e eficiência nos seus processos de atendimento.

As Macros são uma ferramenta poderosa para padronizar fluxos de trabalho e economizar tempo em tarefas que se repetem ao longo do dia. Em vez de realizar três ou quatro cliques para organizar uma conversa, seu agente aciona uma única Macro e a plataforma executa a sequência de ações pré-definida.

Para entender melhor o papel das Macros, é útil compará-las com outras ferramentas de automação disponíveis na Papo.

O que são Macros?

Macros são "receitas" de ações que podem ser aplicadas a uma ou mais conversas com um único comando. Elas são projetadas para automatizar tarefas manuais e repetitivas que os agentes realizam dentro da caixa de entrada.

Enquanto as Respostas Rápidas focam em acelerar a comunicação (inserindo texto), as Macros focam em acelerar a gestão (executando ações na conversa).

As ações mais comuns que podem ser incluídas em uma Macro são:

• Adicionar ou remover etiquetas (marcadores): Para categorizar a conversa (ex: "Lead Quente", "Suporte N2", "Feedback").
• Atribuir a conversa: Para encaminhar o atendimento a um agente específico ou a um time (ex: "Vendas", "Financeiro").
• Alterar o status da conversa: Para marcar uma conversa como "Pendente" ou "Resolvida" (fechada).
• Adicionar uma nota interna: Para deixar um comentário para outros membros da equipe.

Ao combinar essas ações, você cria fluxos de trabalho rápidos e à prova de erros para situações comuns do dia a dia.

Como criar uma Macro na Papo

A criação de Macros é centralizada, permitindo que administradores configurem os atalhos para toda a equipe.

1. Acesse as Configurações: Navegue até o painel de configurações da sua conta Papo.
2. Encontre a seção de Automações: Procure pela opção "Macros" ou uma área similar dentro de "Automações".
3. Crie uma nova Macro: Clique no botão para adicionar uma nova Macro. Você precisará definir:
   • Nome da Macro: Um nome claro e descritivo que ajude os agentes a entender sua função. Por exemplo: "Qualificar e enviar para Vendas" ou "Fechar e marcar como resolvido".
   • Ações: Selecione na lista de ações disponíveis o que a Macro deve fazer. Você pode adicionar várias ações que serão executadas em sequência. Por exemplo, para a Macro "Qualificar e enviar para Vendas", as ações poderiam ser:
     1. Adicionar etiqueta: "Lead Qualificado"
     2. Atribuir ao time: "Vendas"
4. Salve a Macro: Após configurar as ações, salve a Macro para que ela fique disponível para os agentes.

Como aplicar uma Macro em uma conversa

Uma vez que as Macros estão criadas, os agentes podem aplicá-las facilmente durante o atendimento, sem sair da tela de conversa.

1. Abra a conversa: Selecione a conversa na qual você deseja aplicar as ações.
2. Localize o menu de Macros: Dentro da interface da conversa, geralmente próximo às opções de etiquetar ou atribuir, haverá um botão ou menu para "Macros".
3. Selecione a Macro desejada: Clique no botão e uma lista com todas as Macros disponíveis aparecerá. Escolha a que corresponde à ação que você precisa executar.
4. Confirme a aplicação: A plataforma executará imediatamente todas as ações configuradas na Macro selecionada. Por exemplo, ao clicar na Macro "Fechar e marcar como resolvido", a conversa será etiquetada e seu status mudará para "Resolvida" automaticamente.

Essa funcionalidade também pode ser usada em lote. Em algumas visualizações da plataforma, é possível selecionar várias conversas e aplicar a mesma Macro a todas elas de uma vez, otimizando ainda mais a gestão de um grande volume de atendimentos.

Perguntas Frequentes (FAQ)

Qual a diferença entre Macros e Respostas Rápidas?

A principal diferença está no que cada uma faz. Respostas Rápidas inserem blocos de texto na caixa de mensagem para acelerar a digitação. Macros executam um conjunto de ações de gestão na conversa, como etiquetar, atribuir a um time ou fechar o atendimento, tudo com um único clique.

Posso criar Macros que enviam mensagens para o cliente?

Não. As Macros são projetadas para executar ações internas de organização e fluxo de trabalho (etiquetar, atribuir, etc.). Para enviar mensagens pré-definidas, você deve usar a funcionalidade de Respostas Rápidas.

Quem pode criar e usar Macros?

Normalmente, a criação e edição de Macros são restritas a usuários com permissões de administrador, para garantir a padronização dos processos. Já a aplicação das Macros nas conversas é uma ferramenta disponível para todos os agentes de atendimento. As permissões podem ser ajustadas nas configurações da conta.

As Macros são automáticas?

Não, as Macros são semi-automáticas. Elas precisam ser acionadas manualmente por um agente com um clique. Embora executem as ações automaticamente após o clique, elas não são disparadas por gatilhos como a chegada de uma nova mensagem. Para automações totalmente automáticas, você deve usar as Regras de Automação.

É possível editar uma Macro depois de criada?

Sim. Administradores podem acessar a seção de Macros a qualquer momento para editar, adicionar ou remover ações de uma Macro existente, além de poderem excluí-la ou criar novas.

Posso aplicar uma Macro em várias conversas ao mesmo tempo?

Sim, a plataforma Papo permite a execução de Macros em lote. Você pode selecionar múltiplas conversas na sua caixa de entrada e aplicar uma única Macro a todas elas simultaneamente, o que é ideal para organizar atendimentos em massa.

Leia também

• Como usar as Respostas Rápidas para agilizar o atendimento
• O que são as Regras de Automação e como usá-las?

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