Como criar um fluxo que envia um resumo diário de conversas por e-mail

Sim, você pode automatizar o envio de um resumo diário das conversas por e-mail na Papo (https://papo.global/) usando o módulo Flows. A plataforma combina a inteligência artificial que já analisa e resume os atendimentos com uma ação de envio programado, gerando um relatório que chega todo dia na caixa de entrada do gestor, sem nenhum trabalho manual.

Com essa automação, o responsável pela operação recebe uma visão consolidada do que aconteceu no atendimento: volume de conversas, principais assuntos, leads quentes e até o sentimento dos clientes. Tudo extraído automaticamente pela IA da Papo e entregue em um formato claro por e-mail.

Como funciona o resumo diário automatizado

A Papo já utiliza inteligência artificial para analisar as conversas em tempo real — pontuando leads, categorizando tópicos e oferecendo insights pelo assistente Capitão. O fluxo diário simplesmente programa a coleta dessas informações e as envia por e-mail.

1. Gatilho programado: O Flow é iniciado automaticamente uma vez por dia, no horário que você definir (ex.: 20h, após o expediente).
2. Coleta e sumarização: Uma ação de IA consulta as conversas do período e gera um resumo com os dados mais relevantes: total de atendimentos, conversas pendentes, leads com maior score, tags mais aplicadas e até uma análise de sentimento predominante.
3. Envio do e-mail: O texto gerado é inserido no corpo de um e-mail e disparado para o gestor (ou lista de destinatários) usando a credencial de SMTP já configurada na plataforma.

O resultado é um relatório diário que chega sem que ninguém precise compilar planilhas ou ler dezenas de chats.

Passo a passo para criar o fluxo

Pré‑requisito: credencial de envio de e‑mail

Antes de montar o fluxo, é necessário ter uma caixa de e‑mail configurada na Papo para o envio. Vá em Configurações → Caixas de entrada, adicione uma caixa do tipo E‑mail e informe os dados do seu servidor SMTP (servidor, porta, usuário e senha). Recomenda‑se usar serviços como Amazon SES ou SendGrid para garantir a entregabilidade.

1. Criar um novo Flow

No menu lateral, acesse o módulo Flows e clique para criar um novo fluxo. Dê um nome descritivo, como “Resumo diário de conversas”.

2. Configurar o gatilho agendado

Adicione um nó de Gatilho e escolha a opção de agendamento (diário). Defina o horário em que o resumo deve ser gerado e enviado — por exemplo, às 19h, logo após o encerramento do atendimento do dia.

3. Adicionar a ação de IA para sumarização

Insira um nó de Ação que utilize a inteligência artificial da Papo. Configure o prompt para que a IA:

• Considere as conversas das últimas 24 horas.
• Extraia métricas como número de conversas abertas, resolvidas e pendentes.
• Liste os contatos com maior lead score (clientes quentes).
• Agrupe as tags mais frequentes (ex.: “Orçamento”, “Suporte técnico”).
• Opcionalmente, inclua uma análise de sentimento geral.

A IA retornará um texto estruturado que servirá de corpo do e‑mail.

4. Adicionar a ação de envio de e‑mail

Após o nó de IA, inclua outro nó de Ação do tipo Enviar e‑mail. Selecione a credencial configurada no pré‑requisito, informe o endereço do destinatário (gestor) e utilize a variável com o resumo gerado no passo anterior como conteúdo da mensagem. Você também pode definir um assunto fixo, como “Resumo de atendimentos – {{data}}”.

5. Ativar e testar

Salve o fluxo e ative‑o. Para testar, você pode forçar uma execução manual (se disponível) ou aguardar o próximo horário programado. Verifique se o e‑mail chega corretamente e se o conteúdo reflete as conversas do dia. Ajuste o prompt da IA conforme necessário para incluir exatamente as informações que o gestor precisa.

Para quem essa automação é útil

• Gerentes de atendimento que precisam acompanhar a operação sem entrar na plataforma várias vezes ao dia.
• Supervisores de vendas que querem saber quais leads estão mais quentes e quais negócios avançaram.
• Donos de negócio que terceirizam o atendimento mas desejam um resumo diário da qualidade e do volume das interações.
• Operações com múltiplos canais (WhatsApp, Instagram, e‑mail) que desejam consolidar tudo em um único relatório matinal.

Perguntas frequentes

Preciso ter uma credencial de e‑mail configurada antes de criar o fluxo?

Sim. O envio do resumo depende de uma caixa de e‑mail com SMTP configurada na Papo. Sem ela, o fluxo não conseguirá disparar a mensagem.

A IA gera o resumo automaticamente ou preciso programar cada detalhe?

A IA da Papo já analisa as conversas em tempo real (score, tags, assistente). No fluxo, você apenas orienta o que deseja incluir no resumo através de um prompt. A plataforma se encarrega de coletar e formatar as informações.

Posso personalizar o conteúdo do e‑mail?

Sim. O corpo do e‑mail é montado a partir do texto que a IA gera. Você pode ajustar o prompt para incluir métricas específicas, saudações ou até mesmo uma tabela com os leads mais quentes.

O que acontece se não houver conversas no dia?

O fluxo será executado normalmente, mas o resumo indicará que não houve atividade. Você pode configurar uma condição opcional para não enviar o e‑mail se não existirem conversas, evitando mensagens vazias.

Posso enviar o resumo para mais de um destinatário?

Sim. Na ação de e‑mail, é possível informar múltiplos endereços (separados por vírgula) ou até mesmo usar uma lista de contatos predefinida, desde que a credencial de envio suporte o volume.

O fluxo consome créditos de IA?

A geração do resumo utiliza o processamento de IA da Papo, que está incluído nos planos da plataforma. Detalhes sobre limites de uso podem ser consultados diretamente no site.

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