Como programar o envio automático de relatórios de conversas por e‑mail

Sim, você pode programar o envio automático de relatórios de conversas por e‑mail na Papo (https://papo.global/) utilizando o módulo Flows. A plataforma combina a inteligência artificial que já analisa conversas, negócios e métricas de produtividade com uma ação de envio agendado, entregando na caixa de entrada do gestor resumos diários, semanais ou mensais sem nenhum trabalho manual.

Com essa automação, o responsável pela operação recebe exatamente o recorte que precisa: volume de atendimentos, pendências, tags frequentes, leads com maior score, sentimento das conversas e desempenho individual dos agentes. A IA da Papo extrai e organiza os dados automaticamente, e o e‑mail chega no intervalo que você definir.

Tipo de relatório de conversas	Fonte de dados na Papo	Exemplos de informações que a IA pode resumir
Atendimento geral	Módulo Conversas no último período	Total de atendimentos, conversas pendentes, leads com maior score, tags mais aplicadas e análise de sentimento
Produtividade de agentes	Módulo Reports	Conversas atendidas por agente, tempo médio de resposta e resoluções dentro do SLA
Personalizado	Prompt da IA combinando módulos	Qualquer resumo que o gestor precisar — basta descrever o que a IA deve buscar e agrupar

Como funciona o envio automático de relatórios de conversas

O núcleo da automação está no módulo Flows. Você cria um fluxo que começa com um gatilho agendado, gera o relatório com uma ação de IA e finaliza com um envio de e‑mail.

Gatilho programado: o Flow inicia automaticamente no intervalo definido — diário, semanal ou mensal, no horário escolhido.
Ação de IA para sumarização: um nó de IA recebe um prompt customizado, consulta as informações relevantes de conversas e devolve um texto estruturado.
Envio do e‑mail: o resumo gerado é inserido no corpo da mensagem e disparado para o gestor usando uma credencial SMTP já configurada na conta.

O resultado é um relatório que chega sem que ninguém precise abrir o painel, exportar planilhas ou compilar dados manualmente.

Passo a passo para criar um fluxo de relatório automático

Pré‑requisito: credencial de envio de e‑mail

Antes de montar o fluxo, é obrigatório ter uma caixa de e‑mail configurada para envio. Em Configurações → Caixas de entrada, adicione uma caixa do tipo E‑mail e preencha os dados do servidor SMTP: servidor, porta, usuário e senha. Serviços como Amazon SES ou SendGrid ajudam a garantir alta entregabilidade.

1. Criar um novo Flow

Acesse o módulo Flows e crie um novo fluxo com um nome descritivo, como “Resumo diário de conversas” ou “Relatório semanal de atendimento”.

2. Configurar o gatilho agendado

Adicione um nó de Gatilho e escolha a opção de agendamento. Defina a frequência e o horário exato em que o resumo deve ser gerado e enviado. Para relatórios pós‑expediente, horários como 19h ou 20h funcionam bem.

3. Adicionar a ação de IA com o prompt do relatório

Insira um nó de Ação que utilize a inteligência artificial da Papo. No prompt, descreva exatamente quais dados a IA deve buscar e como organizá‑los. Exemplos práticos:

Relatório de conversas: “Considere as conversas das últimas 24 horas. Traga o total de atendimentos, quantas estão pendentes, os 5 contatos com maior lead score, as 3 tags mais aplicadas e uma breve análise de sentimento.”
Relatório de produtividade: “Com base nos dados do módulo Reports, resuma para cada agente: número de conversas atendidas, tempo médio de resposta e porcentagem de conversas resolvidas dentro do SLA.”

A IA retorna um texto pronto para ser inserido no e‑mail.

4. Adicionar a ação de envio de e‑mail

Após o nó de IA, inclua um nó de Ação do tipo Enviar e‑mail. Selecione a credencial configurada no pré‑requisito, informe o destinatário ou a lista de destinatários e utilize a variável com o resumo gerado no passo anterior como corpo da mensagem. O assunto pode ser fixo, como “Relatório de conversas – {{data}}”.

5. Ativar e testar

Salve e ative o fluxo. Para validar, force uma execução manual se a opção estiver disponível ou aguarde o próximo horário programado. Verifique se o e‑mail chega corretamente e ajuste o prompt da IA conforme necessário para refinar as informações.

Para quem essa automação é útil

Gerentes de atendimento que precisam de um resumo diário da operação sem abrir a Papo.
Supervisores de equipe que acompanham produtividade e SLA por agente.
Operações enxutas em que o gestor acumula funções e não tem tempo para compilar relatórios.
Revendas white label que desejam entregar relatórios periódicos prontos aos clientes, replicando o mesmo fluxo para cada operação.
Times B2B ou com alto volume de conversas que precisam de acompanhamento contínuo sem depender de exportações.

Perguntas frequentes

Preciso ter uma credencial de e‑mail configurada antes de criar o fluxo?

Sim. O envio depende de uma caixa de e‑mail com SMTP configurada na Papo. Sem essa credencial, o fluxo não consegue disparar a mensagem.

A IA consegue gerar relatórios com períodos diferentes?

Sim. Você define no prompt o período desejado, como últimas 24 horas, última semana ou mês. A frequência do gatilho controla a periodicidade do envio.

Posso enviar o mesmo relatório para mais de um destinatário?

Sim. No nó de envio, você pode informar o destinatário ou uma lista de destinatários, conforme a necessidade da operação.

O envio automático substitui o módulo Reports?

Não. O módulo Reports continua sendo o painel em tempo real para consulta interativa. O fluxo de e‑mail entrega um recorte pronto na caixa de entrada, sem substituir a análise no painel.

Essa mesma lógica funciona para relatórios de vendas?

Sim. Basta alterar o prompt da IA para consultar o Kanban e listar negócios ganhos, valores e responsáveis. O fluxo permanece o mesmo.

Preciso saber programar para configurar isso?

Não. O Flow é visual e a IA gera o texto estruturado a partir do prompt. Não há necessidade de código.