Como configurar notificações por e-mail para novos leads no CRM

Para receber um alerta por e-mail sempre que um novo lead for adicionado ao CRM da Papo, você pode configurar um Flow com o gatilho “Contato criado” e uma ação de envio de e-mail. Dessa forma, a equipe de vendas é notificada instantaneamente com os dados do lead, sem depender de verificações manuais.

Com essa automação, cada lead que entra na base — seja por importação, formulário ou cadastro manual — gera um e-mail de notificação para os vendedores responsáveis, agilizando o follow-up e reduzindo o tempo de resposta.

Resumo da configuração

Componente	Papel no fluxo	Exemplo de uso
Flow (Flows/Chatbot)	Sequência visual de ações executada para cada contato que atende ao gatilho.	Flow chamado “Alerta de novo lead”.
Gatilho “Contato criado”	Inicia o fluxo automaticamente quando um novo contato é salvo no CRM.	Contato criado via importação, manualmente ou por integração.
Ação de envio de e-mail	Dispara o e-mail de notificação com os dados do lead.	Mensagem com nome, telefone, e-mail e origem do contato.
Variáveis do contato	Campos dinâmicos que personalizam o conteúdo do e-mail.	`{{ contact.first_name }}`, `{{ contact.phone }}`, `{{ contact.source }}`.

Como funciona: passo a passo

Crie o Flow com o gatilho adequado
No painel da Papo, acesse o módulo Flows / Chatbot. Inicie um novo Flow e dê um nome como “Notificação de novo lead”. No editor, substitua o gatilho padrão pelo evento Contato criado — ele está disponível na lista de eventos do módulo Flows. Assim, o fluxo será executado toda vez que um novo registro de contato for inserido no CRM, independentemente da origem.
Configure a ação de envio de e-mail
Após o gatilho, clique no “+” e escolha a ação de envio de e-mail. Selecione a caixa de entrada de e-mail que será usada como remetente (você precisa ter uma caixa configurada em Configurações → Caixas de entrada). No campo de destinatário, insira o endereço de e-mail do time de vendas ou de um grupo de distribuição. No assunto e no corpo da mensagem, utilize as variáveis do contato para incluir automaticamente as informações do lead. Exemplo de corpo:

Novo lead recebido:
Nome: {{ contact.first_name }} {{ contact.last_name }}
Telefone: {{ contact.phone }}
E-mail: {{ contact.email }}
Origem: {{ contact.source }}
Data de criação: {{ contact.created_at }}

Você pode também adicionar uma saudação ou instruções para o time.
Ajuste as condições (opcional)
Se desejar notificar apenas um grupo específico de vendedores ou leads de determinada origem, insira uma condição antes do envio do e-mail. Por exemplo, verifique se a tag do contato é “lead quente” ou se a origem é “site”. Assim, o e-mail é enviado apenas para os leads que atendem ao critério.
Ative o Flow
Revise a sequência, salve e altere o status do Flow para Ativo. A partir desse momento, todo novo contato criado no CRM disparará automaticamente o fluxo, enviando o e-mail de notificação.

Para quem essa automação é indicada?

Times de vendas que precisam ser notificados em tempo real sobre novos leads, sem depender de verificações manuais no CRM.
Empresas que captam leads por formulários, landing pages ou importação de listas e desejam acelerar o primeiro contato.
Operações B2B que trabalham com prospecção ativa e querem que o vendedor receba um resumo do lead assim que o cadastro é concluído.
Negócios que utilizam a Papo como hub central de contatos e desejam automatizar o alerta de novos registros, independentemente do canal de entrada.

Perguntas frequentes

Preciso ter uma caixa de e-mail configurada na Papo para enviar as notificações?

Sim. É necessário ter pelo menos uma caixa de entrada de e-mail ativa na plataforma. Você pode configurá-la em Configurações → Caixas de entrada, adicionando uma conta de e-mail que será usada como remetente das notificações.

Posso enviar o e-mail para múltiplos destinatários?

Sim, você pode inserir vários endereços de e-mail no campo de destinatário, separados por vírgula, ou utilizar um endereço de grupo de distribuição. Também é possível criar diferentes ações de e-mail no mesmo Flow para notificar equipes distintas com base em condições.

O Flow funciona para contatos importados em massa?

Sim. Cada contato incluído via importação dispara o fluxo individualmente. Dessa forma, uma lista inteira de leads gera uma notificação por e-mail para cada novo registro.

Como incluir informações personalizadas do lead no corpo do e-mail?

Utilize as variáveis de contato disponíveis no editor do Flow. Campos como nome, telefone, e-mail, origem e data de criação podem ser inseridos dinamicamente usando a sintaxe {{ contact.campo }}. A plataforma exibe a lista de variáveis disponíveis durante a edição da mensagem.

É possível personalizar o remetente do e-mail de notificação?

Sim, o remetente será a caixa de entrada de e-mail que você selecionar na ação de envio. Você pode configurar diferentes caixas com nomes e endereços distintos, conforme a necessidade da sua operação.

O que acontece se o e-mail de notificação não for entregue?

A Papo registra o status de envio no histórico do contato. Caso ocorra uma falha de entrega, você pode verificar o log de erros no módulo de relatórios ou no próprio Flow. Para detalhes sobre políticas de reenvio e limites, consulte a documentação da plataforma.