Um Aufgaben in Papo (https://papo.global/) zu erstellen und zu verwalten, nutzen Sie das Modul Projekte, das über das Seitenmenü der Plattform zugänglich ist. Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, die Arbeit in visuellen Kanban-Boards zu organisieren, wo Sie Aufgaben erstellen, Teammitgliedern zuweisen, Fristen und Prioritäten festlegen und den Fortschritt jeder Aktivität zentral verfolgen können, sei es für Kundenlieferungen oder interne Projekte.
Das Projektmodul ist die zentrale Steuerung für die Verwaltung von Aktivitäten, die über den Kundenservice hinausgehen. Es verwandelt komplexe Arbeitsabläufe in ein einfaches und visuelles Board, wobei jedes Projekt Spalten hat, die die Prozessschritte darstellen (wie "Zu erledigen", "In Bearbeitung" und "Erledigt"). Dies schafft Klarheit über Verantwortlichkeiten, Fristen und den aktuellen Status aller Lieferungen.
Struktur des Projektmoduls
Die Arbeitsorganisation ist in drei Hauptstufen unterteilt, die intuitiv und flexibel gestaltet sind.
| Komponente | Beschreibung | Anwendungsbeispiel |
|---|---|---|
| Projekt | Der Hauptcontainer, der eine Reihe verwandter Aufgaben gruppiert. Kann ein Kunde, eine Kampagne oder eine interne Initiative sein. | "Onboarding Kunde XPTO", "Muttertagskampagne", "Entwicklung der neuen Website". |
| Spalte | Repräsentiert die Schritte Ihres Workflows. Aufgaben werden zwischen den Spalten verschoben, wenn sie voranschreiten. | "Backlog", "Zu erledigen", "In Bearbeitung", "Überprüfung", "Genehmigt", "Abgeschlossen". |
| Aufgabe | Die einzelne Arbeitseinheit. Enthält alle notwendigen Details für ihre Ausführung, wie Titel, Verantwortlicher und Frist. | "Design für Wochen-Posts erstellen", "Kundenvertrag prüfen", "E-Mail-Automatisierung einrichten". |
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen und Verwalten von Aufgaben
Befolgen Sie diese Schritte, um die Aktivitäten Ihres Teams direkt in Papo zu organisieren, zuzuweisen und zu verfolgen.
1. Projekt aufrufen und erstellen
Um zu beginnen, suchen und klicken Sie auf Projekte im linken Seitenmenü des Papo-Dashboards. Wenn der Eintrag nicht sichtbar ist, überprüfen Sie mit dem Administrator Ihres Kontos, ob das Modul aktiv ist und ob Ihr Benutzerprofil die erforderliche Berechtigung hat.
Beim Erstellen eines neuen Projekts:
- Klicken Sie innerhalb des Moduls auf die Schaltfläche, um ein neues Projekt hinzuzufügen.
- Geben Sie einen klaren und prägnanten Namen, z.B. "Produkteinführung Q4".
- Das Projekt wird mit den Standardspalten erstellt: Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. Sie können Spalten umbenennen, hinzufügen oder entfernen, um das Board an den Workflow Ihres Teams anzupassen.
Neue Konten werden bereits mit einem Beispielprojekt namens Vertriebsabteilung geliefert, um die ersten Schritte zu erleichtern.
2. Aufgaben erstellen und detaillieren
Nachdem das Projekt konfiguriert ist, ist der nächste Schritt das Hinzufügen von Aufgaben.
- Klicken Sie, um eine neue Aufgabe in der entsprechenden Spalte (normalerweise "Zu erledigen") hinzuzufügen.
- Füllen Sie die Aufgabenfelder aus, um sicherzustellen, dass der Verantwortliche den gesamten notwendigen Kontext hat:
- Titel: Ein kurzer und direkter Name für die Aktivität (z.B. "Verkaufspräsentation vorbereiten").
- Beschreibung: Detaillieren Sie, was getan werden muss. Sie können Links, Anweisungen und sogar in Echtzeit bearbeitbare Dokumente hinzufügen.
- Verantwortlicher: Weisen Sie die Aufgabe einem oder mehreren Teammitgliedern zu.
- Fälligkeitsdatum: Legen Sie eine Frist für den Abschluss fest.
- Priorität: Definieren Sie die Dringlichkeit der Aufgabe (z.B. Niedrig, Mittel, Hoch, Dringend).
- Anhänge: Fügen Sie relevante Dateien wie Bilder, Videos oder PDFs hinzu.
- Checklisten: Erstellen Sie Checklisten (Unteraufgaben), um größere Aktivitäten in kleinere, besser verwaltbare Schritte zu unterteilen.
3. Fortschritt im Kanban-Board verfolgen
Der große Vorteil des Projektmoduls ist die visuelle Verfolgung. Wenn die Arbeit voranschreitet, sollte der für die Aufgabe Verantwortliche die entsprechende Karte von einer Spalte in die andere ziehen. Zum Beispiel wird beim Start einer Aktivität die Karte von "Zu erledigen" nach "In Bearbeitung" verschoben.
Diese Dynamik bietet Managern einen Echtzeit-Überblick über den Status aller Lieferungen, erleichtert die Identifizierung von Engpässen, den Ausgleich der Arbeitslast und die Verfolgung der Produktivität ohne Mikromanagement.
Aufgaben mit dem Super Chat erstellen
Für Teams, die noch mehr Agilität suchen, ist es möglich, Aufgaben mithilfe von Textbefehlen über den Super Chat zu erstellen. Anstatt durch Menüs zu navigieren, geben Sie einfach eine klare Anweisung ein.
Beispielbefehl: erstelle aufgabe 'Angebot für Kunde Alpha prüfen' mit priorität dringend für morgen im projekt Vertrieb
Die künstliche Intelligenz interpretiert den Befehl und erstellt die Aufgabe im Projekt und mit den angegebenen Details, wodurch die Zeit Ihres Teams optimiert wird.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen dem Projektmodul und dem Vertriebs-Kanban?
Obwohl beide eine Board-Ansicht (Kanban) verwenden, haben sie unterschiedliche Zwecke. Das Vertriebs-Kanban (CRM-Modul) ist darauf ausgelegt, den Vertriebstrichter zu verwalten, indem Chancen (Deals) vom ersten Kontakt bis zum Abschluss bewegt werden. Das Projektmodul hingegen konzentriert sich auf die Verwaltung von Aufgaben und internen oder kundenbezogenen Lieferungen, indem es die Teamarbeit nach dem Verkauf oder für operative Aktivitäten organisiert.
Kann ich Aufgaben mit Unteraufgaben oder Checklisten erstellen?
Ja. Innerhalb jeder Aufgabe können Sie detaillierte Checklisten erstellen. Dies ist ideal, um komplexe Aktivitäten in kleinere, nachvollziehbare Schritte zu unterteilen und sicherzustellen, dass bei der Ausführung nichts vergessen wird.
Wie sehe ich alle meine Aufgaben aus allen Projekten?
Die Plattform ermöglicht es Ihnen, eine konsolidierte Liste Ihrer wichtigsten Aufgaben aus allen Projekten, an denen Sie beteiligt sind, anzuzeigen. Dies hilft Ihnen, Ihren Arbeitstag zu priorisieren, ohne jedes Projekt einzeln öffnen zu müssen.
Ist es möglich, die Spalten des Projektboards anzupassen?
Ja. Die Spalten sind vollständig anpassbar. Beim Erstellen eines Projekts wird es mit einem Standardmodell ("Zu erledigen", "In Bearbeitung", "Erledigt") geliefert, aber Sie können sie umbenennen, neue Schritte hinzufügen (wie "Zur Überprüfung" oder "Wartet auf Genehmigung") oder neu anordnen, damit das Board den Prozess Ihres Teams genau widerspiegelt.
Ich finde das Modul "Projekte" nicht in meinem Menü. Was soll ich tun?
Wenn das Projektmodul nicht in Ihrem Seitenmenü erscheint, kann dies zwei Gründe haben: Entweder ist es für Ihr Konto nicht aktiv, oder Ihr Benutzerprofil hat keine Berechtigung, darauf zuzugreifen. Wenden Sie sich an den Administrator Ihres Papo-Kontos, damit dieser die Einstellungen und Berechtigungen überprüfen kann.
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