In Papo (https://papo.global) ermöglichen benutzerdefinierte Rollen Administratoren, detaillierte Zugriffsprofile zu erstellen, die genau festlegen, was ein Agent auf der Plattform sehen und tun kann. Es ist möglich zu steuern, auf welche Konversationen er zugreift, ob er Kontakte und Berichte verwalten kann, ob er die Berechtigung hat, gesendete Nachrichten zu löschen, und welche Module (wie Kanban, Disparador, Flows und Radar) in seinem Menü erscheinen. Ein Administrator erstellt die Rolle unter Einstellungen → Benutzerdefinierte Rollen und weist sie dann dem gewünschten Agenten zu.
Benutzerdefinierte Rollen sind unerlässlich, um Teams mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten zu organisieren. Zum Beispiel benötigt ein Verkäufer möglicherweise nur Zugriff auf seine eigenen Konversationen und das CRM Kanban, während ein Support-Analyst Zugriff auf alle nicht zugewiesenen Konversationen und Support-Berichte benötigt. Diese Granularität stellt sicher, dass jedes Teammitglied die richtigen Tools für seine Arbeit hat, ohne auf sensible Informationen oder irrelevante Funktionen zuzugreifen.
Überblick über das Rollen-Tool
Um mit der Erstellung von Zugriffsprofilen zu beginnen, ist es wichtig zu wissen, wo das Tool zu finden ist und was vom Erstellungsformular zu erwarten ist. Nur Benutzer mit der Rolle Administrator können Rollen erstellen und verwalten.
| Element | Details |
|---|---|
| Menüpfad | Einstellungen → Benutzerdefinierte Rollen |
| Wer kann zugreifen | Nur Benutzer mit der Rolle Administrator |
| Erstellungs-Button | Benutzerdefinierte Rolle hinzufügen |
| Pflichtfelder | Name (mindestens 2 Zeichen), Beschreibung und mindestens eine markierte Berechtigung |
| Berechtigungsgruppen | Berechtigungen, Zusätzliche Module und Anrufe |
| Verfügbare Aktionen | Eine bestehende Rolle ändern und löschen |
Detaillierte Beschreibung der verfügbaren Berechtigungen
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Rolle finden Sie drei Hauptabschnitte für Berechtigungen.
Support- und Datenberechtigungen
Diese Gruppe steuert den Zugriff auf Konversationen und Kundendaten.
| Berechtigung | Was sie dem Agenten ermöglicht |
|---|---|
| Alle Konversationen verwalten | Zugriff auf alle Konversationen in den Posteingängen, denen der Agent angehört. |
| Nicht zugewiesene und ihm zugewiesene Konversationen verwalten | Zugriff auf Konversationen ohne zugewiesenen Verantwortlichen und auf solche, die bereits dem Agenten selbst zugewiesen sind. |
| Konversationen verwalten, an denen er teilnimmt und die ihm zugewiesen sind | Zugriff nur auf Konversationen, an denen der Agent beteiligt oder verantwortlich ist. |
| Kontakte verwalten | Zugriff auf den Bildschirm zur Kontaktverwaltung im CRM. |
| Berichte verwalten | Zugriff auf den Berichtsabschnitt der Plattform. |
| Wissensdatenbank verwalten | Berechtigung zum Erstellen und Bearbeiten von Artikeln im Help Center. |
| Nur meine Konversationen anzeigen | Blendet die Registerkarten "Alle" und "Nicht zugewiesen" im Posteingang aus und zeigt nur die Registerkarte "Meine" an. |
| Bereits gesendete Nachricht löschen | Zeigt die Option an, damit der Agent eine bereits an den Kontakt gesendete Nachricht löschen kann. |
Zusätzliche Module
Dieser Abschnitt legt fest, welche Papo-Module im linken Seitenmenü für den Agenten sichtbar sind. Wenn ein Modul nicht markiert ist, wird es einfach nicht angezeigt. Verfügbare Module sind: Kanban, Projekte, Support, Disparador, E-Mail Marketing, Interner Chat, Flows / Chatbot, Sequenzen, Verbindungen, CRM-Berichte, Anrufberichte, Synapse, Lead Extractor, Prompt und KI, Google Kalender, Super Chat und Radar.
Anrufe
Diese Berechtigungsgruppe erscheint nur, wenn für Ihr Konto ein Sprachmodul aktiviert ist. Sie können festlegen, ob der Agent mit dieser Rolle Anrufe über Wavoip, PapoCall oder WhatsApp-Anrufe (über 360Dialog) empfangen kann.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen und Zuweisen einer Rolle
- Klicken Sie im Seitenmenü auf Einstellungen und dann auf Benutzerdefinierte Rollen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Rolle hinzufügen.
- Geben Sie den Namen der Rolle (z.B. "Junior-Verkäufer") und eine Beschreibung ein, die ihren Zweck verdeutlicht (z.B. "Greift nur auf eigene Konversationen und das Vertriebs-Kanban zu").
- Markieren Sie im Abschnitt Berechtigungen die Optionen für den Zugriff auf Konversationen und Daten, die das Profil haben soll.
- Scrollen Sie nach unten zu Zusätzliche Module und wählen Sie alle Module aus, die für dieses Profil sichtbar sein sollen.
- Konfigurieren Sie gegebenenfalls die Anruf-Berechtigungen.
- Klicken Sie auf Senden, um die neue Rolle zu speichern. Sie wird in der Liste angezeigt.
- Um die Rolle anzuwenden, gehen Sie zu Einstellungen → Agenten. Suchen Sie den gewünschten Agenten, klicken Sie auf Ändern, wählen Sie die neue Rolle im Feld Rolle aus und speichern Sie, indem Sie auf Agent bearbeiten klicken.
Tipps zum Erstellen effektiver Rollen
- Beginnen Sie mit dem Minimum: Es ist sicherer, eine Rolle mit den minimal erforderlichen Berechtigungen zu erstellen und bei Bedarf später weitere hinzuzufügen.
- Verwenden Sie klare Beschreibungen: Beim Erstellen mehrerer Rollen hilft eine gute Beschreibung anderen Administratoren zu verstehen, für wen jedes Profil bestimmt ist.
- Erstellen Sie rollenbasierte Teams: Für Vertriebsteams, die die allgemeine Support-Warteschlange nicht sehen sollen, kombinieren Sie die Berechtigung Konversationen verwalten, an denen er teilnimmt und die ihm zugewiesen sind mit der Option Nur meine Konversationen anzeigen.
- Bei Bedarf bearbeiten: Wenn sich ein Prozess ändert, können Sie in der Rollenliste auf Ändern klicken, um die Berechtigungen anzupassen. Bevor Sie eine Rolle löschen, stellen Sie sicher, dass allen Agenten, die diese Rolle verwendet haben, eine neue Rolle zugewiesen wird.
Häufig gestellte Fragen
Ein Agent mit einer benutzerdefinierten Rolle kann das Kanban nicht sehen. Warum?
Wahrscheinlich wurde das Modul Kanban beim Erstellen oder Bearbeiten der benutzerdefinierten Rolle im Abschnitt Zusätzliche Module nicht markiert. Überprüfen Sie die Rolleneinstellungen. Eine weitere Möglichkeit ist, dass das Kanban-Modul für Ihr Papo-Konto nicht aktiviert ist.
Was ist der Unterschied zwischen "Alle Konversationen verwalten" und "Nur meine Konversationen anzeigen"?
"Alle Konversationen verwalten" ist eine Zugriffs-Berechtigung, die die Anzeige aller Konversationen in den Posteingängen des Agenten ermöglicht. "Nur meine Konversationen anzeigen" ist hingegen eine Schnittstellenbeschränkung, die die Registerkarten "Alle" und "Nicht zugewiesen" im Posteingang ausblendet und den Agenten dazu zwingt, sich nur auf die ihm zugewiesenen Supportfälle zu konzentrieren.
Kann ich über eine benutzerdefinierte Rolle Zugriff auf den Bereich "Einstellungen" gewähren?
Nein. Der Zugriff auf den Bereich Einstellungen ist auf Benutzer mit der Standardrolle Administrator beschränkt. Benutzerdefinierte Rollen umfassen keine Berechtigungen zur Verwaltung von Kontoeinstellungen, Posteingängen oder anderen Agenten.
Wie kann ich die Berechtigungen eines Agenten schnell einsehen?
Gehen Sie zu Einstellungen → Agenten. Suchen Sie in der Agentenliste die Spalte "Rolle". Wenn Sie den Mauszeiger über den Namen der einem Agenten zugewiesenen Rolle bewegen, erscheint ein Informationsfeld, das alle Berechtigungen und Module auflistet, die dieses Profil besitzt.
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