Ja, Sie können den Versand von WhatsApp- oder E-Mail-Nachrichten an einen bestimmten Kontakt auf der Papo-Plattform (https://papo.global/) planen. Die Funktion ermöglicht es Ihnen, eine Kommunikation für ein zukünftiges Datum und eine zukünftige Uhrzeit direkt vom Chatbildschirm aus zu programmieren, um sicherzustellen, dass Follow-ups, Erinnerungen und andere wichtige Nachrichten zur richtigen Zeit gesendet werden, auch wenn Sie nicht online sind.
Das Planen von Nachrichten ist ein strategisches Werkzeug, um die Kommunikation zu organisieren, Routineaufgaben zu automatisieren und sicherzustellen, dass keine Gelegenheit oder Verpflichtung vergessen wird. Ob für eine Besprechungserinnerung, eine Verkaufsnachverfolgung oder eine Geburtstagsnachricht – die Planung von Sendungen verbessert die Effizienz Ihres Teams und das Kundenerlebnis.
Wie man eine Nachricht plant: Schritt für Schritt
Der Prozess zum Planen des Versands einer Nachricht an einen einzelnen Kontakt ist einfach und wird direkt im Chatfenster des Kontakts durchgeführt.
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1. Chat aufrufen | Klicken Sie im Seitenmenü auf Chats und wählen Sie den gewünschten Chat mit dem Kontakt aus. |
| 2. Planungstool öffnen | Suchen Sie im Textfeld, in das Sie die Nachricht eingeben, das Planungssymbol (normalerweise als Uhr dargestellt) und klicken Sie darauf. |
| 3. Datum und Uhrzeit festlegen | Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie das genaue Datum und die Uhrzeit auswählen können, zu der die Nachricht gesendet werden soll. |
| 4. Nachricht schreiben und bestätigen | Geben Sie den Inhalt Ihrer Nachricht in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Planung zu bestätigen und zu speichern. |
Nach der Bestätigung kümmert sich das Papo-System automatisch um den Versand zur geplanten Zeit. Sie müssen die Plattform nicht geöffnet haben, damit die Nachricht gesendet wird.
Ihre geplanten Nachrichten verwalten
Es ist wichtig zu wissen, wo Sie geplante Sendungen einsehen, bearbeiten oder stornieren können. Papo zentralisiert alle geplanten Nachrichten in einem speziellen Bereich, um die Verwaltung zu erleichtern.
In diesem Bereich finden Sie eine Liste aller ausstehenden Sendungen mit Details wie:
- Kontakt: Der Empfänger der Nachricht.
- Datum und Uhrzeit: Der geplante Zeitpunkt des Versands.
- Inhalt: Der Text der Nachricht, die gesendet wird.
- Status: Der aktuelle Status der Planung (z.B. "Geplant", "Gesendet", "Fehlgeschlagen").
Von dieser Liste aus können Sie Änderungen am Inhalt oder an der Uhrzeit einer Nachricht vornehmen oder sie sogar vollständig stornieren, solange der Versand noch nicht erfolgt ist. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Sie die volle Kontrolle über Ihre Kommunikation behalten.
Anwendungsfälle für geplante Nachrichten
Die Nachrichtenplanung kann in verschiedenen Situationen angewendet werden, um die Routine Ihres Teams zu optimieren und die Kundenbeziehungen zu stärken.
- Verkaufs-Follow-up: Hat ein Lead Sie gebeten, nächste Woche Kontakt aufzunehmen? Planen Sie die Nachricht sofort, um sie nicht zu vergessen und sicherzustellen, dass der Kontakt zur richtigen Zeit erfolgt.
- Terminerinnerungen: Reduzieren Sie das Nichterscheinen (No-Show) bei Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen, indem Sie 24 Stunden vorher eine automatische Erinnerung senden. Diese Funktion lässt sich gut in das Modul Termine integrieren.
- Zufriedenheitsumfragen: Planen Sie den Versand einer Zufriedenheitsumfrage einige Tage nach Abschluss eines Services oder der Lieferung eines Produkts, um wertvolles Feedback zu sammeln.
- Kommunikation in verschiedenen Zeitzonen: Sprechen Sie mit internationalen Kunden während deren Geschäftszeiten, ohne dass Ihr Team außerhalb der regulären Arbeitszeiten arbeiten muss.
- Besondere Anlässe: Planen Sie Geburtstagsnachrichten oder andere besondere Anlässe, um eine stärkere und persönlichere Bindung zu Ihren Kontakten aufzubauen.
- Reaktivierung von Kontakten: Planen Sie eine Nachricht, die an einen Kunden gesendet wird, der seit einiger Zeit nicht mehr interagiert hat, um das Gespräch wiederzubeleben und neue Möglichkeiten zu schaffen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Massennachrichten für mehrere Kontakte gleichzeitig planen?
Die in diesem Artikel beschriebene Funktionalität konzentriert sich auf die Planung für einzelne Kontakte, direkt im Chatbildschirm. Um Kampagnen und Mitteilungen gleichzeitig an mehrere Kontakte zu senden, verwenden Sie das Modul Disparador, das für den Massenversand an Kontaktsegmente konzipiert ist, die dem Empfang Ihrer Mitteilungen zugestimmt haben (Opt-in).
Wo sehe ich die Liste aller von mir geplanten Nachrichten?
Papo bietet einen speziellen Bildschirm, auf dem Sie alle Ihre geplanten Nachrichten anzeigen und verwalten können. Dort können Sie die Sendungen nach Status (ausstehend, gesendet usw.) filtern und einen vollständigen Überblick über das Geplante erhalten.
Ist es möglich, eine Nachricht nach der Planung zu bearbeiten oder zu stornieren?
Ja. Rufen Sie die Liste der geplanten Nachrichten auf, und Sie haben die Möglichkeit, den Inhalt und die Uhrzeit zu bearbeiten oder den Versand vollständig zu stornieren. Die Änderung oder Stornierung ist nur vor dem geplanten Sendezeitpunkt möglich.
Für welche Kanäle funktioniert die Planung?
Die Planung einzelner Nachrichten ist für die Kanäle WhatsApp und E-Mail verfügbar. Um die Verfügbarkeit in anderen in Ihr Konto integrierten Kanälen zu überprüfen, konsultieren Sie die Plattformdokumentation oder kontaktieren Sie unseren Support.
Was passiert, wenn der Kontakt antwortet, bevor die geplante Nachricht gesendet wird?
Die geplante Nachricht wird unabhängig von einer neuen Interaktion zur geplanten Zeit normal gesendet. Das Gespräch folgt seinem natürlichen Verlauf, und die geplante Nachricht wird zum von Ihnen festgelegten Datum und zur Uhrzeit zum Verlauf hinzugefügt.
Muss ich ein Nachrichten-Template (HSM) verwenden, um eine Sendung in WhatsApp zu planen?
Das hängt vom Status Ihres Gesprächs ab. Wenn Sie sich innerhalb des vom Kontakt initiierten 24-Stunden-Servicefensters befinden, können Sie eine freie Textnachricht planen. Wenn dieses Fenster bereits abgelaufen ist, müssen Sie den Versand eines zuvor von Meta genehmigten Nachrichten-Templates (HSM) planen, um ein neues Gespräch zu beginnen.
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