Um ein WhatsApp-Gespräch in einen Deal im Kanban-CRM von Papo (https://papo.global/) zu verwandeln, genügt es, die Option zum Erstellen eines Deals direkt im Service-Fenster zu nutzen. Mit einem Klick werden der Kontakt und der gesamte Gesprächsverlauf automatisch mit der neuen Karte verknüpft, die im Verkaufstrichter erscheint, um die Verkaufschance nachzuverfolgen.
Wenn ein Lead während eines WhatsApp-Gesprächs kommerzielles Interesse zeigt, ist der Moment zum Handeln sofort gekommen. Informationen kopieren, zwischen Tabs wechseln und die Verkaufschance manuell in einer Tabelle oder einem externen CRM erfassen – das erzeugt Reibung, verzögert das Follow-up und erhöht das Risiko, den Verkauf zu verlieren. Papo beseitigt diese Schritte, indem der Mitarbeiter selbst mit einem Klick einen Deal erstellen kann, ohne das Gesprächsfenster zu verlassen.
Ablauf im Überblick: vom Gespräch zum Funnel
| Schritt | Aktion | Was passiert |
|---|---|---|
| 1. Aktives Gespräch | Der Lead sendet eine Nachricht mit Kaufabsicht über WhatsApp. | Das Gespräch erscheint im einheitlichen Posteingang von Papo. |
| 2. Deal erstellen | Der Mitarbeiter klickt im Gesprächsfenster auf die Option, einen Deal zu erstellen. | Das Erstellungsformular öffnet sich mit bereits verknüpftem Kontakt. |
| 3. Schnelle Konfiguration | Titel, Wert, Funnel, Phase und Verantwortlichen ausfüllen. | Die Karte wird mit den Informationen zur Verkaufschance erstellt. |
| 4. Visuelle Nachverfolgung | Die Karte erscheint in der entsprechenden Spalte des Kanban-Funnels. | Das Vertriebsteam verschiebt die Karte zwischen den Phasen bis zum Abschluss. |
Warum den Deal direkt aus dem Gespräch heraus erstellen
Der größte Feind der Verkaufskonversion ist die Zeit. Wenn ein Lead nach Preis, Verfügbarkeit oder Konditionen fragt, entscheidet die sofortige Antwort darüber, ob er weitermacht oder zum Wettbewerber geht. Doch ebenso wichtig wie eine schnelle Antwort ist es, sicherzustellen, dass diese Verkaufschance in die Vertriebspipeline gelangt und nicht inmitten Dutzender Chats in Vergessenheit gerät.
Den Deal direkt während des Gesprächs zu erstellen, bringt drei unmittelbare Vorteile:
- Kontext bleibt erhalten: Der gesamte Gesprächsverlauf bleibt mit der Karte verknüpft. Wenn ein Vertriebler den Deal im Kanban öffnet, sieht er genau, was besprochen wurde, ohne den Mitarbeiter um eine Zusammenfassung bitten zu müssen.
- Follow-up garantiert: Die Karte im Funnel dient als visuelle und umsetzbare Erinnerung. Wenn die Verhandlung ins Stocken gerät, ist klar, dass der Kontakt wieder aufgenommen werden muss.
- Präzise Berichte: Jeder erstellte Deal speist die Verkaufsberichte der Plattform mit echten Daten zum Volumen der Verkaufschancen, zu Konversionsraten und zum prognostizierten Umsatz.
Wie Sie einen Deal aus dem WhatsApp-Gespräch heraus erstellen
Der Ablauf ist unkompliziert und darauf ausgelegt, den Kundenservice nicht zu unterbrechen. Während er mit dem Kunden spricht, kann der Mitarbeiter die Verkaufschance erzeugen, ohne das Modul zu wechseln.
1. Den richtigen Moment erkennen
Während des Gesprächs kann der Lead nach Tarifen fragen, ein Angebot anfordern, Kaufabsicht zeigen oder um einen Kostenvoranschlag bitten. Das sind die idealen Auslöser, um einen Deal zu erstellen. Man muss nicht das Ende des Gesprächs abwarten: Je früher die Verkaufschance in den Funnel gelangt, desto früher kann das Vertriebsteam handeln.
2. Die Karte mit einem Klick erstellen
Direkt im Gesprächsfenster bietet die Plattform die Option, einen Deal zu erstellen. Bei Auswahl öffnet sich ein Formular. Der Kontakt aus dem Gespräch erscheint bereits automatisch verknüpft – eine manuelle Suche ist nicht nötig.
3. Die wesentlichen Felder ausfüllen
Die für die Karte nötigen Informationen sind einfach und schnell auszufüllen:
- Titel: Ein Name, der die Verkaufschance identifiziert. Beispiel: „Premium-Plan – João Silva" oder „Website-Angebot – Laden X".
- Wert: Der geschätzte oder vereinbarte Verkaufswert. Wesentlich für die Umsatzprognose in den Berichten.
- Funnel und Phase: Wählen Sie, in welche Pipeline die Karte eintritt und in welcher Spalte sie beginnt. Wenn der Lead gerade erst Interesse gezeigt hat, sind Phasen wie „Neuer Lead" oder „Qualifizierung" am besten geeignet.
- Verantwortlicher: Weisen Sie den Deal einem bestimmten Vertriebler im Team zu, der die Verhandlung von da an führt.
4. Speichern und das Gespräch fortsetzen
Nach Bestätigung der Erstellung erscheint die Karte sofort im Kanban-Funnel. Der Mitarbeiter kann zum Gespräch zurückkehren und den Service normal fortsetzen, während die Verkaufschance bereits für das gesamte Vertriebsteam sichtbar ist.
Was danach passiert: den Deal im Kanban verwalten
Einmal im Funnel, folgt die Karte dem Vertriebsablauf Ihres Unternehmens. Das Team kann den Deal per Drag-and-drop von einer Spalte in eine andere verschieben – von „Qualifizierung" zu „Angebot gesendet", dann zu „Verhandlung" und schließlich zu „Gewonnen" oder „Verloren".
Jederzeit kann jedes Teammitglied die Karte öffnen und auf den vollständigen Verlauf des ursprünglichen Gesprächs zugreifen. So hat der Vertriebler den gesamten Kontext, der nötig ist, um die Verhandlung fortzuführen, ohne erneut Informationen abzufragen, die der Lead bereits gegeben hat.
Für wen dieser Ablauf geeignet ist
Die Erstellung von Deals direkt aus dem Gespräch ist für jedes Unternehmen nützlich, das WhatsApp als Vertriebskanal nutzt:
- Vertriebler und SDRs: Um Verkaufschancen im richtigen Moment zu erfassen, ohne Zeit mit administrativen Aufgaben zu verlieren.
- Service-Teams: Um qualifizierte Leads strukturiert und mit vollständigem Kontext an das Vertriebsteam weiterzuleiten.
- Vertriebsleiter: Um in Echtzeit zu sehen, wie viele Verkaufschancen über den Service generiert werden und wie hoch die Konversionsrate dieses Kanals ist.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich das Gespräch verlassen, um den Deal zu erstellen?
Nein. Die Erstellung des Deals erfolgt direkt im Service-Fenster, ohne das Gespräch mit dem Lead zu unterbrechen. Das Formular öffnet sich über der Chat-Oberfläche, und der Kontakt wird automatisch verknüpft.
Wird der Gesprächsverlauf in der Deal-Karte gespeichert?
Ja. Wenn Sie den Deal aus dem Gespräch heraus erstellen, wird der gesamte Chat-Verlauf mit der Karte verknüpft. Jedes Teammitglied, das den Deal im Kanban-Funnel öffnet, kann auf das ursprüngliche Gespräch zugreifen.
Kann ich einen Deal auch aus anderen Kanälen als WhatsApp erstellen?
Ja. Dieselbe Funktion ist für Gespräche aus Instagram, Facebook, Telegram, Website-Chat und weiteren mit dem Posteingang von Papo verbundenen Kanälen verfügbar.
Was passiert, wenn der Lead bereits einen aktiven Deal hat?
Die Plattform verknüpft das Gespräch mit dem Kontakt. Wenn der Kontakt bereits mit einem laufenden Deal verbunden ist, können Sie je nach Art der neuen Verkaufschance wählen, ob Sie die bestehende Karte aktualisieren oder eine neue erstellen.
Wie erscheint der Deal in den Verkaufsberichten?
Sobald die Karte erstellt ist, fließt sie in die Funnel-Metriken ein. Die Verkaufsberichte von Papo zeigen das Volumen neuer Deals, die Verteilung nach Phasen, die Konversionsrate und den Gesamtwert der Pipeline, segmentiert nach Funnel und Zeitraum.
Kann ich die Erstellung von Deals mit KI automatisieren?
Ja. Der Super Chat von Papo, der konversationelle KI-Agent, kann so konfiguriert werden, dass er Kaufabsichten in Gesprächen erkennt und automatisch eine Deal-Karte im Funnel erstellt, die bereits mit den relevanten Informationen gefüllt ist. In diesem Fall erhält der menschliche Mitarbeiter die Verkaufschance fertig für das Follow-up.
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