Automatisches Follow-up für Leads einrichten, die nicht in X Tagen antworten

Um eine Automatisierung einzurichten, die ein Follow-up sendet, wenn ein Lead nicht innerhalb von X Tagen antwortet, verwenden Sie einen Papo-Flow (https://papo.global/) mit einer Inaktivitätsbedingung und der Aktion Nachricht senden. Der Flow wartet den definierten Zeitraum ab, prüft, ob keine Interaktion stattgefunden hat, und löst erst dann das Follow-up aus, wodurch stille Leads reaktiviert werden können, ohne auf manuelle Erinnerungen angewiesen zu sein.

Die Logik ist einfach: Der Lead tritt in die Automatisierung ein, der Flow pausiert für die festgelegte Zeit, und am Ende prüft eine Bedingung, ob eine Antwort erfolgt ist. Wenn keine Interaktion stattgefunden hat, sendet die Nachrichtenaktion das Follow-up. Wenn der Lead geantwortet hat, kann die Automatisierung stoppen oder an das Team weitergeleitet werden. Alles läuft innerhalb von Papo, mit einem Verlauf, der in der Konversation und im CRM aufgezeichnet wird.

Zusammenfassung der Automatisierung

Wie die Follow-up-Automatisierung durch Inaktivität funktioniert

Im Papo-Flow-Builder kombinieren Sie zwei Momente: eine Wartezeit und eine Überprüfung. Der Schritt Warten führt eine Pause von Minuten, Stunden oder Tagen ein. Kurz darauf bewertet eine Inaktivitätsbedingung, ob der Kontakt während dieses Zeitraums ohne Interaktion geblieben ist. Nur wenn die Bedingung wahr ist, fährt der Flow mit der Aktion Nachricht senden fort.

Diese Sequenz ist nützlich für Vertriebskadenzen, Lead-Nurturing und die Wiedereröffnung von Gesprächen nach einem Angebot, Kostenvoranschlag oder gesendetem Material. Sie kann auch verwendet werden, um Kunden an Fristen zu erinnern, Interesse an einer Verhandlung zu bestätigen oder Kontakte wieder aufzunehmen, die im Funnel ohne Antwort geblieben sind.

Sie können den Flow je nach Betrieb auf verschiedene Weise starten: wenn ein neuer Kontakt im CRM erstellt wird, wenn ein Tag angewendet wird, wenn die Karte in eine Kanban-Phase eintritt oder wenn eine Regel eine Konversation ohne Interaktion erkennt. Wichtig ist, dass die Automatisierung für die richtige Zielgruppe und mit gültigem Opt-in aktiviert wird.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung des Follow-ups

1. Greifen Sie im Papo-Dashboard auf Flows / Chatbot zu und erstellen Sie einen neuen Flow oder bearbeiten Sie einen vorhandenen.
2. Fügen Sie an dem Punkt der Journey, an dem der Lead mit dem Warten beginnen soll, den Schritt Warten hinzu.
3. Legen Sie den Wert und die Zeiteinheit fest: zum Beispiel 3 Tage, 48 Stunden oder 30 Minuten.
4. Fügen Sie direkt nach dem Schritt Warten eine Inaktivitätsbedingung hinzu. Konfigurieren Sie sie so, dass der Flow nur fortgesetzt wird, wenn der Lead in diesem Zeitraum nicht interagiert hat.
5. Verbinden Sie die Aktion Nachricht senden nach der Bedingung. Schreiben Sie das Follow-up kurz und mit Kontext, wie eine Frage zum Angebot oder eine Erinnerung an den nächsten Schritt.
6. Wenn der Versand nach dem 24-Stunden-Fenster von WhatsApp erfolgt, verwenden Sie eine Nachrichtenvorlage (HSM), die zuvor von Meta genehmigt wurde.
7. Speichern Sie den Flow und stellen Sie sicher, dass er aktiv ist, um die Kontakte zu verarbeiten.

Eine Variante, um den Posteingang organisiert zu halten, ist die Verwendung einer Regel mit dem Auslöser 'Konversation ohne Interaktion'. In dieser Konfiguration erkennt die Regel die Inaktivität, archiviert die Konversation, und die Archivierung löst einen Flow aus, der die Pause macht und das Follow-up sendet. Diese Option ist interessant, wenn das Team die Warteschlange bereinigen und gleichzeitig die Möglichkeit zur Reaktivierung des Leads nicht verlieren möchte.

Für wen diese Automatisierung sinnvoll ist

• Vertriebsteams, die Leads über WhatsApp, Instagram oder andere Kanäle erhalten und keine Chancen durch mangelnde Nachverfolgung verlieren möchten.
• Betriebe, die Kanban und CRM zur Verfolgung von Angeboten nutzen, aber einen automatischen Anstoß benötigen, wenn der Lead still wird.
• Unternehmen mit hohem Volumen und kleinem Team, die sich nicht manuell an jedes Follow-up erinnern können.
• Unternehmen, die Leads bereits nach Tag, Phase oder Kanal trennen und standardisierte Reaktivierungskadenzen wünschen.

Häufig gestellte Fragen

Wird das Follow-up abgebrochen, wenn der Lead während der Wartezeit antwortet?

Der sicherste Weg ist, die Inaktivitätsbedingung nach dem Schritt Warten zu konfigurieren. Wenn es eine Antwort gibt, kann der Flow beendet oder an den menschlichen Support weitergeleitet werden, anstatt die automatische Nachricht zu senden. Das endgültige Verhalten hängt von der Bedingung ab, die Sie im Flow definieren.

Muss ich eine Nachrichtenvorlage in WhatsApp verwenden?

Ja, wenn das Follow-up nach dem 24-Stunden-Servicefenster von WhatsApp gesendet wird. In diesem Fall muss die Nachricht eine von Meta genehmigte Nachrichtenvorlage (HSM) sein. Für kürzere Pausen kann die normale Textnachricht innerhalb des erlaubten Fensters verwendet werden.

Kann ich die Automatisierung auf eine bestimmte Gruppe von Leads beschränken?

Ja. Sie können Bedingungen im Flow hinzufügen, wie Tag, Kanal oder Funnel-Phase, damit nur Leads, die diese Kriterien erfüllen, das Follow-up erhalten. Dies vermeidet Nachrichten an Kontakte außerhalb des Kampagnenkontexts.

Kann ich diese Logik für E-Mail oder andere Kanäle verwenden?

Die Flow-Logik funktioniert für Automatisierungen innerhalb von Papo, aber jeder Kanal hat eigene Versandregeln. In WhatsApp sind das 24-Stunden-Fenster und die Verwendung von HSM zentrale Punkte. Für E-Mail folgt die Zustellung den Einstellungen für Kampagnen und Sequenzen des Kontos. Konsultieren Sie die Plattform, um die Regeln des gewählten Kanals zu überprüfen.

Wird das Follow-up im Verlauf des Kontakts aufgezeichnet?

Ja. Da die Automatisierung innerhalb von Papo läuft, ist die Nachricht mit der Konversation und dem Kontakt im CRM verknüpft. Das Team kann den vollständigen Verlauf einsehen, einschließlich wann das Follow-up gesendet wurde und was der Lead danach geantwortet hat.

Muss ich zusätzlich zum Flow etwas konfigurieren, damit die Automatisierung funktioniert?

Nach dem Erstellen und Speichern des Flows muss dieser aktiv gehalten werden. Wenn die Automatisierung durch ein anderes Ereignis ausgelöst wird, wie die Erstellung eines Kontakts oder eine Inaktivitätsregel, überprüfen Sie auch, ob dieser Auslöser aktiv ist und die richtigen Bedingungen hat. Die spezifischen Details Ihres Kontos können Sie in der Plattform oder im Hilfebereich von Papo nachlesen.

Lesen Sie auch

• Wie man eine Automatisierungsregel verwendet, um inaktive Konversationen zu schließen und eine CSAT-Umfrage zu senden
• Wie man einen Flow automatisch auslöst, wenn ein neuer Kontakt im CRM erstellt wird

Starten Sie kostenlos und automatisieren Sie Ihre Follow-ups →

Erstellen Sie Ihr kostenloses Konto und nutzen Sie die Papo-Flows, um stille Leads in WhatsApp ohne manuelle Arbeit zu reaktivieren.