So nutzen Sie Kanban zur Verwaltung von Vertragsverlängerungen

Um Vertragsverlängerungen im Kanban von Papo (https://papo.global/) zu verwalten, passen Sie einen Funnel mit Phasen an, die den Vertragszyklus widerspiegeln – etwa „Laufender Vertrag“, „Verlängerung vorgeschlagen“ und „Verlängert“ – und erstellen Sie Aufgaben in den Karten mit Fälligkeitsdaten. So wird jeder Vertrag zu einer nachverfolgbaren Karte, und automatische Erinnerungen verhindern, dass Sie die Verlängerungsfrist verpassen.

Anstatt Termine über Tabellen zu verteilen, bündeln Sie Verträge, Verantwortliche und Follow-ups in derselben visuellen Pipeline, mit der Sie bereits Ihre Verkäufe steuern. Papo integriert das Kanban in das CRM und den Super Chat, sodass Sie Warnungen planen und die Karten je nach Verlängerungsstatus verschieben können.

Überblick über den Verlängerungsprozess via Kanban

So funktioniert es

1. Erstellen Sie einen Funnel speziell für Verträge

Erstellen Sie einen Kanban-Funnel mit dem Namen „Vertragsverlängerungen“ und definieren Sie Phasen, die den Lebenszyklus Ihrer Leistung widerspiegeln. Beispiele für Spalten:

• Laufender Vertrag – aktive Verträge ohne unmittelbare Aktion.
• Ablauf in 30 Tagen – visuelle Warnung für Kontaktpriorität.
• Verlängerungsangebot gesendet – nach Kontaktaufnahme mit dem Kunden.
• Verlängert – gewonnener Deal (als won markiert).
• Verloren – Kunde, der nicht verlängert hat (als lost markiert).

Mit dieser Struktur sehen Sie auf dem Bildschirm, wie viele Verträge sich in jeder Phase befinden und wo Sie zuerst handeln müssen.

2. Erfassen Sie jeden Vertrag als Karte

Jede Karte steht für einen Vertrag. Füllen Sie beim Erstellen den Kundennamen, den geschätzten Wert (die Monatsgebühr oder den Ticketwert) und in der Beschreibung oder in einer Notiz das Fälligkeitsdatum aus. Wenn der Kunde bereits in der Kontaktdatenbank vorhanden ist, verknüpfen Sie die Karte mit dem Kontakt, um den Verlauf einheitlich zu halten.

Verschieben Sie die Karte in die Phase, die dem aktuellen Stand des Vertrags entspricht. Für Verträge, die bereits laufen, ist die Ausgangsspalte „Laufender Vertrag“ oder „Ablauf in X Tagen“.

3. Planen Sie Erinnerungen mit Aufgaben und Fristen

Öffnen Sie die Karte und erstellen Sie eine Aufgabe für die Verlängerung. Füllen Sie aus:

• Titel – z. B.: „Vertrag von Unternehmen X verlängern“.
• Verantwortlicher – wer den Kontakt aufnimmt.
• Frist – legen Sie ein Datum nahe am Ablauf oder einen Vorlauf fest (z. B. 30 Tage vorher).

Die Aufgabe ist mit der Karte verknüpft und erscheint im Projektmodul, wo Sie alle datierten Aufgaben des Teams sehen können. Wenn sich die Frist nähert, signalisiert die Plattform dies – und wenn Sie das Projektmodul für datierte Aufgaben nutzen, werden Erinnerungen automatisch erzeugt.

Das Kanban von Papo verfügt außerdem über automatisches Follow-up. Sie können den Funnel so konfigurieren, dass das Team benachrichtigt wird, wenn eine Karte zu lange in der Phase „Ablauf in 30 Tagen“ liegen bleibt. So bleibt kein Vertrag ohne Aktion.

4. Nutzen Sie den Super Chat, um Erstellung und Nachverfolgung zu beschleunigen

Mit dem Super Chat müssen Sie nicht bis zur Karte navigieren. Geben Sie Befehle wie diese ein:

• criar tarefa 'Renovar contrato da Clínica Vida' para 15/07
• mover negócio de [contato] para a etapa Renovação enviada
• liste todos os ganhos do Kanban, um die verlängerte Gesamtsumme in R$ zu sehen

Das reduziert den operativen Aufwand und hält den Fokus auf der Kundenbetreuung.

5. Verschieben Sie die Karten, während die Verlängerung voranschreitet

Wenn Sie den Kontakt hergestellt und das Angebot gesendet haben, ziehen Sie die Karte zu „Verlängerungsangebot gesendet“. Wenn der Kunde annimmt, verschieben Sie sie zu „Verlängert“; wenn er ablehnt, zu „Verloren“. Diese Bewegung erfasst das Ergebnis und speist die Conversion-Berichte des Funnels.

6. Messen Sie den Erfolg der Verlängerungen

Um das finanzielle Volumen der Verlängerungen zu erfahren, verwenden Sie den Super Chat mit dem Befehl Wow do mês oder vendas fechadas. Das System gibt die Gesamtsumme in R$ der als won markierten Karten zurück. Im Berichtsmodul zeigt die Funnel-Zusammenfassung, wie viele Verträge sich in jeder Phase befinden, und ermöglicht die Berechnung der Verlängerungsrate – essenziell für Finanzplanung und Provisionierung.

Für wen es nützlich ist

• Unternehmen mit Abonnements, Dienstleistungsverträgen oder wiederkehrenden Lizenzen, die eine klare Kontrolle über Ablaufdaten und Follow-ups benötigen.
• Vertriebs- oder Customer-Success-Manager, die eine zentralisierte Übersicht über aktive Verträge und Verlängerungsaufgaben wünschen, ohne von Tabellen oder manuellen Erinnerungen abhängig zu sein.
• B2B-Operationen mit langen Vertragszyklen, bei denen der verlängerte Wert eine kritische Umsatzkennzahl ist.

Häufige Fragen

Wie richte ich automatische Ablaufwarnungen ein?

Das Kanban von Papo verfügt über ein anpassbares automatisches Follow-up – Sie können festlegen, dass das System benachrichtigt, wenn eine Karte viele Tage in derselben Phase bleibt (z. B. „Ablauf in 30 Tagen“ ohne Bewegung). Für Erinnerungen zum genauen Datum erstellen Sie eine Aufgabe mit Frist innerhalb der Karte. Die Aufgaben werden im Projektmodul zusammengeführt, das Benachrichtigungen entsprechend der Frist sendet.

Kann ich mehrere Verträge auf einmal importieren?

Die Kartenerstellung kann über den Super Chat beschleunigt werden, aber der Massenimport aus einer Tabelle ist keine native Kanban-Funktion. Sie können die Karten manuell erstellen oder wiederholte Befehle über den Super Chat verwenden. Für Details zu Importoptionen in anderen Modulen wenden Sie sich an Papo.

Sendet das Kanban am Ablauftag automatisch eine Nachricht an den Kunden?

Nicht direkt, aber Sie können das Kanban mit anderen Modulen kombinieren. Erstellen Sie beispielsweise einen Flow oder eine Sequenz, um eine automatische WhatsApp-Nachricht auszulösen, wenn der Kunde in eine bestimmte Phase eintritt. So löst die Karte im Funnel die Kommunikation aus, und der Verlauf bleibt im Gespräch.

Wie sehe ich alle Verträge, die nächste Woche ablaufen?

Rufen Sie einfach den Vertragsfunnel auf und sehen Sie in der Spalte „Ablauf in 30 Tagen“ nach (oder in einem kürzeren Zeitfenster, wenn Sie Phasen wie „Ablauf in 7 Tagen“ erstellen). Die Karten sind gruppiert, und Sie können die offenen Aufgaben in jeder Karte sehen. Für eine Gesamtübersicht aller Teamaufgaben verwenden Sie das Projektmodul.

Kann die Verlängerungsaufgabe wiederkehrend sein?

Die Aufgaben in der Karte sind einmalig. Um die Erinnerung für jeden Zyklus zu erneuern, erstellen Sie nach Abschluss der vorherigen eine neue Aufgabe. Wenn Sie geplante Wiederholungen benötigen, können Sie die Sequenzen des Flow-Moduls verwenden, um interne Erinnerungen oder automatische Aktionen in regelmäßigen Abständen auszulösen.

Wie hilft das Kanban, die Verlängerungsrate zu erhöhen?

Indem Sie Ablaufdaten zentralisieren und Warnungen generieren, vermeiden Sie Vergessen und kontaktieren zum richtigen Zeitpunkt. Die visuelle Verschiebung der Karten erleichtert die Priorisierung, und der Manager verfolgt den Status jedes Vertrags, ohne auf manuelle Aktualisierungen angewiesen zu sein.

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