Wie Sie den Zugriff eines Agenten auf Kontakte eines bestimmten Unternehmens beschränken

Um den Zugriff eines Agenten auf die Kontakte eines bestimmten Unternehmens in Papo (https://papo.global/) zu beschränken, müssen Sie eine benutzerdefinierte Rolle erstellen, die Zugriff auf die Module Kontakte und Unternehmen gewährt, den Agenten einem dedizierten Team zuordnen und das Unternehmen so konfigurieren, dass nur dieses Team seine Kontakte im CRM sieht.

Diese Konfiguration ist ideal, wenn ein externer Mitarbeiter, ein Partner oder ein ausgelagertes Team nur auf die Daten eines Firmenkunden zugreifen soll, ohne Kontakte anderer Unternehmen in der Datenbank zu sehen.

Überblick über die Konfiguration

Wie die Beschränkung nach Unternehmen im CRM funktioniert

Papo organisiert den Zugriff auf Kontakte über Teams, Rollen und das Modul Unternehmen. Um einen Agenten darauf zu beschränken, nur die Kontakte eines bestimmten Unternehmens zu sehen, kombinieren Sie diese drei Ressourcen:

1. Benutzerdefinierte Rolle – legt fest, auf welche Module der Agent zugreifen kann (z. B. Kontakte und Unternehmen, ohne Zugriff auf Berichte oder Einstellungen).
2. Dediziertes Team – der Agent wird in ein Team aufgenommen, das exklusiven Zugriff auf das Unternehmen im CRM erhält.
3. Beschränkung im Modul Unternehmen – beim Bearbeiten des Unternehmens legen Sie fest, welche Teams es sehen dürfen. Nur Mitglieder dieser Teams sehen das Unternehmen und folglich die damit verknüpften Kontakte.

Selbst wenn im Konto weitere Unternehmen und Kontakte vorhanden sind, sieht der Agent nur das Unternehmen, für das er autorisiert wurde, und die ihm zugeordneten Kontakte.

Schritt für Schritt

1. Eine benutzerdefinierte Rolle mit Zugriff auf die erforderlichen Module erstellen

Die benutzerdefinierte Rolle steuert, welche Module der Plattform der Agent sieht. Für einen minimalen Zugriff mit Fokus auf die Kontakte eines Unternehmens:

• Rufen Sie im Seitenmenü Einstellungen auf.
• Scrollen Sie zu Benutzerdefinierte Rollen und klicken Sie auf Benutzerdefinierte Rolle hinzufügen.
• Geben Sie einen Namen ein (z. B. „Agent Unternehmen X“).
• Aktivieren Sie bei den Berechtigungen nur die Module Kontakte und Unternehmen. Lassen Sie Module wie Berichte, Einstellungen, Kanban oder Unterhaltungen je nach Bedarf deaktiviert.
• Speichern Sie die Rolle.

Wichtig: Die benutzerdefinierte Rolle steuert die Sichtbarkeit von Modulen, schränkt aber nicht ein, welche Unternehmen oder Kontakte darin erscheinen. Die Beschränkung nach Unternehmen erfolgt in Schritt 3.

2. Ein dediziertes Team für das Unternehmen erstellen

• Gehen Sie weiterhin unter Einstellungen zum Abschnitt Teams.
• Erstellen Sie ein neues Team mit einem Namen, der das Unternehmen identifiziert (z. B. „Team Kunde ABC“).
• Fügen Sie dem Team nur die Agenten hinzu, die auf die Kontakte dieses Unternehmens zugreifen sollen. Falls der Agent noch nicht im Konto existiert, können Sie ihn später einladen.

3. Den Zugriff auf das Unternehmen im Modul Unternehmen beschränken

• Rufen Sie im Hauptmenü das Modul Unternehmen auf.
• Suchen Sie das Unternehmen, dessen Kontakte isoliert werden sollen, und klicken Sie zum Bearbeiten.
• Suchen Sie im Bearbeitungsbildschirm den Abschnitt Zugriff oder Autorisierte Teams. Wählen Sie das in Schritt 2 erstellte Team aus.
• Speichern Sie die Änderung.

Ab diesem Zeitpunkt können nur Mitglieder des ausgewählten Teams dieses Unternehmen und alle damit verknüpften Kontakte im CRM sehen. Agenten anderer Teams sehen weder das Unternehmen noch seine Kontakte.

4. Den Agenten mit der richtigen Rolle und dem richtigen Team einladen

• Wenn der Agent noch nicht im Konto ist, gehen Sie zu Einstellungen → Agenten (oder Benutzer) und verwenden Sie die Option Agent einladen.
• Wählen Sie in der Einladung die in Schritt 1 erstellte benutzerdefinierte Rolle aus.
• Nachdem der Agent die Einladung angenommen hat, rufen Sie die Teamverwaltung auf und fügen ihn dem dedizierten Team aus Schritt 2 hinzu.

Wenn der Agent bereits im Konto existiert, bearbeiten Sie sein Profil, um die Rolle zu ändern, und stellen Sie sicher, dass er nur im Team des gewünschten Unternehmens ist.

5. (Optional) Auch die Unterhaltungen auf den Posteingang des Unternehmens beschränken

Damit der Agent nur die Unterhaltungen der Kontakte dieses Unternehmens sieht, können Sie das Team einem bestimmten Posteingang zuordnen:

• Gehen Sie zu Einstellungen → Posteingänge.
• Suchen Sie den Posteingang, der mit dem Kanal des Unternehmens verknüpft ist (z. B. geschäftliches WhatsApp).
• Klicken Sie auf Einstellungen des Posteingangs und rufen Sie Mitarbeiter auf.
• Wählen Sie das in Schritt 2 erstellte Team anstelle einzelner Agenten aus.
• Speichern Sie.

Damit hat der Agent nur Zugriff auf die Kontakte des Unternehmens im CRM und auf die Unterhaltungen, die über den festgelegten Kanal eingehen.

Für wen diese Konfiguration nützlich ist

• White-Label-Reseller, die Agenten jedes Endkunden nur Zugriff auf die Kontakte ihres eigenen Unternehmens geben müssen, ohne Daten anderer Kunden offenzulegen.
• Abläufe mit sensiblen Daten (Finanzen, Recht), die eine vollständige Trennung zwischen Unternehmen erfordern.
• Ausgelagerte Teams, die für einen bestimmten Firmenkunden tätig sind und nicht auf den Rest der Datenbank zugreifen dürfen.
• Franchise- oder Filialbetriebe, die dasselbe Papo-Konto teilen, aber eine Isolierung zwischen den Kontakten jeder CNPJ benötigen.

Häufig gestellte Fragen

Kann der Agent weiterhin Kontakte anderer Unternehmen im CRM suchen?

Nein. Da das Unternehmen so konfiguriert ist, dass es nur für das Team des Agenten zugänglich ist, sieht er im Modul Unternehmen keine anderen Unternehmen. Folglich erscheinen ihm auch die mit anderen Unternehmen verknüpften Kontakte nicht, selbst wenn er die Suche im Modul Kontakte verwendet.

Muss ich für jedes Unternehmen eine benutzerdefinierte Rolle erstellen?

Nein. Sie können dieselbe benutzerdefinierte Rolle für mehrere Agenten wiederverwenden, sofern sie Zugriff auf die Module Kontakte und Unternehmen gewährt. Die Beschränkung nach Unternehmen erfolgt ausschließlich über die Zuordnung des Teams zum Unternehmen, nicht über die Rolle.

Kann ich den Agenten auf ein Unternehmen beschränken, ihm aber erlauben, mehrere Posteingänge zu sehen?

Ja. Die Beschränkung von Kontakten nach Unternehmen ist unabhängig von den Posteingängen. Sie können das Team bei Bedarf mehreren Posteingängen zuordnen, ohne die Einschränkung der Sichtbarkeit der Kontakte im CRM zu beeinflussen.

Was passiert, wenn der Agent mehr als einem Team angehört?

Wenn der Agent mehr als einem Team angehört, sieht er alle Unternehmen und Kontakte, die mit einem dieser Teams verknüpft sind. Um die Isolierung beizubehalten, halten Sie den Agenten in einem einzigen Team.

Ist es möglich, den Agenten auf das Lesen von Kontakten zu beschränken, ohne dass er sie bearbeiten kann?

Die benutzerdefinierte Rolle ermöglicht die Steuerung von Modulen, aber granulare Lese-/Schreibberechtigungen innerhalb eines Moduls werden von Standardrollen nicht abgedeckt. Für diese Detailebene konsultieren Sie die direkt in der Plattform verfügbaren Optionen.

Wie verknüpfe ich Kontakte im CRM mit einem Unternehmen?

Im Modul Kontakte können Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kontakts ihn einem zuvor im Modul Unternehmen angelegten Unternehmen zuordnen. Dadurch wird der Kontakt Teil der Datenbasis dieses Unternehmens und übernimmt die konfigurierten Zugriffsbeschränkungen.

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