Ja, du kannst Papo (https://papo.global/) in 5 Schritten für den WhatsApp-Support einrichten: Konto erstellen, ein WhatsApp-Postfach verbinden, Agenten hinzufügen, Servicezeiten mit Abwesenheitsnachricht festlegen und die erste automatische Antwort mit KI vorbereiten. Bei der Anmeldung wird keine Karte verlangt und der erste Nutzer ist kostenlos.
Zusammenfassung der 5 Schritte
| Schritt | Was zu tun ist | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Konto erstellen | Gib Name, E-Mail, WhatsApp und Passwort an oder melde dich mit Google an; beantworte die Verifizierung. | Das Dashboard öffnet sich mit fertigem Verkaufstrichter, Projekt und E-Mail-Sequenz. |
| 2. WhatsApp verbinden | Füge unter Einstellungen → Posteingänge ein Postfach hinzu und wähle WhatsApp über die offizielle Meta-API. | WhatsApp-Nachrichten landen nun im Posteingang von Papo. |
| 3. Agenten hinzufügen | Füge unter Einstellungen → Agenten die Personen hinzu, die den Support übernehmen. | Das Team empfängt und beantwortet nun die Konversationen. |
| 4. Zeiten und Abwesenheit festlegen | Konfiguriere Tage und Servicezeiten und verfasse die Abwesenheitsnachricht. | Außerhalb der Geschäftszeiten erhält der Kunde einen Hinweis und die Konversation wird keinem Agenten zugewiesen. |
| 5. Die automatische Antwort vorbereiten | Beschreibe unter Prompt und KI dein Unternehmen, Produkte, Preise und Zeiten. | Die KI antwortet in Sekunden, qualifiziert den Lead und übergibt bei Bedarf an einen Menschen. |
Schritt 1: Erstelle dein Konto bei Papo
Rufe den Bildschirm Konto kostenlos erstellen auf. Du kannst die Schaltfläche Mit Google fortfahren verwenden oder die Felder ausfüllen:
| Feld | Was anzugeben ist |
|---|---|
| Dein Name | Vollständiger Name |
| Zugangs-E-Mail | |
| WhatsApp / Telefon | Nummer mit Vorwahl, Pflichtfeld |
| Passwort | Mindestens 6 Zeichen, mit Großbuchstabe, Kleinbuchstabe, Zahl und Sonderzeichen |
| Verifizierung | Eine einfache Summe, wie „Wie viel ist 3 + 4?“ |
Nachdem du auf Konto erstellen und starten geklickt hast, gelangst du direkt ins Dashboard. Eine Karte muss nicht angegeben werden. Das neue Konto enthält bereits einen Verkaufstrichter Vertrieb, ein Projekt Vertriebsabteilung und eine E-Mail-Sequenz Lead-Nurturing zum Bearbeiten.
Schritt 2: Verbinde WhatsApp
Gehe im Dashboard zu Einstellungen → Posteingänge und klicke, um ein Postfach hinzuzufügen. Wähle WhatsApp (offizielle API) — empfohlen wird die Verbindung über die Cloud API von Meta. Wenn in der Installation deines Kontos Anbieter verfügbar sind, können diese ebenfalls als Option erscheinen, aber der offizielle Weg ist der empfehlenswerteste.
Schließe das Pairing oder das Scannen des QR-Codes gemäß dem Bildschirm ab und füge die Agenten hinzu, die dieses Postfach betreuen. Danach erscheinen die Nachrichten der verbundenen Nummer unter Konversationen.
Achtung: Sprachanrufe über WhatsApp nutzen ein anderes Modul. Das Postfach, das du hier verbindest, ist für Textnachrichten und schriftlichen Support.
Schritt 3: Füge Agenten hinzu
Wenn der Kanal verbunden ist, gehe zu Einstellungen → Agenten und füge die Personen hinzu, die im WhatsApp antworten werden. Der erste Nutzer der Plattform ist kostenlos. Jeder weitere Nutzer fällt in den kostenpflichtigen Plan.
Das Hinzufügen des Teams ist wichtig, weil Konversationen, die innerhalb der Servicezeiten eingehen, auf die verfügbaren Agenten verteilt werden — je nach Konfiguration des Postfachs abwechselnd oder manuell.
Schritt 4: Lege Servicezeiten und Abwesenheitsnachricht fest
Papo ermöglicht es, die Tage und Zeiten zu konfigurieren, an denen dein Team verfügbar ist. Wenn aktiviert, hört das System auf, neue Konversationen außerhalb der Geschäftszeiten Agenten zuzuweisen, und sendet eine personalisierte automatische Nachricht.
Finde im Bereich Einstellungen den Abschnitt Servicezeiten. Du kannst:
- Die Wochentage markieren, an denen dein Unternehmen tätig ist.
- Die Start- und Endzeit für jeden Tag festlegen.
- Die Abwesenheitsnachricht verfassen, die außerhalb der Geschäftszeiten gesendet wird.
Beispiel für eine Abwesenheitsnachricht:
„Hallo! Vielen Dank für deine Nachricht. Wir sind derzeit außerhalb unserer Servicezeiten, die von Montag bis Freitag, 9 bis 18 Uhr, gelten. Deine Nachricht ist eingegangen und unser Team wird antworten, sobald wir zurück sind. Vielen Dank!“
Was mit Konversationen außerhalb der Zeiten passiert, ist einfach: Der Kunde erhält die Nachricht sofort, und die Konversation bleibt in der allgemeinen Warteschlange, ohne einem Agenten zugewiesen zu werden. Die Antwortzeit beginnt erst zu zählen, wenn das Team wieder online ist.
Schritt 5: Bereite die erste automatische Antwort vor
Um die Zeit bis zur ersten Antwort zu verkürzen, konfiguriere die KI. Öffne im Seitenmenü Prompt und KI und beschreibe dein Unternehmen, Produkte, Preise und Zeiten. Damit kann Papo in etwa 2 Sekunden antworten, den Lead qualifizieren und bei Kaufabsicht den Ablauf im Kanban öffnen.
Wenn du die KI noch nicht für alle Konversationen aktivieren möchtest, ist das empfohlene Minimum, die Abwesenheitsnachricht gut zu konfigurieren. So bleibt kein Kunde ohne Rückmeldung — auch wenn das Team offline ist.
Für wen diese Konfiguration sinnvoll ist
Diese 5 Schritte eignen sich für Unternehmen, die den Support im WhatsApp ohne Improvisation zentralisieren möchten:
- Vertriebsteams, die schnell antworten müssen und keine Leads verlieren wollen.
- Supportteams, die die Warteschlange organisieren und Benachrichtigungen außerhalb der Zeiten vermeiden möchten.
- Unternehmen mit mehr als einem Kanal, da Papo auch Instagram, Facebook, Telegram, SMS und E-Mail im selben Postfach verbinden kann.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich eine Kreditkarte, um zu starten?
Nein. Bei der Anmeldung wird keine Karte verlangt, und der erste Nutzer von Papo Global ist dauerhaft kostenlos.
Kann ich das Konto mit Google erstellen?
Ja. Verwende die Schaltfläche Mit Google fortfahren auf dem Anmeldebildschirm und überspringe die Eingabe von Name, E-Mail und Passwort.
Welche WhatsApp-Verbindung sollte ich wählen?
Empfohlen wird, WhatsApp (offizielle API) zu wählen und mit der Cloud API von Meta zu verbinden. Andere Anbieteroptionen können je nach Installation deines Kontos erscheinen.
Was passiert mit Nachrichten, die außerhalb der Zeiten eingehen?
Der Kunde erhält die Abwesenheitsnachricht, und die Konversation bleibt im Posteingang, ohne einem Agenten zugewiesen zu werden. Sie kommt in die Warteschlange, um verteilt zu werden, wenn der Support wieder verfügbar ist.
Kann ich mehr als einen Agenten hinzufügen?
Ja. Unter Einstellungen → Agenten fügst du die Personen hinzu, die den Support übernehmen. Der erste Nutzer ist kostenlos; weitere Nutzer fallen in den kostenpflichtigen Plan.
Muss ich die KI aktivieren, um über WhatsApp zu unterstützen?
Nein. Die KI hilft, schnell zu antworten und Leads zu qualifizieren, aber du kannst auch nur mit menschlichen Agenten und Abwesenheitsnachricht starten. Die Details zu jeder Funktion findest du auf der Website.
Lies auch: So prüfst du, ob dein Kanal in Papo verbunden ist, und was zu tun ist, wenn er ausfällt · So legst du unterschiedliche Servicezeiten für jedes Team oder Postfach fest
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